Como calcular o custo de alimentação em viagens corporativas?

A diária de alimentação é o valor gasto, por dia, com as refeições do colaborador que está em uma viagem corporativa. Segundo a Associação Brasileira de Nutrição, o recomendado é fazer, pelo menos, três refeições (café da manhã, almoço e jantar) e dois lanches saudáveis por dia. 

A diária de alimentação geralmente cobre o almoço e o jantar, além do café da manhã, que muitas vezes já está incluído na hospedagem em viagens de negócios. 

Para definir qual é o valor da diária de alimentação em uma viagem, os gestores desenvolvem estratégias de cálculos que ajudem a prever os custos e evitar surpresas no orçamento.

A seguir, conheça as principais formas de calcular a diária de alimentação em viagens corporativas. 

Métodos para calcular custo de alimentação em viagens

Levantamos 7 estratégias para calcular o custo com alimentação em viagens. Confira a seguir.

1. Pesquisa de mercado

A primeira estratégia que vamos tratar é a pesquisa de mercado. É possível determinar um custo estimado da diária de viagem através de uma pesquisa de preços naquela cidade ou região, onde acontecerá a viagem corporativa. 

A pesquisa de mercado é um método tradicional e eficiente para determinar o custo da diária de alimentação.

Essa pesquisa pode ser feita de três maneiras principais:

• Estudo in loco: visitar restaurantes próximos da hospedagem e eventos corporativos para levantar o preço médio.
• Benchmarking: analisar práticas de empresas que já viajam para a região.
• Dados de associações de viagens: consultar estudos e pesquisas de entidades do setor.

Quanto mais restaurantes analisados, mais precisa será a estimativa. Afinal, a refeição em áreas nobres pode ser significativamente mais cara do que em cidades menores. 

Uma refeição na zona Sul do Rio de Janeiro terá um preço muito diferente de uma refeição em uma pequena cidade do interior de São Paulo e, por isso, conhecer a realidade local é importante para que o colaborador tenha recursos suficientes para a sua alimentação.

2. Estratégia base zero

Na Estratégia Base Zero, o orçamento é elaborado do zero, ignorando dados históricos, para uma distribuição mais eficiente dos recursos.

Para aplicar:

• Levante os destinos mais frequentes da sua empresa.
• Faça uma pesquisa atualizada do custo médio de refeições nesses locais.
• Calcule uma média dos valores.

Embora trabalhosa, essa estratégia é bastante assertiva, pois analisa item a item, evitando distorções baseadas apenas em históricos antigos.

3. Estratégia de análise histórica

A análise histórica também é bastante comum na rotina dos gestores de viagens e utiliza registros de despesas anteriores para definir o custo da diária de alimentação.

O gestor consulta as prestações de contas passadas e utiliza essas informações como base. Contudo, é importante ficar atento:

• Gastos podem estar limitados por políticas internas.
• Inflação e mudanças no mercado podem tornar os dados antigos obsoletos.

Essa estratégia demanda uma atenção especial. É que o limite de gastos diários com alimentação, definido pela política de viagens, pode mascarar o quadro real de custo. 

Por exemplo, se a empresa oferece 70 reais para diária de alimentação, mas o valor não é suficiente e, portanto, o colaborador arca “do próprio bolso” com a diferença, essa estratégia não será a mais eficiente para definir o orçamento.

Esse modelo também é impactado pelas mudanças do mercado e pelo reajuste da inflação. Por isso, é importante ter um bom canal de comunicação, recebendo feedback dos viajantes sobre o valor estabelecido no período anterior, bem como atualizar o custo do aumento geral dos preços.

4. Valor fixo por política interna

Algumas empresas preferem definir um valor fixo por diária, independente do destino.

Por exemplo: R$80 por dia para alimentação em qualquer cidade.

Esse modelo é prático e facilita o controle financeiro, mas pode ser injusto em viagens para locais com custo de vida muito alto.

5. Percentual sobre a diária total

Nesse método, a diária de alimentação é calculada como um percentual da diária total da viagem (que inclui hospedagem e transporte).

Exemplo: se a diária total é de R$400, pode-se destinar 40% (R$160) para alimentação.

Este modelo é útil para padronizar orçamentos, especialmente em projetos ou viagens com grande volume de participantes.

6. Reembolso mediante nota fiscal

Em vez de valores fixos, o colaborador apresenta notas fiscais para reembolso.

Algumas empresas aplicam:

• Limite máximo diário.
• Limite por refeição (ex.: até R$30 no almoço e R$40 no jantar).

Essa prática oferece maior flexibilidade, mas exige mais controle e auditoria na prestação de contas.

7. Tabelas oficiais de diárias

Outra estratégia é usar como referência as tabelas de diárias governamentais (como a Tabela de Diárias da União).

Esses valores variam conforme:

• Cargo do viajante.
• Localidade da viagem.

É uma base segura e atualizada periodicamente, mas pode ser mais conservadora do que a realidade de algumas viagens corporativas.

O valor final da diária de alimentação

Essas 7 maneiras são formas práticas de calcular o valor estimado da diária de alimentação na viagem corporativa. 

Para chegar ao total necessário para o orçamento anual, lembre-se de multiplicar o valor estimado das refeições pelo número de diárias que foram feitas no período anterior. Assim, será possível validar se o valor da diária cabe no planejamento orçamentário. 

Caso o custo com a diária de alimentação ultrapasse o orçamento, cabe ao gestor optar por duas soluções: 

• redução do número de viagens; ou
• aumento do limite destinado às viagens dentro do financeiro da empresa.

A decisão deve considerar qual é a estratégia financeira do negócio e estar alinhada a ela. 

Por fim, vale lembrar ainda que, para que a estratégia adotada seja precisa, é importante verificar se a política de viagens da empresa engloba o café da manhã como refeição (na diária de alimentação) ou incluído na hospedagem. Isso porque, caso não esteja incluso, o cálculo da diária não será consistente com a realidade do viajante.

Lembre-se de que uma alimentação balanceada é fundamental para manter a saúde mental dos colaboradores, especialmente aqueles que estão em trânsito.

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