5 dicas essenciais para alugar carro na viagem a trabalho

Viajar a trabalho exige mobilidade e uma das formas mais comuns de garantir o deslocamento do colaborador com mais independência é alugando um carro.

Alugar carro durante a viagem corporativa pode ser um grande aliado para uma agenda mais assertiva, já que não depende da disponibilidade de motoristas de aplicativo, por exemplo. 

No entanto, existem vários fatores a serem considerados para alugar carro para uma viagem a trabalho. 

Os detalhes como os utilitários e acessórios do carro, por exemplo, ar condicionado ou câmbio automático, podem passar despercebidos na hora de fazer a reserva do veículo, mas não fundamentais para garantir mais conforto e atender às necessidades do viajante.

Também é importante considerar se a rodagem de quilômetros é livre, se há seguro incluído e se há cobrança de hora extra depois do tempo de tolerância para a devolução. Outro ponto de importância é se atentar ao lugar de retirada e de devolução para garantir mais agilidade. 

Com tudo isso em vista, neste artigo, vamos apresentar 5 dicas essenciais (e uma dica bônus para ficar de olho) para tornar o processo de aluguel de carro mais eficiente e econômico.

Como alugar carro na viagem a trabalho?

Saber como alugar um carro para usar em uma viagem corporativa é algo muito importante para quem viaja constantemente.

Essa é uma prática que faz parte da rotina de muitas empresas, por isso, é fundamental que toda a equipe encarregada dessa tarefa tenha o conhecimento sobre locação deste modal.

Além disso, saiba que é possível facilitar todo esse processo tendo como aliado a nossa plataforma de gestão de viagens corporativas, a Onfly.

De quem é a responsabilidade do aluguel de veículo para viagem corporativa?

Muitas pessoas têm dúvidassobre como funciona o aluguel de veículo para viagem corporativa. Afinal, é o condutor do veículo que deve apresentar cartão de crédito para caução na locadora e é o responsável pelo carro durante a viagem.

Saiba que o processo é simples, na verdade. A empresa fica responsável por reservar e pagar o veículo que será alugado. Já o funcionário, que também será o condutor, quando for retirar o veículo precisa apresentar sua CNH, o código de reserva do carro e um cartão de crédito para utilizar como caução.

Caso você não saiba, o caução ou bloqueio é uma garantia exigida pela locadora de veículos. Afinal, ela está alugando um item de grande valor para uma pessoa, por isso, precisa da garantia de que ele será devolvido. O funcionário precisa de um cartão de crédito com esse limite disponível.

Após a entrega do carro, o valor é estornado no cartão. Porém, se atente: pós a locadora estornar o valor na adquirência, ainda pode demorar até 60 dias para o dinheiro ser completamente estornado, já que depende de diversos fatores, como a data de fechamento da fatura.

Como alugar um carro: passo a passo completo

Para alugar um carro, saiba que há algumas etapas que são muito importantes. Algumas delas variam dependendo da empresa que você pretende alugar o veículo. Mas, em geral, o procedimento é bem simples. Veja a seguir o passo a passo completo:

• Primeiro, você deve informar o local, data e horário nos quais pretende retirar o veículo, assim como o local, data e horário que pretende devolver o carro;
• Agora, escolha o grupo de carro que deseja, assim como as tarifas e os itens opcionais para ajustar o serviço de acordo com as suas necessidades;
• Forneça seus dados pessoais e finalize sua reserva pagando pela locação como preferir, por cartão de crédito ou por boleto bancário são as formas mais comuns;
• No dia da retirada do veículo, compareça na agência escolhida para retirar o veículo com a sua CNH, cartão de crédito para caução e o código de reserva;
• Caso sua empresa ou sua ferramenta de gestão de viagens a trabalho possua acordo com a locadora, não é necessário apresentar o cartão de crédito como garantia;
• Feito isso, você já poderá sair com o veículo escolhido para sua viagem a trabalho.

Lembrando que você pode alugar um veículo para viajar até o destino que quiser ou ainda alugar um veículo no destino da sua viagem para usar como preferir durante o tempo que estiver em determinada cidade ou estado.

Como escolher o carro para aluguel?

Em alguns casos, viajar a trabalho de carro é a melhor opção para aliar o conforto e o custo em uma viagem corporativa.

Além disso, alugar um veículo no destino da viagem para se locomover entre os diferentes objetivos de viagem, também é uma prática vantajosa e, às vezes, necessária.

Planeje toda a viagem
É essencial planejar toda a viagem, incluindo o trajeto completo. Nesse caso, conte com um bom aplicativo de navegação e trânsito, como o Waze. Isso também permitirá identificar necessidades ao longo da viagem ou pensar em coisas que podem ser importantes ao escolher o veículo, como pedágios por exemplo.

Leia o contrato de locação
É muito importante que você leia o contrato de locação do veículo e assine apenas se estiver de acordo. Afinal, você estará alugando um veículo para sua viagem corporativa ou para a viagem de um funcionário da empresa e, portanto, a responsabilidade recairá sob essa pessoa.

Alugue apenas carros com vistoria
Essa é uma informação muito importante. Confira se o veículo tem vistoria e está com a manutenção em dia, incluindo pneus, marcas de batidas e funcionamento adequado.

Dicas para alugar carro na viagem corporativa

1. Escolha o carro adequado para suas necessidades

Um dos primeiros passos ao alugar carro para uma viagem a trabalho é selecionar o veículo certo. 

Avalie se a viagem a trabalho é em grupo ou individual para escolher o veículo mais adequado, seja com 2, 5 ou 7 assentos. Também considere o tamanho e a capacidade do porta-malas, dependendo da quantidade de bagagem, especialmente se você precisar transportar equipamentos ou materiais mais robustos. 

Além disso, certifique-se de verificar se o carro tem comodidades, como ar condicionado e câmbio automático, que podem tornar a jornada do viajante mais confortável e conveniente.

Por fim, mas não menos importante: confira se o valor do aluguel e as especificações do veículo estão em conformidade com a política de viagens da sua empresa. Isso é importante para garantir uma viagem sem dor de cabeça para o colaborador e para o gestor de viagens. 

2. Verifique a política de quilometragem

Ao fazer a reserva do carro, é fundamental entender a política de quilometragem da locadora. 

Algumas empresas oferecem quilometragem ilimitada, também chamado de km livre, o que pode ser vantajoso para viagens mais longas ou com grande necessidade de deslocamento.

No entanto, algumas locadoras podem impor limites de quilometragem que podem resultar em custos adicionais se forem excedidos. Na prática, quando há km controlado no aluguel de carros, existe um limite de rodagem imposto no contrato de reserva. 

O km controlado é mais indicado para quem vai rodar pouco com o automóvel, ao passo que, quem vai rodar mais deve optar pelo km livre.  Para escolher sua melhor opção, o viajante deve saber quais são as suas necessidades de viagem.

3. Avalie a cobertura de seguro

A segurança deve ser uma prioridade durante viagens de trabalho, já que existe uma obrigação das empresas de zelar pelo bem-estar do colaborador. 

Mesmo na hora de escolher o veículo para locação, não deixe de avaliar a cobertura de seguro oferecida pela locadora. Verifique se o seguro básico está incluído no preço do aluguel e se há opções adicionais disponíveis para cobrir danos ao veículo, responsabilidade civil e seguro pessoal. 

Geralmente, os seguros oferecem a opção de proteção do carro e adicional de cobertura para terceiros; também é comum encontrar contratos que disponibilizam proteção básica ao veículo, como furto. Também vale conferir se esse seguro é total ou se é cobrada co-participação.

Tudo isso depende da locadora e do veículo escolhido, porém ter a cobertura adequada de seguro pode proporcionar muito mais tranquilidade durante a viagem.

4. Considere a cobrança de horas extras

Às vezes, as reuniões e outros compromissos de trabalho podem se estender e a devolução do carro alugado pode sofrer atrasos. 

Nesse sentido, é importante saber qual é a política da locadora em relação a horas extras. Alguns fornecedores podem ser flexíveis e permitir a extensão do aluguel, enquanto outros cobram taxas por atrasos na devolução. A dica é sempre estar ciente dessas políticas e planejar de acordo com elas. 

A seguir, separamos quais são as informações divulgadas por algumas das principais locadoras de veículos do Brasil em seus sites oficiais para que você possa visualizar melhor essas regras.

Hora extra de aluguel de carro nas principais locadoras

Por exemplo, na Foco, sobre horas extras, o contrato estabelece que “a partir da 25ª (vigésima quinta) hora de retirada do veículo locado, incidirá cobrança de hora extra (1/6 do valor da diária para cada hora extra), sendo cobrada, inclusive a hora de tolerância, a partir da 6ª (sexta) hora incidirá cobrança de 1 (uma) nova diária.”.

Já na Localiza, são “3 horas de tolerância para devolução, ou seja 27 horas no total. Após a tolerância e até 05 horas de atraso (contadas a partir da hora de devolução da reserva), será cobrado o valor de 4/5 (quatro quintos da diária) com valor integral dos adicionais. Depois de 05 horas de atraso, será cobrada uma nova diária, além do valor integral dos adicionais contratados.”

Na Movida, a política de horas extras é estabelecida da seguinte forma: “a hora extra corresponde a 1/5 (um quinto) do valor da diária contratada. Como concedemos 3 (três) horas de cortesia, a cobrança começará a ocorrer a partir da 4ª hora extra. Caso a devolução ocorra a partir de 8 horas extras, como o valor de cada hora extra corresponde a 1/5 (um quinto) do valor da diária contratada, automaticamente nosso sistema cobrará uma nova diária”.

Esses dados são de consulta realizada nos sites oficiais em 11 de junho de 2024. 

5. Escolha os locais de retirada e devolução mais convenientes

A conveniência é chave quando se trata de alugar carro para viagens de trabalho. Afinal, o veículo deve ser um aliado do viajante e não ser um “desvio” no seu itinerário de viagem. 

Por isso, uma dica importante se trata de escolher locais de retirada e devolução que sejam próximos ao seu local de chegada e partida, para economizar tempo e evitar contratempos, inclusive algumas locadoras possuem pontos de retirada bem próximos dos aeroportos. 

 Além disso, verifique os horários de funcionamento para garantir que você possa retirar e devolver o veículo de acordo com sua programação (e, claro, evitar multas e o pagamento de horas extras). 

Dica Extra: utilize a plataforma da Onfly para economizar ao alugar carro

Para facilitar ainda mais o processo de aluguel de carro e encontrar o melhor custo-benefício, a plataforma da Onfly é uma excelente opção.

Com a plataforma, você pode escolher sua cidade de retirada e entrega, bem como as datas e horários, e em apenas um clique tem acesso a uma ampla variedade de opções de locação de veículos – isso permite que você compare preços, políticas de quilometragem, seguros e acessórios em um só lugar. 

Na prática, o viajante toma decisões mais assertivas e econômicas para suas viagens a trabalho.

Como alugar um carro pela plataforma Onfly

Alugar um carro para sua viagem a trabalho pela Onfly é muito mais simples. Afinal, a nossa plataforma já conta com diversas funcionalidades importantes para a gestão de viagens corporativas da sua empresa. Sendo assim, ter a opção de reservar um veículo diretamente pela plataforma é muito eficiente.

Saiba que para reservar um veículo utilizando a Onfly, o processo é similar, porém, você recebe as melhores recomendações dependendo das características da viagem que pretende fazer.

Vale lembrar que na Onfly é possível reservar carro das principais locadoras, como Unidas, Movida e Localiza. Na plataforma da Onfly, sua empresa configura toda a política de viagem, então as reservas entram para um workflow de aprovação previamente configurado.

Em nossa plataforma, basta cadastrar uma nova reserva de veículo informando local, data e horário para retirada e devolução do veículo.

Com essas dicas, fica muito mais simples alugar carro para viagens corporativas. Qual delas você já coloca em prática na sua rotina? Compartilhe nos comentários e não se esqueça de assinar nossa newsletter para receber mais conteúdos como este.