Mobilidade corporativa: o que é e quais os principais desafios que as empresas enfrentam
Todos os dias, pessoas estão em movimento.
Um vendedor pega um aplicativo de transporte para visitar um cliente, um analista embarca num voo para participar de uma reunião em outra unidade, um gerente usa o carro próprio para rodar entre filiais.
É justamente esse conjunto de deslocamentos, e a forma como a empresa os organiza, que chamamos de mobilidade corporativa.
Apesar de o termo parecer autoexplicativo, poucas empresas conseguem definir com clareza onde ele começa e onde termina.
Neste artigo, você vai entender o que é mobilidade corporativa na prática, quais são os desafios mais comuns enfrentados por quem cuida desse tema no dia a dia e por que ele tem impacto direto sobre produtividade, custo e retenção de talentos.
Vamos lá?
O que é mobilidade corporativa
Mobilidade corporativa é o conjunto de deslocamentos que um colaborador realiza a serviço da empresa, do trajeto mais simples, como uma corrida de aplicativo, até a viagem mais complexa, como um voo ou uma viagem de ônibus para outro estado.
Ela abrange tanto a movimentação urbana do dia a dia, como reuniões externas, visitas comerciais e deslocamentos entre unidades, quanto viagens corporativas propriamente ditas, que envolvem passagens aéreas, hospedagem e diárias.
Essa amplitude é o que torna o tema mais complexo do que parece à primeira vista.
Um colaborador que sai para uma reunião a dez minutos do escritório e outro que embarca para uma convenção em outro estado estão, tecnicamente, fazendo a mesma coisa: se deslocando por causa do trabalho.
Na prática, porém, cada situação costuma seguir um fluxo diferente, com regras diferentes e ferramentas diferentes para reservar, pagar e prestar contas.
O Censo Demográfico 2022, divulgado pelo IBGE, mostra que mais de 8,7 milhões de brasileiros levam mais de uma hora só para chegar ao trabalho, número que sobe para quase 28% da população em São Paulo e perto de 30% no Rio de Janeiro.
Esse dado ajuda a dimensionar por que a mobilidade, mesmo antes de qualquer viagem propriamente dita, já é um fator relevante da rotina corporativa: o deslocamento consome tempo, energia e, cada vez mais, o orçamento da empresa.
Quando esse tipo de deslocamento entra na conta da organização, a mobilidade corporativa deixa de ser um detalhe operacional e passa a ser uma linha de despesa que precisa de gestão.
Sem isso, o resultado costuma ser fragmentação e perda de controle.
Os principais desafios da mobilidade corporativa nas empresas
Estruturar a mobilidade corporativa raramente é tarefa de uma única área.
O processo geralmente cruza RH, financeiro, facilities e, em empresas com times comerciais grandes, também as lideranças de vendas.
Essa dispersão de responsabilidade já é, em si, um obstáculo na gestão de despesas. Mas alguns desafios se repetem em praticamente qualquer empresa que ainda não organizou o tema, independentemente do porte ou do setor.
Falta de uma política de mobilidade clara
Muitas vezes, as políticas de viagens das empresas não contemplam todos os formatos de mobilidade.
Sem regras claras sobre quando usar cada meio de transporte, quais limites de gasto são aceitáveis e quem aprova o quê, cada colaborador decide sozinho, e cada gestor aprova (ou reprova) de um jeito diferente, dependendo do dia.
Essa ausência de padrão não é só um problema de organização interna.
Ela gera atrito real: colaboradores que não sabem se serão reembolsados, gestores que precisam julgar caso a caso sem critério definido e um financeiro que descobre o estouro de orçamento apenas no fechamento do mês, quando já é tarde para agir.
Dificuldade de controlar custos com deslocamentos
Sem uma política definida e sem centralização das reservas, o custo real da mobilidade corporativa costuma ficar invisível até o fechamento do mês, e mesmo assim pode conter erros.
Gastos com aplicativos de transporte aparecem no cartão corporativo, reembolsos de quilometragem entram numa planilha separada, passagens são compradas direto com companhias aéreas ou agências, e a hospedagem é reservada por quem estiver disponível no momento.
Corridas por aplicativo, por exemplo, já representam a maior parte das despesas de transporte terrestre em viagens corporativas no Brasil, o que reforça como esse tipo de gasto se tornou cotidiano e, ao mesmo tempo, difícil de rastrear quando não passa por um controle centralizado.
O resultado é que ninguém consegue responder, com segurança, quanto a empresa realmente gasta com deslocamento de colaboradores, em qual área, em qual período, ou se esses valores estão dentro do orçado.
Dispersão de fornecedores de transporte
Outro desafio comum é a variedade de fornecedores usados para resolver a mobilidade, como um aplicativo de transporte para deslocamentos urbanos, uma locadora para viagens mais longas, uma agência ou site de passagens para voos, e o vale-transporte tradicional para o trajeto casa-trabalho.
Cada fornecedor tem sua própria fatura, seu próprio prazo de pagamento e seu próprio canal de suporte.
Levantamentos da Global Business Travel Association (GBTA) em parceria com a Uber for Business apontam que a maioria dos gestores de viagens já identifica alto uso de aplicativos de transporte e de locação de veículos entre os colaboradores, muitas vezes sem qualquer gestão corporativa formal por trás dessas escolhas.
Quando algo dá errado, como um voo cancelado ou uma corrida contestada, o colaborador muitas vezes não sabe a quem recorrer, e a empresa perde tempo tentando reconciliar informações espalhadas em sistemas que não conversam entre si.
Insegurança sobre reembolso
Do ponto de vista do viajante, os reembolsos de despesas de deslocamento costumam ser morosos, e feitos logo após viagens cansativas.
Guardar nota fiscal, preencher planilha, anexar comprovante e esperar dias ou até semanas para receber de volta um dinheiro que já saiu do próprio bolso é um processo desgastante e, com frequência, adiado.
Levantamentos recentes do setor de viagens corporativas (GBTA) mostram que quase metade dos viajantes gasta mais de 20 minutos por deslocamento só para registrar despesas de transporte terrestre, e mais da metade admite atrasar essa tarefa, o que aumenta o risco de inconsistências e de comprovantes perdidos.
Esse cenário cria insegurança nos dois lados: o colaborador não sabe se e quando vai receber o valor de volta, e a empresa não sabe se o que está sendo reembolsado corresponde, de fato, a uma despesa legítima e dentro da política, quando ela existe.
Despesa Inteligente: a solução da Onfly para reembolsos sem burocracia
Foi justamente para eliminar essa insegurança que a Onfly desenvolveu a Despesa Inteligente, uma funcionalidade exclusiva de captura inteligente de despesas.
Na prática, o colaborador só precisa tirar uma foto do comprovante, seja uma corrida de aplicativo, um recibo de estacionamento ou uma nota de refeição, e a plataforma faz o resto: a despesa já é criada automaticamente, classificada na categoria correta, com o comprovante anexado e sem necessidade de leitura de QR code ou preenchimento manual de dados.
O sistema também detecta duplicidade de forma automática, o que evita que o mesmo comprovante seja enviado mais de uma vez, um dos erros mais comuns em processos de reembolso manuais.
E, para quem quer resolver isso ainda mais rápido, a Onfly conta com um widget que permite enviar a despesa direto da tela do celular, sem precisar nem abrir o aplicativo.
A prestação de contas deixa de ser uma tarefa que o colaborador precisa lembrar de fazer depois, com nota fiscal acumulada na carteira, e passa a acontecer no momento em que a despesa é gerada.
Para o financeiro, o ganho é menos retrabalho de conferência, menos risco de duplicidade e mais previsibilidade sobre o que está sendo reembolsado.
A relação entre mobilidade corporativa, produtividade e retenção de talentos
O impacto da mobilidade corporativa vai muito além da logística.
Uma pesquisa da CNI (Confederação Nacional da Indústria) mostra que mais de um terço dos trabalhadores de grandes cidades brasileiras passa mais de uma hora por dia no trânsito, e que para 51% deles isso afeta diretamente a produtividade no trabalho, seja por atraso ou pelo estresse acumulado antes mesmo do expediente começar.
O mesmo levantamento aponta que 6 em cada 10 pessoas já chegaram estressadas ao trabalho por causa do tempo gasto em deslocamento.
Esse desgaste não fica restrito ao trajeto casa-trabalho. Quando o mesmo nível de atrito aparece nos deslocamentos a trabalho, seja numa visita a cliente que atrasa por falta de transporte disponível, seja numa viagem mal organizada, o efeito sobre o desempenho do colaborador é parecido: menos energia, menos foco e mais insatisfação.
Levantamentos do setor reforçam essa relação direta.
Uma pesquisa da Global Trevo Consulting aponta que 77% dos trabalhadores brasileiros identificam uma relação direta entre a qualidade da mobilidade oferecida pela empresa e a produtividade no trabalho.
Ou seja, a forma como a organização estrutura (ou deixa de estruturar) os deslocamentos dos colaboradores comunica algo sobre o quanto ela valoriza o tempo e o bem-estar de quem trabalha ali.
Esse ponto se conecta diretamente com a retenção de talentos. Colaboradores que gastam energia demais resolvendo problemas de deslocamento, seja brigando por reembolso, seja lidando com viagens repletas de desafios, tendem a associar essa fricção à experiência de trabalhar na empresa como um todo.
Em um mercado onde bons profissionais têm opções, esse tipo de desgaste silencioso pesa na decisão de ficar ou sair, especialmente entre quem viaja com frequência ou depende de deslocamentos constantes para fazer seu trabalho.
Como centralizar a gestão de mobilidade corporativa em uma única plataforma
Diante desses desafios, a saída mais eficaz não costuma ser criar mais regras isoladas ou trocar de fornecedor a cada problema pontual. É repensar a estrutura: centralizar reservas, aprovações, pagamentos e prestação de contas de mobilidade e viagens em uma única plataforma, em vez de manter esse processo espalhado entre aplicativos, planilhas, e-mails e fornecedores que não conversam entre si.
Quando a mobilidade corporativa é gerida em um único lugar, a política de viagem passa a estar embutida no próprio processo de reserva de maneira natural.
O reembolso deixa de ser uma corrida contra o prazo, porque despesas de transporte urbano, passagens e hospedagem entram no mesmo fluxo, com cartão corporativo ou prestação de contas automatizada, sem depender de nota fiscal física guardada na carteira até o fim do mês.
Para o RH, isso significa menos tempo respondendo dúvidas sobre o que pode ou não pode ser reservado, e menos desgaste mediando situações de reembolso atrasado.
Para o financeiro, significa visibilidade real de custo: dá para saber, em tempo quase real, quanto está sendo gasto com mobilidade e viagens, por área, por colaborador e por período, sem esperar o fechamento do mês para descobrir que o orçamento estourou.
No fim, para a empresa como um todo, contar com uma plataforma tudo em um significa transformar um processo que hoje é fonte de atrito em algo que efetivamente contribui para uma gestão mais eficiente.
Os resultados são gastos sob controle, colaboradores atendidos com agilidade e uma política de mobilidade que existe de fato, não apenas no papel.
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A Onfly Grátis é o plano da Onfly sem mensalidade e sem taxa por reserva, feito para empresas com até três viajantes cadastrados por CNPJ.
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