Guia definitivo para construir a RFP para seu parceiro de viagens e despesas corporativas
Veja neste artigo tudo sobre RFP e o guia definitivo para construir uma solicitação para o seu parceiro de viagens e de despesas corporativas.

Se a sua empresa faz muitas viagens e lida com muitos reembolsos, você já deve ter percebido que organizar tudo isso não é nada fácil.
É comum ver time financeiro perdido com planilhas, colaboradores insatisfeitos e dinheiro voando por falta de controle. E aí surge uma pergunta: como escolher a melhor empresa para cuidar disso tudo com eficiência?
A resposta está em algo chamado RFP. Calma, já vamos explicar de um jeito bem simples. Segue com a gente.
Sem complicação, o que é uma RFP?
RFP é uma sigla para Request for Proposal — em bom português, uma solicitação de proposta.
É basicamente um documento que a sua empresa cria para contar aos fornecedores o que está buscando. Você explica as suas necessidades e pede que eles apresentem propostas mostrando como podem resolver seus problemas.
Pense assim: você quer contratar alguém para cuidar das viagens e despesas da sua empresa. Em vez de sair pedindo preço por aí, você prepara uma lista com o que realmente precisa, envia para os possíveis parceiros e depois compara com calma o que cada um oferece.
Por que a RFP é essencial em altos volumes de viagens?
Se a sua empresa tem muita gente viajando a trabalho, reembolsos constantes e gastos altos, é muito fácil perder o controle. A RFP ajuda a evitar isso, porque:
- Organiza tudo o que sua empresa realmente precisa;
- Facilita a comparação entre os fornecedores; e
- Deixa claro quem pode entregar mais valor com menos risco.
Ou seja, ela serve para garantir que você escolha o parceiro ideal, e não aquele que só tem um preço bonito ou uma ótima propaganda.
O que deve ter na sua RFP de viagens corporativas?
Montar uma boa RFP não é copiar e colar uma planilha. É pensar em como melhorar a vida da empresa e dos colaboradores. Aqui estão os pontos essenciais para incluir:
1. Redução de custos (mas sem sacrificar a experiência)
A ideia não é só pagar menos. É gastar melhor. Um bom parceiro te ajuda a:
- Evitar multas em cancelamentos de voos e hotéis;
- Ajustar reservas de forma rápida e eficiente;
- Usar os acordos de preços que sua empresa já tem com hotéis, locadoras e companhias aéreas.
Na Onfly, a tecnologia trabalha a seu favor para encontrar sempre a melhor opção, sem estresse.
2. Produtividade com ajuda da tecnologia
Se seus colaboradores gastam horas resolvendo reembolsos, reservas ou aprovações, algo está errado.
A Onfly usa inteligência artificial e automação para agilizar cada etapa. Isso libera tempo para o que realmente importa: trabalhar bem e com foco.
3. Colaboradores felizes e bem cuidados
Quem viaja a trabalho precisa se sentir respeitado, seguro e confortável. Isso faz toda a diferença na experiência — e ajuda até a reter talentos na sua empresa.
Por isso, sua RFP precisa considerar experiência do colaborador como algo tão importante quanto economia. A Onfly tem isso no centro da estratégia.
4. Segurança e prevenção de fraudes
Mais de 15% das fraudes nas empresas estão ligadas a viagens e reembolsos. É um número alto demais para ignorar.
Com a Onfly, você tem controle total dos gastos com cartão corporativo inteligente, aprovações automatizadas e relatórios claros. Assim, fica fácil identificar e evitar fraudes — e deixar os acionistas tranquilos.
O que analisar ao escolher um parceiro com base na RFP
Aqui vai um checklist com tudo que você pode (e deve) incluir na sua RFP:
1. Informações básicas da empresa
Digamos que aqui temos o primeiro encontro entre a sua empresa e seu futuro parceiro de negócios, por isso, comece pelo básico:
- Nome, CNPJ e histórico;
- Onde atua (cidades, estados, países);
- Time de atendimento, cultura e valores;
- Redes sociais; e
- Clientes atuais (sim, você pode pedir referências!).
2. Plataforma e tecnologia
Para mantermos a analogia com o primeiro encontro, considere esta etapa como o segundo encontro. É aqui que você vai entender o serviços ou produtos que o fornecedor tem a oferecer pra você. Pergunte:
- A tecnologia é própria ou terceirizada?
- Dá para reservar pelo computador e celular?
- Tem política de viagem customizável?
- Dá para aprovar gastos por níveis e centros de custo?
- Tem relatórios automáticos e intuitivos?
- Funciona com aplicativo mobile?
- É possível cancelar ou remarcar sozinho?
Sobre a gestão de despesas, relatórios e indicadores, considere perguntar:
- Consigo escanear notas fiscais e lançar despesas?
- Tem adiantamento de valores?
- Integra com meu sistema (ERP)?
- Funciona com apps como Uber e 99?
- Posso personalizar relatórios?
- Integra com BI (Power BI, Tableau)?
- Mostra toda a jornada da viagem e despesa?
- Posso gerar os relatórios sozinho?
Caso ainda tenha dúvidas, é importante entender como essa plataforma se integra a seus programas e softwares legados:
- A plataforma se conecta com meu ERP e folha de pagamento?
- Consigo importar projetos e dados dos colaboradores?
3. Inventário (voos, hotéis, carros)
Quando falamos de viagens corporativas, é importante entender da negociação à prestação de contas:
- Consigo comparar os preços que já negociei?
- A plataforma tem bons acordos para voos internacionais?
- Tem locação de carros, ônibus, transfers e seguro?
- Consigo usar meu próprio acordo dentro da plataforma para manter o compliance?
- Tem uma política de controle de passagens?
4. Atendimento e suporte
Como em qualquer contratação, considere como os seus colaboradores serão atendidos pelo parceiro em potencial:
- Qual o tamanho do time de atendimento?
- Tem suporte 24h, inclusive em emergências?
- Posso avaliar o atendimento direto na plataforma?
- Os canais são acessíveis (WhatsApp, e-mail, chat)?
5. Modelo de cobrança e pagamentos
Lembre-se de perguntar como você será cobrado e, principalmente, como poderá pagar pelos serviços:
- Quanto custa por reserva, reembolso ou atendimento?
- Há cobrança por implantação?
- Cobram taxas extras por atendimento fora do sistema?
- Aceitam pagamento faturado?
- É possível pagar com cartões específicos de viagem (EBTA, WEX, CTA)?
- Fazem conciliação automática de pagamentos?
Todos esses itens podem te ajudar a elaborar um RFP ideal para as suas necessidades.
RFP não é só papel: é estratégia
Quando feita do jeito certo, a RFP:
- Traz clareza sobre o que a sua empresa precisa;
- Evita retrabalho e perda de tempo; e
- Dá segurança para tomar decisões que realmente impactam os resultados.
E o mais importante: permite escolher parceiros que tragam inovação, controle e uma experiência de verdade — como a Onfly.
A escolha certa começa com as perguntas certas
Não trate sua RFP como uma obrigação chata. Encare como uma oportunidade de reorganizar a casa, melhorar a gestão e garantir que seus colaboradores vão viajar com mais segurança, controle e conforto.
Na Onfly, a gente acredita que eficiência e experiência não precisam andar separadas. Com o uso inteligente de tecnologia, IA e automações, ajudamos empresas a transformar a forma como lidam com viagens, despesas e reembolsos corporativos.
Quer continuar aprendendo? Acesse o blog da Onfly e descubra como transformar a gestão de viagens da sua empresa em um exemplo de eficiência.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é a diferença entre RFP, RFI e RFQ?
Essas siglas podem parecer confusas, mas aqui vai um jeito fácil de entender:
- RFI (Request for Information): é quando você está só pesquisando. Serve para conhecer o mercado e descobrir quais soluções existem;
- RFQ (Request for Quotation): é um pedido de orçamento. Você já sabe o que quer e só quer comparar preços de coisas padronizadas; e
- RFP (Request for Proposal): é quando você já tem uma ideia do que precisa, mas quer soluções completas e personalizadas.
Resumindo: a RFI é o começo da conversa. A RFQ é quando você quer saber o preço. E a RFP é quando está pronto para tomar uma decisão estratégica.