O que é bid de viagens corporativas e como montar o seu

Organizar viagens corporativas de maneira estratégica vai muito além de apenas reservar passagens e hotéis. O processo envolve múltiplos fornecedores, controle rigoroso de gastos e, principalmente, a busca por eficiência operacional.

Nesse contexto, surge o bid de viagens corporativas, uma ferramenta essencial para empresas que desejam transformar a gestão de viagens em um diferencial competitivo.

Mas, afinal, o que significa bid e como ele pode ser estruturado para trazer mais economia, controle e qualidade para os deslocamentos corporativos?

Neste artigo, vamos desvendar todos os aspectos desse processo e mostrar como criar um bid eficiente que agregue valor à sua empresa. Continue lendo e descubra como otimizar a sua gestão de viagens!

O que significa bid no contexto de viagens corporativas?

Traduzido do inglês, o verbo “to bid” significa ofertar ou propor e o substantivo “bid”, por sua vez, significa oferta ou proposta.

Esse termo, no universo das viagens corporativas, refere-se a um processo estruturado de solicitação e avaliação de propostas de fornecedores que oferecem serviços relacionados a viagens, como agências, plataformas tecnológicas, companhias aéreas e redes hoteleiras. 

Esse processo possibilita que a empresa identifique os melhores parceiros de acordo com suas necessidades específicas, garantindo não só economia, mas também qualidade e compliance.

Mais do que uma simples cotação, o bid é uma prática estratégica, alinhada aos objetivos de negócios, o que o torna uma peça-chave para quem busca excelência na gestão de viagens.

Por que o bid é importante na gestão de viagens?

A importância do bid na gestão de viagens reside principalmente na possibilidade de promover competitividade entre fornecedores, estimular a inovação e fortalecer a governança corporativa.

Ele proporciona uma visão clara sobre o mercado, possibilita a comparação de condições comerciais, além de reforçar a aderência às políticas internas de viagens.

Ao realizar um bid estruturado, a empresa minimiza riscos, evita desperdícios e assegura que o investimento realizado em viagens gere retorno, não apenas financeiro, mas também em produtividade e bem-estar dos colaboradores.

Como funciona um processo de bid em viagens corporativas?

O processo de bid em viagens corporativas segue etapas bem definidas. 

Primeiramente, a empresa identifica a necessidade de serviços e estrutura uma solicitação formal, geralmente uma RFP (Request for Proposal). Essa solicitação detalha os requisitos técnicos, operacionais e financeiros que os fornecedores devem atender.

Em seguida, são enviados convites aos fornecedores para que apresentem suas propostas. 

Após o recebimento, a empresa avalia cada proposta com base em critérios previamente definidos, que podem incluir preço, qualidade do serviço, tecnologia oferecida, capacidade de atendimento, entre outros. 

A etapa final consiste na negociação, formalização do contrato e posterior acompanhamento do desempenho do fornecedor.

Vantagens de realizar um bid estruturado

Muitas empresas não percebem o quanto podem ganhar ao estruturá-lo de maneira eficiente. Mais do que uma simples comparação de preços, o bid oferece benefícios estratégicos que vão desde a redução de custos até a construção de parcerias sólidas e duradouras. 

A seguir, veja as principais vantagens que um bid bem conduzido pode trazer para a sua empresa.

1. Redução de custos e aumento da transparência

A principal vantagem de um bid estruturado é a possibilidade de reduzir significativamente os custos com viagens corporativas. A comparação direta entre propostas estimula preços mais competitivos e serviços de maior qualidade. 

Além disso, o processo transparente fortalece a governança e evita riscos relacionados a contratos informais ou acordos pouco vantajosos.

2. Melhoria no controle e na previsibilidade de gastos

Ao centralizar as contratações por meio de um bid, a empresa passa a ter maior previsibilidade dos gastos e controle sobre os contratos estabelecidos. 

Isso facilita a elaboração de orçamentos, o acompanhamento da execução financeira e a tomada de decisões baseadas em dados concretos.

3. Parcerias estratégicas com fornecedores qualificados

O bid não é apenas um processo de compra, mas uma oportunidade de estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores que compartilhem os valores e objetivos da empresa. 

Assim, cria-se um ambiente de colaboração, inovação e melhoria contínua, fundamental para uma gestão de viagens eficiente e alinhada às tendências de mercado.

Como elaborar um bid eficiente: passo a passo

Criar um bid eficiente requer planejamento, conhecimento técnico e alinhamento estratégico. 

Não basta simplesmente pedir propostas e escolher a mais barata; é necessário adotar uma metodologia que garanta que a solução contratada seja, de fato, a mais adequada para as necessidades da empresa. 

A seguir, confira o passo a passo indispensável para elaborar um bid eficaz e bem-sucedido.

1. Defina objetivos e requisitos da sua empresa

O primeiro passo é identificar as reais necessidades da empresa no que tange à gestão de viagens corporativas. Defina objetivos claros, como: 

• reduzir custos;
• melhorar a experiência dos colaboradores; ou 
• adotar uma nova tecnologia. 

Além disso, detalhe os requisitos operacionais, legais e de compliance.

2. Estruture um escopo claro e objetivo

Um escopo bem definido é crucial para evitar ambiguidades. Liste com precisão todos os serviços desejados, como reservas aéreas, hospedagens, gestão de despesas, integração com ERPs, entre outros.

Não esqueça de incluir informações sobre políticas internas e critérios de avaliação.

3. Faça convites e colete propostas de forma padronizada

Convide fornecedores qualificados para participar do bid e envie a todos o mesmo material, garantindo igualdade de condições. Padronize o formato das propostas para facilitar a análise comparativa, evitando erros ou interpretações equivocadas.

4. Avalie os fornecedores com critérios técnicos e comerciais

Avalie cada proposta utilizando uma matriz de ponderação que contemple aspectos técnicos, como a qualidade do serviço e a inovação tecnológica, e comerciais, como custo total, prazos e condições contratuais. 

Lembre-se: a decisão não deve se basear apenas no preço, mas na melhor relação custo-benefício.

5. Formalize a contratação e acompanhe os resultados

Após escolher o fornecedor ideal, formalizar o contrato com clareza garantirá segurança jurídica. 

É essencial estabelecer indicadores de desempenho (KPIs) e acompanhar periodicamente a prestação do serviço, garantindo que as expectativas sejam atendidas e promovendo ajustes quando necessário.

Dicas práticas para otimizar seu bid

Mesmo com um processo bem estruturado, sempre é possível aprimorar a execução de um bid para torná-lo ainda mais eficiente e estratégico. 

Pequenas ações podem gerar grandes impactos, seja na agilidade do processo, na qualidade das propostas recebidas ou na adequação das soluções contratadas. 

Veja a seguir dicas práticas para elevar o nível do seu bid.

1. Use tecnologia a seu favor

Automatizar o processo de bid com plataformas digitais especializadas permite maior agilidade, precisão na análise de propostas e integração com sistemas internos. Além disso, facilita a extração de relatórios e a tomada de decisões baseadas em dados.

2. Envolva as áreas internas desde o início

O sucesso de um bid depende da colaboração entre as áreas de compras, financeiro, jurídico, RH e, claro, os gestores de viagens. Esse alinhamento garante que todos os requisitos sejam considerados e que o processo reflita a estratégia da empresa.

3. Estabeleça indicadores de desempenho

Defina e monitore KPIs relevantes, como taxa de economia obtida, nível de satisfação dos colaboradores e cumprimento das políticas de viagens. Esses indicadores serão fundamentais para avaliar o sucesso do bid e identificar oportunidades de melhoria.

Bid x RFP: existe diferença?

Embora muitas vezes utilizados como sinônimos, bid e RFP possuem diferenças conceituais. 

A RFP é um documento que detalha as especificações técnicas, operacionais e comerciais do serviço desejado. Já o bid é o processo mais amplo que envolve a emissão da RFP, a coleta e análise de propostas e a seleção do fornecedor.

Em outras palavras, toda RFP faz parte de um bid, mas nem todo bid se resume apenas à elaboração de uma RFP. No contexto de viagens corporativas, entender essa diferença é crucial para conduzir processos mais assertivos e bem-sucedidos.

Transforme a gestão de viagens da sua empresa com estratégias mais inteligentes

Compreender o que é bid e como estruturá-lo de maneira eficiente é um passo indispensável para qualquer empresa que deseja otimizar a gestão de viagens corporativas, reduzir custos e fortalecer o compliance.

Mais do que isso, um bid bem conduzido contribui para uma experiência de viagem mais satisfatória para os colaboradores e para uma tomada de decisão mais estratégica e orientada por dados.

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