Como calcular custo por pessoa em viagem: guia completo + dicas para economizar
Vai organizar uma viagem em grupo na sua empresa? Aprenda a calcular o custo por pessoa considerando alimentação, hospedagem, transporte e outras despesas!

As viagens corporativas são essenciais para o crescimento e expansão de uma empresa, permitindo o fechamento de negócios, fortalecimento de parcerias e participação em eventos estratégicos.
No entanto, esses deslocamentos podem representar um dos maiores investimentos operacionais, ficando atrás apenas da folha de pagamento e da tecnologia da informação.
Com o aumento da competitividade e a necessidade de otimizar recursos, calcular o custo por pessoa em uma viagem corporativa tornou-se fundamental. Esse cálculo não apenas auxilia no planejamento financeiro, mas também permite identificar áreas de economia e melhorar o retorno sobre o investimento (ROI) das viagens. Estudos indicam que, com um planejamento adequado, é possível economizar até 30% nos custos totais de uma viagem corporativa.
Continue com a gente para saber mais sobre o assunto e aprender como calcular o custo por pessoa em uma viagem corporativa.
Principais categorias de custos em viagens corporativas
Para calcular o custo por pessoa, é essencial entender as principais categorias de despesas envolvidas:
- Transporte: inclui passagens aéreas ou rodoviárias, aluguel de carros, táxis, combustível e reembolso de quilometragem. Estudos indicam que as passagens aéreas consomem, em média, 65% do orçamento de viagens corporativas.
- Hospedagem: gastos com diárias de hotéis, Airbnb corporativo ou outras acomodações. Reservas feitas com antecedência podem resultar em tarifas mais baixas, permitindo economia significativa.
- Alimentação: despesas com refeições diárias (café da manhã, almoço, jantar), lanches e eventuais refeições extras.
- Extras: inclui seguro viagem, taxas de eventos, transporte local, internet e roaming e outros custos imprevistos. É recomendável adicionar uma margem de 10-15% do total para cobrir despesas emergenciais.
Passo a passo para calcular o custo por pessoa
Agora que você conhece as principais categorias de custos, confira os 5 passos que desenhamos para calcular corretamente esses custos.
1. Planejamento antecipado
Antes de iniciar o cálculo, defina o destino, a duração e o propósito da viagem (ex.: participação em feira em São Paulo por 3 dias). Esse planejamento ajudará a estimar as necessidades e os custos associados. Uma viagem nacional tem custos bastante diferentes de uma internacional.
2. Levantamento de custos individuais
Utilize ferramentas como planilhas ou softwares especializados para registrar os custos de cada categoria. A Clara, por exemplo, oferece uma calculadora online que permite inserir passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local para obter o valor exato do reembolso.
3. Fórmula de cálculo
A fórmula básica para calcular o custo por pessoa é:
Custo por pessoa = (Transporte + Hospedagem + Alimentação + Extras) / Número de viajantes
Esse cálculo fornece uma estimativa precisa do custo individual de cada colaborador.
4. Inclusão de margem para imprevistos
Adicione uma margem de 10-15% ao total estimado para cobrir despesas imprevistas como cancelamento de voos. Por exemplo, se o custo total estimado for R$1.000, reserve R$150 para taxas não previstas.
5. Comparação de fornecedores
Reservar voos e hospedagem com antecedência pode reduzir custos em até 20%. Utilize plataformas de comparação de preços ou gestão de viagens, como a Onfly, e negocie tarifas corporativas com fornecedores para obter as melhores ofertas.
Ferramentas para otimizar o cálculo
Diversas ferramentas podem auxiliar no cálculo e controle dos custos de viagens corporativas:
- Planilhas gratuitas: modelos permitem registrar e categorizar despesas de forma eficiente.
- Softwares especializados: plataformas como Onfly oferecem funcionalidades avançadas, como:
- Criação de cartões virtuais com limites pré-definidos;
- Controle de gastos em tempo real;
- Integração com sistemas ERP;
- Processo de reembolso simplificado.
Essas ferramentas proporcionam maior transparência e eficiência na gestão de despesas.
Estratégias para reduzir custos sem comprometer a qualidade
Adotar práticas eficientes pode resultar em economia significativa:
- Política de viagens: estabeleça limites para classes de voo (sempre econômica) e diárias de hotel;
- Negociação com fornecedores: busque tarifas corporativas com companhias aéreas e redes hoteleiras;
- Parcerias e convênios: estabeleça acordos com fornecedores para obter descontos e benefícios exclusivos;
- Plataformas de gestão de viagens: utilize softwares como a Onfly para gerenciar viagens e economizar ainda mais.
Exemplo prático de cálculo
Considere o seguinte cenário: dois colaboradores da sua empresa irão participar de um evento em São Paulo, com duração de três dias. Veja abaixo a estimativa detalhada de custos:
Categoria | Valor por pessoa (R$) | Total para 2 pessoas (R$) |
Passagens aéreas | 600 | 1.200 |
Hospedagem (3 dias) | 900 (R$ 300/dia) | 1.800 |
Alimentação | 400 (R$ 70/dia + extras) | 800 |
Transporte local | 200 | 400 |
Extras (10%) | 210 | 420 |
Total geral | 2.310 | 4.620 |
Aplicando a fórmula para o cálculo do custo viagem corporativa por pessoa:
Custo por pessoa = (1.200 + 1.800 + 800 + 400 + 420) / 2 = R$2.310
Esse exemplo mostra como o detalhamento dos valores facilita o controle e a otimização dos recursos financeiros, permitindo ao gestor tomar decisões com base em dados reais, não apenas em estimativas vagas.
Transforme a gestão de viagens em um diferencial competitivo
Como vimos, calcular o custo de viagem corporativa por pessoa com precisão é uma etapa crucial para qualquer organização que deseja controlar suas despesas, otimizar recursos e manter a eficiência financeira. Além disso, esse processo ajuda a evitar surpresas desagradáveis no orçamento e garante que cada centavo investido tenha retorno.
Adotar ferramentas digitais pode facilitar esse trabalho e proporcionar maior controle em tempo real das despesas. E se você quer ir além, conheça a Onfly para automatizar a gestão de viagens e reduza custos de forma inteligente. Fale com um especialista hoje mesmo!
Perguntas frequentes (FAQ)
Confira outras dúvidas que nossos clientes têm sobre o assunto.
Como calcular despesas com quilometragem rodada?
Utilize o valor por km rodado definido pela empresa (exemplo: R$0,80/km) e multiplique pela distância percorrida.
Vale a pena contratar seguro viagem para deslocamentos nacionais?
Sim, especialmente para colaboradores que viajam com frequência. O custo é baixo e cobre imprevistos como cancelamentos e problemas de saúde.
É possível prever custos variáveis como alimentação?
Sim. Utilize médias de gastos diários baseadas em experiências anteriores ou consulte tabelas de reembolso praticadas pelo RH.