Guia definitivo para construir a RFP para seu parceiro de viagens e despesas corporativas

Contratar um novo fornecedor para apoiar todo o processo de viagens da empresa requer alguns passos.

Para empresas com volume menor de gastos com viagens e despesas, um processo de RFP pode representar muito mais um “overhead” de gestão para a empresa, do que efetivamente um ganho, haja vista que o processo de RFP e análise pode ser demorado (embora não deveria), sobretudo pelo detalhamento de informações, levantamento de requisitos, reuniões com possíveis parceiros.

Dito isto, este guia é orientando apenas para empresas que possuem alto volume de viagens e reembolsos, e muitas vezes possuem demandas específicas e estejam buscando novos parceiros para apoiá-los em seus desafios de gestão de viagens.

Você nunca ouviu falar de RFP no setor de compras e viagens?

Entenda que essa sigla vai muito além de compras e aquisições para empresas que atuam diretamente com produtos. A RFP, RFQ e RFI, inclusive, podem ser utilizadas por qualquer empresa para auxiliar nos processos, principalmente na execução de novos projetos.

A seguir, você entenderá melhor o que significa cada uma dessas siglas, a importância de uma RFP para o planejamento de viagens corporativas e como construir uma RFP para seu parceiro de viagens e despesas corporativas.

Primeiro de tudo, vamos entender o que é uma RFP?

RFP é uma sigla para “Request for Proposal”, em uma tradução literal para nossa língua, seria “Requisição de proposta”, e basicamente é uma solicitação da empresa para recebimento de propostas para adquirir um serviço ou produto.

Trata-se de uma solicitação de proposta empregada em um determinado processo de compra. Quando fala-se em construir uma RFP, isso significa consultar preços, saber a melhor proposta de custo, elaborar um projeto junto aos fornecedores e encontrar as necessidades em cada situação.

A RFP empregada em viagens corporativas, possui especificidades que precisam ser consideradas, oras, é totalmente diferente fazer uma RFP para comprar papel higiênico para o escritório, do que uma solução de tecnologia que ajudará seus colaboradores a terem uma experiência melhor, com mais produtividade e autonomia.

É preciso levar em conta todas especifidades, requisitos e necessidades, e não pautar a RFP apenas em um “menor” preço de FEE ou prazo de pagamento.

Vamos lá, pense na seguinte analogia!

Você está em 1994, e está fazendo uma RFP para sua organização de uma solução para aumentar a produtividade de backoffice com digitação e impressão de documentos, e você coloca na RFP que deseja contratar 20 máquinas de datilografia e 5 máquinas de xerox.

Ai tem uma empresa que tem uma solução digital, um computador 486 e uma impressora, que faz todas as 20 máquinas de datilografia parecerem brinquedo de criança.

Se você for um gestor de compras/administrador medíocre, vai ignorar qualquer outro fornecedor que não tenha a proposta de máquina de datilografia e xerox, afinal, as últimas 10 RFPs da empresa foram de máquina de datilografia.

Então, antes de fechar o escopo, foque nas dores e necessidades que sua empresa precisa (processos, automação, benefícios), e não especificamente no software.

Dito isto, antes de abrir a RFP, sugerimos fortemente que sua empresa abra uma RFI, entenda porquê.

Que raios é uma RFI? O que significam as siglas RFP, RFQ e RFI?

Note, além da RFP, há outras siglas muito comuns que são utilizadas em diferentes processos corporativos, como a RFQ e a RFI. Começando pela RFQ, trata-se da Request for Quotation, que significa “Pedido de Cotação”. Ela é utilizada quando há a necessidade de saber uma determinada cotação, seja de produto ou serviço, lembre-se, isto faz muito, mas muito sentido para uma commodity, RFQ não funciona para softwares, ok?

A RFI, Request for Information, significa “Pedido de Informação”. Ou seja, é usada quando a empresa precisa de mais informações sobre determinado produto ou serviço oferecido pelo fornecedor.

Logo, se sua empresa está buscando processos inovadores, e entender o que há de mais moderno no mercado em relação a viagens ou em relação a qualquer tipo de solução (lembre-se da metáfora da máquina de datilografar), o ideal é que ela abra uma RFI, e escute e ouça diversas soluções de mercado, sobretudo hoje, onde os mercados mudam em uma velocidade exponencial, é sempre bom buscar soluções novas.

Já a RFP, como vimos até aqui, é o Pedido de Propostas. Por isso, é comum que esse processo também seja chamado de ITT (Invitation to Tender) que significa “Convite para Apresentação de Propostas”.

Perceba que as três siglas se complementam nos processos de compras e aquisições e podem ser utilizadas em diferentes situações, como no planejamento das viagens corporativas ou até mesmo na organização das despesas dessas viagens.

Qual a importância do RFP, RFQ e RFI para o setor de turismo?

As RFI, RFQ e RFP são muito importantes para qualquer planejamento, pois permitem ter uma melhor compreensão sobre o que será adquirido, contratado e implementado. Cada uma dessas siglas é caracterizada por documentos formais que fornecem informações claras sobre cada projeto.

Na busca de uma solução que entrega automação em processos de viagens, todas essas siglas têm um papel muito importante. Esses documentos permitem entender as necessidades da empresa em relação a softwares necessários para ajudar a empresa a organizar e gerir todo fluxo de viagens e reembolsos, buscar fornecedores de acordo com critérios pré-definidos, obter as melhores cotações, encontrar serviços e produtos necessários de grande qualidade, entre outras coisas.

É comum que a elaboração da RFP seja um processo longo e demorado, considerando que ela define muitos parâmetros importantes em uma viagem corporativa (por isto não faz sentido fazer uma RFP para uma empresa que faz baixo volume de viagens).

Por meio da RFP e das outras siglas, é possível descobrir se determinado fornecedor oferece mais benefícios do que riscos, por exemplo.

Além disso, contar com indicadores e dados históricos de viagens (se sua empresa não tem, é sinal que ela precisa urgentemente de uma plataforma de gestão de viagens), permite fornecer padrão ao comparar diferentes cotações de preços, formalizar um relacionamento entre a empresa e o fornecedor, impulsionar a própria empresa ao estabelecer um processo transparente ao realizar suas compras.

Itens que devem ser considerados para colocar na RFP de viagens corporativas da sua empresa

Lembre-se, sua empresa precisa de um parceiro que entregue essencialmente quatro vantagens para sua empresa:

1 – Redução de custos

Redução de custos com o custo da reserva (transaction fee), com um atendimento rápido que permite alterar um vôo sem que o preço dele oscile drasticamente, ou que cancele um hotel rápido, com isenção de multa, além claro, dos preços dos hotéis, aéreos e carros, que dependendo do tamanho da sua empresa, ela já deve possuir acordo com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de carro, portanto o parceiro da RFP entra muito mais como um “operador” deste acordo, do que um agente que pode oferecer preços melhores. Lembre-se, neste caso, o acordo é da sua empresa, e não do parceiro.

2 – Aumento de produtividade com tecnologia e digitalização

Melhorar a produtividade dos colaboradores é uma vantagem que sua empresa busca ao fazer uma RFP de um novo parceiro de viagens, afinal, com aumento de produtividade, indiretamente sua empresa reduz custos, voltando ao ítem 1.

3 – Melhoria da experiência dos colaboradores

Reter talentos hoje é um desafio das organizações que desejam continuar relevantes na nova economia, portanto, mensurar e garantir que os colaboradores possuem a melhor experiência, e evitar turnover, além de ter um bom “branding employer” é fundamental ao analisar na RFP.

4 – Redução de riscos

Acionistas querem ter garantia que os recursos são utilizados da melhor maneira, com transparência e redução de fraudes. Lembrando que fraudes em viagens e reembolsos representam aproximadamente 15% de todas as fraudes dentro de uma organização, um número alto. Logo, ter uma solução que reduza fraudes e tranquilize os acionistas, facilitando auditorias e futuras diligências é fundamental.

O que sua empresa deve olhar ao realizar uma RFP

Abaixo, listamos os principais pontos, que sua empresa deve levar em consideração ao montar uma RFP para seu novo parceiro de viagens, lembre-se, pode copiar e reutilizar estas informações a vontade, ok?

1 – Estrutura da empresa e informações

Nome completo e cnpj da empresa
Escritórios, com matriz e filial;
Em quais cidades, estados e países está apto a prestar serviço;
Histórico da empresa, com data da fundação, sócios e estrutura de capital;
Como funciona o investimento de P&D na empresa, bem como o treinamento dos colaboradores;
Cultura e valores da empresa;
Website, LinkedIn, Facebook e redes sociais da empresa;
3 referências de clientes (você precisa garantir que a empresa tem condições de atender a sua demanda, e a melhor forma é perguntar para os clientes já existentes);

2. Tecnologia e Plataforma

A tecnologia própria ou de terceiros?
Como é a segurança da plataforma (hospedagem, proteção de dados, criptografia)?;
É possível fazer reservas online?
É possível fazer reservas pelo celular?
Quantas melhorias em média são disponibilizadas mensalmente?
É possível gerenciar uma política de viagem?
É possível ter uma política por grupo e por centro de custos?
Consigo criar workflows de aprovações específicos para cada política?
Consigo criar níveis de aprovação?
Como são notificados os pedidos de aprovação (sms, e-mail, push) ?
Configurações e cadastros de usuários é realizado de forma self-service?
Relatório mostrando que a compra está dentro ou fora da política?
Tem aplicativo mobile?
É possível cancelar e remarcar reservas self-service?

2.1 Reembolso de despesas (hoje não dá pra disassociar viagens com despesas)

É possível digitalizar despesas e lançar reembolsos?
É possível realizar adiantamentos?
É possível integrar estes dados com o ERP?
Possui workflow de aprovação?
Integra com aplicativos de mobilidade (uber, 99) ?

2.2 Relatórios

Quais relatórios disponíveis?
Consigo customizar relatórios?
Consigo integrar os dados da plataforma com um BI de mercado (tableau, power bi) ?
Consigo ver toda jornada do usuário em um único relatório (viagens e despesas) ?
Os relatórios são self-service ou preciso de alguém pra gerar pra mim?
Os relatórios são gerados pela sua empresa ou por terceiros?
Quais indicadores consigo mensurar na plataforma?

2.3 Integrações

É possível integrar colaboradores e projetos?
É possível integrar os reembolsos com meu ERP?

3. Inventário

Consigo carregar os meus acordos (aéreo, hotel e carro)?
Consigo comparar os meus acordos de aéreo, hotel com as tarifas públicas?
Tem inventário de aéreo internacional?
Qual é o tamanho do inventário do hotel?
Existem tarifas negociadas específicas pra aéreo, hotel e carro?
Tem locação de carro self-service?
Consigo trazer o meu acordo de carro para dentro da plataforma?
Tem ônibus?
Tem integração com transfers e(ou) táxis?
Tem seguro integrado?

4. Suporte e atendimento

Qual é o tamanho do time de atendimento?
Consigo ter visibilidade dos SLAs dos meus atendimentos?
Quais são os SLAs médios?
Consigo avaliar um atendimento dentro da plataforma?
O suporte é 24×7?
Quais são os canais? E-mail, telefone, chat, whatsapp?

5. Precificação

Qual é o modelo de precificação?
Recebem incentivo de fornecedor?
Existe cobrança adicional para reservas “off-line”, sim, qual valor?
Existe custo por atendimento do pantão?
Existe “custo de implantação” ?
Existe custo por reembolso?

6. Pagamentos

Aceitam pagamento faturado? Se sim, quantos dias?
Pagamento por cartão de crédito? Tem custo?
Aceitam cartões específicos de viagens? (EBTA, WEX, CTA)?
Fazem conciliação dos pagamentos? Tem custo?
Existe pagamento integrado para reembolsos?

Conclusão

Uma RFP bem elaboradora, vai fazer toda a diferença na hora da sua empresa acertar no parceiro correto para ajudar nos desafios de viagens e reembolsos.

É importante também deixar claro todos os prazos, premissas e restrições que sua empresa possui, para não ter desalinhamento comercial, e o parceiro ficar muito confortável em não participar do processo.

Por exemplo, nem todas empresas aceitam pagamento faturado acima de 30 dias (aqui na Onfly por exemplo, não temos caixa e não temos condições de suportar um prazo tão esticado), então quando entendemos que há uma RFP e que para a outra parte, o faturamento de 45 dias é um ítem essencial e não negociável, preferimos não participar, haja visto que poupa o tempo de todo mundo.

Lembre-se também, que os modelos antigos de “espremer fornecedor” estão ficando cada vez mais demodês, é importante ter uma relação ganha-ganha e sustentável, a pior coisa que sua empresa pode ter é um parceiro de viagens que “quebre” e derrube todas as viagens dos seus colaboradores, o prejuízo para sua organização será enorme.

Viu só como é fácil utilizar uma RFP nos processos de viagens corporativas na sua empresa?

Agora você já pode colocar todas essas dicas em prática para criar a próxima RFP do fornecedor de viagens da sua empresa!

Se quiser saber mais sobre a Gestão de Viagens Corporativas, leia o nosso guia completo!