A diária de alimentação é o valor gasto, por dia, com as refeições do colaborador que está em uma viagem corporativa. Segundo a Associação Brasileira de Nutrição, o recomendado é fazer, pelo menos, três refeições (café da manhã, almoço e jantar) e dois lanches saudáveis por dia.
A diária de alimentação vai arcar com as refeições: o almoço e jantar, além do café da manhã, comumente incluído na política de hospedagem preferencial das viagens de negócios.
Para definir qual é o valor da diária de alimentação na viagem, os gestores de viagens desenvolvem estratégias de cálculos. Com os números em mãos, é possível determinar qual é o valor estimado da refeição e multiplicá-lo pelo número de diárias previstas. Dessa forma, sabemos se o gasto está dentro do orçamento ou se serão necessários ajustes.
Vamos conhecer a seguir algumas das estratégias mais utilizadas para calcular a diária de alimentação em viagem.
Estratégia de Pesquisa de Mercado
A primeira estratégia que vamos tratar é a pesquisa de mercado. É possível determinar um custo estimado da diária de viagem através de uma pesquisa de preços naquela cidade ou região, onde acontecerá a viagem corporativa.
Essa pesquisa de mercado pode ser feita de três formas mais usuais: através do estudo in loco, com dados de benchmarking ou por informações divulgadas por associações de viagens corporativas.
A pesquisa de mercado na região envolve analisar os restaurantes da região e fazer um levantamento do preço médio. Para fazer isso, é possível visitar os restaurantes disponíveis ou utilizar a internet para checar qual é o custo do almoço e/ou jantar naquela localidade. É importante ter em mente qual é a localização da hospedagem ou dos eventos corporativos para avaliar as opções mais próximas.
A quantidade de restaurantes analisados na pesquisa vai variar conforme a disponibilidade de opções, mas é importante saber que quanto mais restaurantes forem avaliados, mais precisa será a pesquisa.
Já no benchmarking, acontece uma análise das melhores práticas do mercado entre as empresas que viajam para a região. Ainda vale reunir os dados do mercado através de pesquisas e estudos que já foram elaborados por associações que atuam na área de viagens corporativas ou no mesmo setor da empresa. Por exemplo, qual é o valor da diária de alimentação que uma empresa da mesma área de atuação da minha costuma oferecer para os colaboradores na região X?
Independente da forma escolhida, a pesquisa de mercado envolve um estudo do cenário de custos naquela região. Essa é uma boa prática para chegar a números mais assertivos da diária de alimentação necessária.
Afinal, a refeição na zona Sul do Rio de Janeiro terá preço muito diferente de uma refeição em uma pequena cidade do interior de São Paulo e, por isso, conhecer a realidade local é importante para que o colaborador tenha recursos suficientes para a sua alimentação.
Estratégia Base Zero
Outra maneira bastante comum para calcular o preço da diária de alimentação é pela Estratégia Base Zero – termo comum para definir orçamento de viagem. Como o próprio nome já diz, se trata de elaborar um orçamento do zero, ignorando todos os dados anteriores do histórico para fazer uma alocação de recursos mais eficiente.
Para chegar ao preço da refeição diária, basta elaborar um ranking das cidades mais visitadas e a pesquisa de preço médio da região.
Dessa forma, será possível saber quais são os destinos mais comuns nas viagens corporativas da sua empresa e quais são os valores praticados em cada um deles. Também é válido elaborar uma média do preço.
Essa é uma estratégia mais trabalhosa, mas que é mais assertiva, já que analisa “linha por linha” do que será investido do recurso disponível.
Estratégia de Análise Histórica
A estratégia de Análise Histórica também é bastante comum na rotina de gestores de viagens. O processo é básico e se fundamenta em desenvolver o orçamento futuro com base no histórico de custos. Ou seja, para colocar em prática, basta pesquisar o custo da diária de alimentação nas prestações de contas anteriores.
Essa estratégia demanda uma atenção especial. É que o limite de gastos diários com alimentação, definido pela política de viagens, pode mascarar o quadro real de custo.
Por exemplo, se a empresa oferece 70 reais para diária de alimentação, mas o valor não é suficiente e, portanto, o colaborador arca “do próprio bolso” com a diferença, essa estratégia não será a mais eficiente para definir o orçamento.
Esse modelo também é impactado pelas mudanças do mercado e pelo reajuste da inflação. Por isso, é importante ter um bom canal de comunicação, recebendo feedback dos viajantes sobre o valor estabelecido no período anterior, bem como atualizar o custo do aumento geral dos preços.
O valor da diária de alimentação
Essas são as formas práticas de calcular o valor estimado da diária de alimentação na viagem corporativa. Para chegar ao total necessário para o orçamento do ano, lembre-se de multiplicar o valor estimado das refeições pelo número de diárias que foram feitas no período anterior. Assim, será possível validar se o valor da diária cabe no planejamento orçamentário.
E, caso o custo com a diária de alimentação ultrapasse o orçamento, cabe ao gestor optar por duas soluções: redução do número de viagens ou o aumento do limite destinado às viagens dentro do financeiro da empresa. A decisão deve considerar qual é a estratégia financeira do negócio e estar alinhada a ela.
Por fim, vale lembrar ainda que, para que a estratégia adotada seja precisa, é importante verificar se a política de viagens da empresa engloba o café da manhã como refeição (na diária de alimentação) ou incluído na hospedagem. Isso porque, caso não esteja incluso, o cálculo da diária não será consistente com a realidade do viajante.
Uma plataforma de gestão de viagens e de despesas pode ser o braço direito do gestor para utilizar a estratégia Base Zero ou de Análise Histórica. Isso porque os dados vão estar agrupados e organizados, simplificando o acesso tanto ao histórico de preços quanto às cidades mais visitadas nas viagens de trabalho.
Por todos esses motivos, ter acesso a um relatório preciso das despesas de viagens e uma gestão eficiente do processo são pontos fundamentais para garantir o sucesso das viagens corporativas. Fale com um dos nossos especialistas e entenda se a Onfly faz sentido para simplificar a gestão na sua empresa!
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