Custo total por colaborador viajante: como enxergar o TCO nas viagens corporativas

O TCO (Total Cost of Ownership) é um conceito amplamente utilizado para avaliar o custo real de um ativo, processo ou decisão ao longo do tempo. Em viagens corporativas, ele representa tudo o que a empresa investe quando um colaborador precisa se deslocar a trabalho.

Na prática, o TCO mostra que viajar não custa apenas passagem e hotel. Cada deslocamento envolve uma cadeia de despesas, impactos operacionais e efeitos sobre a produtividade que, muitas vezes, ficam fora das análises financeiras tradicionais.

Uma viagem curta pode parecer barata quando analisada isoladamente. No entanto, ao considerar tempo improdutivo, esforço administrativo, riscos e desgaste do colaborador, o custo real pode ser muito maior do que o valor pago aos fornecedores.

O objetivo do TCO é oferecer visibilidade completa sobre esse investimento. Com essa métrica, a empresa passa a entender quanto realmente custa colocar alguém na estrada ou no avião, e não apenas quanto aparece na fatura.

Essa visão mais ampla é essencial para decisões mais estratégicas, sustentáveis e alinhadas aos objetivos do negócio. A seguir, veja como identificar os custos invisíveis das viagens corporativas e usar o TCO como apoio à tomada de decisão!

Além das passagens: todos os custos que compõem o TCO do colaborador viajante

Para aplicar o TCO de forma prática, é necessário mapear todos os elementos que impactam o custo da viagem. Esses componentes podem ser organizados em três grandes grupos, o que facilita a análise e a tomada de decisão.

Custos diretos

Os custos diretos são os mais visíveis e, geralmente, os únicos considerados em relatórios básicos de viagens.

• Passagens aéreas, rodoviárias ou outros meios de transporte;
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Deslocamentos locais, como táxi, aplicativo ou aluguel de carro;
• Seguros obrigatórios e taxas;
• Tarifas adicionais, como bagagem ou remarcações.
  

Esses valores aparecem de forma clara no orçamento e são facilmente mensuráveis. Ainda assim, eles representam apenas uma parte do custo total.

Custos indiretos

Os custos indiretos costumam passar despercebidos, mas têm impacto significativo na eficiência da operação.

• Tempo improdutivo durante deslocamentos e esperas;
• Retrabalho causado por erros manuais em reservas;
• Horas gastas por gestores e financeiro em aprovações;
• Cancelamentos e mudanças de itinerário;
• Perda de produtividade por atrasos ou falhas logísticas.
  

Mesmo sem aparecer como uma despesa direta, esses fatores consomem recursos e aumentam o custo real da viagem.

Custos intangíveis

Os custos intangíveis são mais difíceis de mensurar, mas influenciam diretamente o desempenho do colaborador e da empresa.

• Impacto no bem-estar físico e mental;
• Desgaste acumulado em viagens frequentes;
• Riscos operacionais e de segurança;
• Possíveis prejuízos no relacionamento com clientes;
• Queda de engajamento ao longo do tempo.
  

Ignorar esses elementos pode gerar consequências silenciosas, que se manifestam no médio e longo prazo.

Como mensurar o tempo produtivo perdido durante deslocamentos e esperas

O tempo é um dos ativos mais valiosos da empresa. Ainda assim, ele costuma ser o custo menos considerado nas análises de viagens corporativas.

Durante uma viagem, o colaborador perde tempo em diferentes momentos. O deslocamento até aeroportos, o check-in, as filas, as conexões e as esperas entre compromissos somam horas que poderiam ser usadas em atividades produtivas.

Para mensurar esse custo, o primeiro passo é estimar o número de horas improdutivas geradas pela viagem. Em seguida, esse total deve ser multiplicado pelo valor hora do colaborador, considerando salário, encargos e benefícios.

Além disso, é importante considerar a fadiga pós-viagem. Mesmo quando o colaborador retorna ao trabalho, sua produtividade pode estar reduzida, especialmente após deslocamentos longos ou agendas intensas.

Outro ponto relevante é avaliar se o objetivo da viagem justificava o deslocamento. Reuniões internas, por exemplo, muitas vezes poderiam ser realizadas de forma remota, com custo e impacto muito menores.

Para ter uma referência prática, uma viagem de apenas um dia pode gerar facilmente 6 a 8 horas improdutivas. Em cargos estratégicos, esse valor representa um custo expressivo que raramente é contabilizado.

TCO por perfil de colaborador: por que o custo não é igual para todos

O TCO não é uma métrica padronizada. Ele varia de acordo com o perfil do colaborador, o tipo de viagem e o contexto em que o deslocamento acontece.

Entender essas diferenças ajuda a empresa a tomar decisões mais inteligentes sobre quem deve viajar, quando e com qual objetivo.

Cargo e nível de responsabilidade

O cargo influencia diretamente o custo total da viagem. Profissionais em posições estratégicas possuem um custo hora mais elevado, o que torna cada período improdutivo mais caro para a empresa.

Além disso, atrasos ou imprevistos em viagens desse perfil tendem a gerar impactos maiores nas decisões e nos resultados do negócio.

Frequência de viagens

Colaboradores que viajam com frequência acumulam custos indiretos de forma recorrente. O desgaste físico e mental aumenta, assim como a probabilidade de erros, remarcações e queda de desempenho.

Já viagens pontuais, mesmo com custo direto mais alto, podem ter um impacto menor no TCO quando bem planejadas.

Destino da viagem

O destino influencia despesas com hospedagem, transporte e alimentação. Viagens para grandes centros ou para o exterior costumam elevar o custo direto e indireto.

Além disso, destinos mais complexos aumentam riscos e exigem mais tempo de planejamento e deslocamento.

Objetivo do deslocamento

Nem toda viagem gera o mesmo retorno. Visitas a clientes estratégicos tendem a ter um ROI mais claro do que reuniões internas ou eventos com baixo impacto comercial.

Ao analisar o TCO, a empresa consegue priorizar viagens com maior potencial de resultado e repensar aquelas que não justificam o investimento.

Como o TCO apoia decisões mais estratégicas em viagens corporativas

Quando o TCO passa a fazer parte da análise, a gestão de viagens deixa de ser apenas operacional. A empresa começa a avaliar não só quanto custa viajar, mas se faz sentido viajar.

Essa mudança de perspectiva permite ajustar políticas, reduzir deslocamentos desnecessários e melhorar o uso do orçamento. Também contribui para proteger a produtividade do time e o bem-estar dos colaboradores.

Além disso, o TCO ajuda a identificar padrões de desperdício, gargalos operacionais e oportunidades reais de otimização.

Com dados mais completos, as decisões deixam de ser baseadas em percepção e passam a ser orientadas por informação concreta.

Como a Onfly ajuda a visualizar e controlar o TCO do colaborador viajante

Para aplicar o TCO na prática, é fundamental contar com tecnologia. Centralizar informações, automatizar processos e gerar relatórios confiáveis faz toda a diferença na gestão de viagens.

A Onfly permite concentrar reservas, pagamentos e políticas em um único ambiente. Isso reduz custos diretos, elimina retrabalho e diminui o tempo gasto com processos manuais.

Com dados organizados, a empresa consegue identificar padrões de viagem, analisar perfis de colaboradores e entender onde o custo total está mais alto do que deveria.

Essa visibilidade transforma o TCO em uma ferramenta estratégica. Em vez de ser apenas um conceito, ele passa a orientar decisões mais eficientes, sustentáveis e alinhadas aos objetivos do negócio.

Enxergar o TCO é essencial para evoluir a gestão de viagens

O custo total por colaborador viajante vai muito além das despesas mais visíveis. Ignorar o TCO significa aceitar uma visão incompleta sobre o impacto das viagens no orçamento e na operação.

Ao considerar custos diretos, indiretos e intangíveis, a empresa ganha clareza para investir melhor, reduzir desperdícios e proteger a produtividade do time.

Se o objetivo é transformar dados em decisões e levar a gestão de viagens a um novo patamar, vale conhecer como a Onfly pode apoiar esse processo. 

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