Gestão de combustível de frota – como reduzir custos e evitar fraudes

Se você é gestor financeiro ou empresário no setor de logística, sabe bem: o combustível está entre os maiores custos operacionais de uma frota. E não para por aí. Desvios, fraudes em abastecimentos e falta de controle sobre os gastos podem transformar esse custo em um verdadeiro ralo de dinheiro.

A boa notícia? Hoje, com a tecnologia certa e processos bem definidos, é possível virar esse jogo. A gestão de combustível de frota evoluiu — e soluções como o cartão corporativo Onfly estão ajudando empresas a economizar, ganhar visibilidade e eliminar desperdícios no abastecimento.

Neste artigo, você vai entender:

  • Os principais desafios enfrentados por empresas na gestão de combustível;
  • Como a tecnologia pode reduzir custos e evitar fraudes; e
  • Como a Onfly pode ser sua aliada para transformar a gestão da sua frota.

Principais desafios na gestão de combustível de frota

Empresas que lidam com frotas — sejam veículos próprios ou de terceiros — enfrentam obstáculos diários na hora de controlar os gastos com combustível. Entre os mais comuns:

  • Oscilação nos preços: o valor do litro pode variar de região para região (e até entre postos da mesma cidade);
  • Abastecimentos sem controle: motoristas podem abastecer fora dos horários previstos, com valores acima do necessário ou até em veículos não autorizados;
  • Fraudes e desvios: abastecimento fantasma, uso do carro fora da rota ou até “comissão” combinada com o frentista;
  • Falta de dados confiáveis: sem relatórios claros, é difícil identificar padrões de consumo ou prever o orçamento real; e
  • Processos manuais: reembolsos com notas fiscais de papel, planilhas descentralizadas e perda de tempo com conferência.

5 sinais de que sua frota pode estar perdendo dinheiro com combustível

Muitos gestores só percebem que estão tendo prejuízos com combustível quando os custos já estão fora de controle

Para ajudar você a identificar se sua frota está gastando mais do que deveria, veja abaixo cinco sinais de alerta — cada um com explicações práticas para facilitar o diagnóstico.

1. Reembolsos frequentes e sem critérios claros

Quando os motoristas abastecem por conta própria e entregam notas para reembolso, o risco de inconsistência nos gastos aumenta. 

Sem critérios bem definidos — como limite de litros, valor máximo ou postos autorizados — a empresa perde a capacidade de controlar o que está sendo gasto, por quem e por quê.

2. Diferenças no consumo entre veículos sem justificativa

Se veículos com o mesmo modelo, rota e carga apresentam consumo significativamente diferente, é hora de investigar. Pode ser má condução, manutenção negligenciada — ou até fraudes. 

Sem uma análise por veículo, esses desvios passam despercebidos e impactam diretamente na eficiência da frota.

3. Falta de rastreamento em abastecimentos

Você sabe quando, onde e por quem cada abastecimento foi feito? Se a resposta for “não”, há uma grande chance de existir abuso ou desvio de combustível. A ausência de controle em tempo real sobre o abastecimento torna mais difícil prevenir comportamentos indevidos.

4. Notas fiscais perdidas ou ilegíveis

Reembolsos manuais e papéis acumulados não apenas consomem tempo do time financeiro, como abrem brechas para fraudes. 

A perda ou manipulação de notas fiscais é um dos métodos mais comuns de inflar reembolsos de combustível — e tudo isso pode ser evitado com digitalização e automação.

5. Ausência de limites por veículo ou motorista

Quando não existem regras claras sobre o quanto e quando um veículo pode abastecer, os motoristas acabam decidindo por conta própria — e muitas vezes, com base em conveniência, não em necessidade. 

Estabelecer limites por veículo, tipo de viagem e perfil de uso ajuda a manter o controle e evitar excessos.

Como melhorar a gestão de combustível na frota

A boa notícia é que, com o apoio da tecnologia e ajustes simples nos processos, é possível transformar o controle de combustível em um ponto forte da gestão da frota. 

A seguir, você confere como aplicar soluções práticas para reduzir custos, evitar fraudes e tomar decisões baseadas em dados — tudo isso com mais agilidade e menos papelada.

1. Uso de tecnologia e sistemas de controle

Soluções tecnológicas permitem ter uma visão clara e em tempo real de tudo o que acontece com a frota. Algumas funcionalidades que fazem a diferença:

  • Plataformas de gestão integradas com controle de abastecimento, centro de custo e análise por veículo.
  • Relatórios automatizados, que ajudam a comparar consumo, custo por km e apontar anomalias.
  • Conciliação simplificada, integrando os dados de abastecimento com o financeiro da empresa.

2. Combate a fraudes e desperdícios

A prevenção começa com controle e visibilidade. Entre as medidas mais eficazes:

  • Autenticação via biometria ou PIN individual para abastecimento em postos credenciados;
  • Alertas em tempo real para transações fora do padrão; e
  • Política de abastecimento clara, com limite de litros, horários e postos permitidos.

3. Otimização de rotas e consumo

Além do abastecimento, o comportamento ao volante também influencia no custo:

  • Uso de telemetria para analisar velocidade média, frenagens bruscas e consumo por trajeto;
  • Treinamentos de direção econômica, com foco em práticas sustentáveis e seguras; e
  • Planejamento de rotas mais curtas e eficientes, com apoio de sistemas de navegação inteligentes.

Cartão corporativo Onfly: mais controle no abastecimento

A Onfly oferece muito mais que um cartão combustível. É uma solução completa de gestão de despesas corporativas, com foco em controle, economia e segurança.

Como o cartão corporativo Onfly ajuda:

  • Limites por motorista e veículo: você define as regras e controla tudo pela plataforma;
  • Abastecimento seguro: use o cartão apenas em postos credenciados, com autenticação;
  • Gestão em tempo real: relatórios detalhados de consumo, valor gasto e custo por km; e
  • Integração com o financeiro: tudo registrado no mesmo sistema — sem planilhas, sem retrabalho.

Benefícios extras do uso do cartão Onfly na gestão de combustível

  • Fim do reembolso manual com notas fiscais;
  • Acesso a dados em tempo real, direto pelo dashboard; e
  • Segurança contra fraudes com regras de uso personalizáveis.

Antes e depois da gestão de combustível com a Onfly

SituaçãoSem OnflyCom Onfly
ControlePlanilhas soltas, sem visibilidadeDashboard com todos os dados em tempo real
AbastecimentoSem limites, risco de fraudesLimites por veículo, autenticação no posto
ReembolsosNotas fiscais perdidas, papeladaDados digitais, integração com financeiro
RelatóriosDemorados e manuaisAutomáticos, com alertas de inconsistência
EconomiaDesconhecidaRedução média de custos com abastecimento

Economize com inteligência e proteja o caixa da sua frota

Controlar os gastos com combustível da frota deixou de ser um desafio inevitável. Com ferramentas como o cartão corporativo Onfly, sua empresa ganha visibilidade, evita desperdícios e protege o caixa contra fraudes — tudo isso sem burocracia.

Não deixe o dinheiro da sua operação escorrer pelo tanque. Conheça o cartão corporativo Onfly e tenha tudo sob controle.

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Mérie Oliveira
Mérie Oliveira

Com mais de 16 anos de experiência em textos, acredito que minha expertise me permite navegar por diversos assuntos por ser curiosa, proativa e organizada.
Sou mestre em Estudos de Linguagens, licenciada em Letras Português/Inglês e Comunicóloga Institucional, e encontro nos textos um universo imenso, capaz de nos fazer aprender e ensinar.
Além disso, sou apaixonada por livros e viagens e estou aprendendo a amar esportes coletivos, como futebol e vôlei.