Quilometragem e combustível: como reembolsar corretamente colaboradores que usam carro próprio

O reembolso de quilometragem existe para compensar o colaborador que usa o carro próprio a serviço da empresa, seja para visitar um cliente, fazer uma entrega ou resolver pendências em locais diferentes.

Nesses deslocamentos, o gasto com combustível e o desgaste do veículo acontecem em função do trabalho, e não da vida pessoal de quem dirige, e é por isso que esse custo cabe à empresa.

Geralmente, esse processo costuma acontecer de um jeito menos formal, sem regras propriamente estabelecidas para a realização do reembolso ao colaborador. 

Essa rotina funciona enquanto o volume de solicitações é pequeno, mas conforme a empresa cresce, faz sentido estruturar critérios mais claros. Isso ajuda o colaborador a receber o valor correto pelo que rodou e dá à empresa mais segurança para fazer um cálculo eficiente.

Confira a seguir mais informações sobre quilometragem e combustível em casos de deslocamento de funcionários com veículo próprio.

O que diz a lei sobre reembolso de km e combustível

A CLT não traz uma tabela ou um valor fixo para o reembolso de quilometragem. 

O que existe é o artigo 2º da CLT, que coloca sobre o empregador os riscos e os custos da atividade econômica. Isso significa que a empresa não pode transferir para o colaborador as despesas que ele teve para executar o trabalho, incluindo o desgaste do carro usado a serviço dela.

O Tribunal Superior do Trabalho já consolidou o entendimento de que o uso de veículo particular a trabalho gera direito à indenização pelos gastos envolvidos, e que essa verba tem natureza indenizatória quando corresponde a um ressarcimento real, comprovado por registros e documentos. 

Isso é bom para a empresa, porque reembolso de natureza indenizatória não sofre incidência de INSS, FGTS ou imposto de renda na folha. Mas essa proteção depende de existir comprovação e coerência entre o que foi rodado e o que foi pago.

O outro lado da moeda é o risco trabalhista. Se a empresa nunca formalizou uma política de reembolso, ou pagou valores muito abaixo do real por anos, o colaborador pode reivindicar essa diferença na Justiça do Trabalho depois de desligado, com correção sobre um período retroativo. 

Um valor combinado informalmente não elimina esse risco. Formalizar a política, documentar os critérios e manter registro de cada pagamento é o que protege a empresa dessa exposição.

Reembolso por quilometragem fixa ou por comprovante de combustível

Existem dois modelos usados pela maioria das empresas, e cada um resolve o problema de um jeito diferente.

No reembolso por valor fixo por km rodado, a empresa define um valor em reais por quilômetro e multiplica pela distância percorrida em cada deslocamento. 

Esse valor já embute combustível, manutenção e desgaste do veículo em um único número, o que simplifica a aprovação porque ninguém precisa analisar nota fiscal de posto ou decidir se determinado abastecimento foi mesmo a trabalho. 

A desvantagem é que esse valor precisa de revisão periódica, já que o preço do combustível varia bastante ao longo do ano e por região.

No reembolso por comprovante, o colaborador apresenta a nota fiscal do abastecimento e recebe de volta o valor gasto, às vezes complementado por recibos de manutenção e pedágio. 

Esse modelo reflete o gasto real com combustível, mas deixa de fora custos igualmente reais, como a depreciação do veículo e o desgaste de peças, além de exigir mais trabalho do financeiro para conferir cada cupom e separar o que é uso pessoal do que é uso corporativo.

Boa parte das empresas brasileiras opta pelo modelo de valor fixo por km justamente porque ele cobre uma fatia maior do custo do colaborador sem transformar o fechamento do mês numa conferência de cupom fiscal. 

Mas nenhum dos dois modelos funciona bem sem uma política viagens ou de mobilidade escrita, com regras claras sobre o que é reembolsável e como comprovar o trajeto.

Como definir um valor justo por quilômetro rodado

Existe um erro comum que pode afetar a conta: calcular o valor do km olhando só para o preço da gasolina. 

O consumo médio do veículo por litro importa, claro, mas ele é só uma parte da conta. 

Um carro usado com frequência a trabalho desgasta pneu, freio, suspensão e motor mais rápido do que um carro de uso ocasional, e esse desgaste tem custo, mesmo que ele só apareça na hora da revisão ou da revenda.

Uma política de reembolso bem construída considera pelo menos estes componentes:

• combustível, calculado pelo consumo médio do veículo e pelo preço regional;
• depreciação do veículo pelo uso corporativo adicional;
• manutenção preventiva, como troca de óleo, pneus, alinhamento e revisões;
• seguro e IPVA proporcionais ao uso a trabalho;
• pedágio e estacionamento, quando aplicável.

No mercado brasileiro, o valor praticado costuma ficar entre R$ 0,80 e R$ 1,50 por quilômetro, variando conforme o tipo de veículo e a região do país, já que o preço do combustível muda de estado para estado por causa do ICMS e da logística de distribuição. 

Empresas que atuam com equipes em regiões de preço mais alto de combustível, ou que usam veículos maiores, tendem a praticar valores próximos do teto dessa faixa.

O ideal é calcular o custo real considerando o carro mais comum entre os colaboradores que recebem o benefício, e revisar esse valor pelo menos uma vez por ano. 

Como o preço do combustível oscila com frequência, uma tabela desatualizada por dois ou três anos tende a ficar defasada e gerar reclamação de quem sente que está saindo no prejuízo.

Os riscos de uma política de reembolso mal definida

Sem regras claras, o reembolso de quilometragem vira terreno fértil para divergências. Alguns padrões aparecem com frequência quando a empresa não tem controle sobre o processo.

O primeiro é o uso indevido, quando o colaborador reporta uma distância maior do que a percorrida de fato, ou inclui no relatório trajetos que não tinham relação com o trabalho. Sem um registro confiável do trajeto, o financeiro não tem como contestar o valor solicitado, e a aprovação acaba dependendo só da confiança entre as partes.

O segundo é a divergência entre o que foi combinado e o que é efetivamente pago, principalmente em empresas com vários gestores aprovando reembolso de forma independente. 

Um time aprova por um critério, outro por critério diferente, e no fim do mês ninguém consegue explicar por que dois colaboradores em cargos parecidos recebem valores tão distintos pela mesma quilometragem.

O terceiro é o risco trabalhista já mencionado, que se agrava justamente quando não existe documentação. 

Uma empresa que nunca formalizou os critérios de reembolso tem muito mais dificuldade de se defender numa reclamação trabalhista do que uma empresa que consegue apresentar a política, o valor por km vigente em cada período e o histórico de pagamentos.

Como o registro automatizado de trajetos evita erros e discrepâncias

Controlar quilometragem por planilha, WhatsApp ou anotação de hodômetro funciona até a empresa crescer e precisar gerenciar muitos deslocamentos ao mesmo tempo. 

A partir daí, o volume de solicitações supera a capacidade de conferência manual, e pequenas inconsistências passam despercebidas até se tornarem um problema maior.

O registro automatizado de trajetos resolve esse gargalo ao capturar a distância percorrida em cada deslocamento por GPS, sem depender do que o colaborador digita ou lembra. 

Com o trajeto registrado automaticamente, a conciliação entre o que foi solicitado e o que foi efetivamente rodado deixa de ser um exercício de confiança e passa a ser uma comparação objetiva entre dois números. 

Divergências ficam visíveis antes da aprovação, e não só depois que o dinheiro já saiu.

Esse tipo de controle também facilita a aplicação da política de reembolso de forma consistente entre áreas e gestores, porque o valor por km e as regras de aprovação ficam configurados uma única vez na plataforma, em vez de dependerem da interpretação de cada líder. 

Para o financeiro, isso significa fechar o mês com relatórios auditáveis, prontos para justificar cada pagamento caso a natureza indenizatória do reembolso seja questionada.

Comece com uma política simples e sem custo

Você não precisa de uma plataforma corporativa robusta para dar o primeiro passo. 

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