ROI em viagens corporativas: como mensurar o investimento.

Muitas empresas ainda enxergam as viagens corporativas como um gasto, mas nós sabemos que não é bem assim que funciona. Existe, sim, um retorno sobre esse investimento e é possível calcular o ROI desses deslocamentos estratégicos. 

Seja para reuniões, eventos de negócios ou conferências, o objetivo de qualquer viagem corporativa deve ser gerar valor – e de qualquer maneira, seja com novos contratos, networking, conhecimento ou fortalecimento da marca. 

Mas como medir esse retorno? 

Neste artigo, vamos te ensinar a calcular o ROI de viagens corporativas e explicar como garantir que cada real investido realmente traga resultados para sua empresa.

O que é ROI? 

Primeiramente, o ROI funciona como um indicador financeiro. 

A sigla é uma abreviação da expressão “Return on Investment” ou Retorno sobre Investimento, em sua tradução ao português. E, como o próprio nome já diz,  ele é um cálculo que mensura a efetividade dos investimentos em um negócio. 

Por meio dessa métrica, que é um dos KPIs essenciais para gestores de viagens, os gestores conseguem ter a real noção de quais estratégias de negócio estão trazendo retorno financeiro para a empresa.

Com isso, as empresas conseguem concentrar energia nas práticas que estão dando certo, ou seja, que retornam o valor – seja em capital ou tempo – que foi investido.

Como calcular o ROI?

De maneira simples e direta, como o cálculo do ROI, temos a fórmula para calculá-lo:  

(Receita – Custo / Custo) x 100

O valor dessa conta básica corresponde ao retorno sobre o capital que foi investido durante a viagem a trabalho. Mas, para conseguir fechar a conta, é preciso que todos os gastos relacionados à viagem estejam perfeitamente contabilizados.

O que levar em conta na hora do cálculo do ROI das viagens corporativas?

Para quem está acostumado a pesquisar bastante na hora de fazer viagens a passeio sabe que essa tarefa costuma ser bem mais fácil do que nas viagens a trabalho. 

Mas, mesmo para os inexperientes, não há nenhum segredo nesse processo que uma colorida planilha do Excel ou uma plataforma de gestão completa não resolva.

Os itens que não podem faltar na conta de gastos são:

• Passagem aérea e hospedagem

Parte fundamental de qualquer viagem corporativa, as estadias em hotéis e tickets aéreos são os primeiros itens que precisam ser avaliados em questão de custo para que o ROI seja vantajoso.

Afinal, quanto mais próximo à data escolhida, menor será a oferta, o que eleva os preços. 

Acredite, a falta de antecedência pode elevar os preços em até 800%. Além disso, vale a pena considerar também formas menos convencionais, como hotéis de redes menores, por exemplo.

• Alimentação do viajante

É importante estabelecer uma quota diária de alimentação a partir da pesquisa de preços médios por refeição na cidade que será visitada.

Dessa forma, o funcionário vai conseguir se organizar de acordo com suas preferências, sem exceder o valor esperado.

Caso a empresa já possua um sistema de Vale Alimentação (VA) ou de cartão corporativo pré-pago, uma alternativa pode ser recarregar o cartão com o valor descoberto na pesquisa, de acordo com a quantidade de dias que o colaborador estará fora. Essa opção faz com que menos ações de reembolso sejam necessárias no processo.

• Deslocamento

O preço de passagens de ônibus e metrô pode ser pesquisado nos sites das empresas municipais de transporte de cada cidade, em apps de mobilidade urbana como Moovit, Google Maps ou até mesmo nos portais das companhias de trens metropolitanos, como a CBTU e a CPTM.

Mas, caso o transporte público não seja uma opção na localidade de destino, é possível obter uma média do valor a ser gasto com aplicativos de transporte como Uber e 99, pesquisando cada rota em diferentes horários.

Não se esqueça de incluir a hora de pico e as previsões de chuva, quando os preços costumam aumentar – e muito!

• Cursos e eventos

Algumas viagens a trabalho não estão diretamente relacionadas às visitas a clientes, mas sim ao desenvolvimento intelectual de sua equipe. Isso certamente agrega valor inestimável a médio e longo prazo, tanto em relação à satisfação dos colaboradores como quanto ao desenvolvimento de novos projetos lucrativos.

Mas o preço dos ingressos ou matrículas existe e precisa entrar na conta de despesas com a viagem.

Caso haja tempo disponível, visitar aquela empresa parceira ou aquele prospect não será uma má ideia para aumentar os resultados desse investimento.

• Seguro viagem e saúde

Como diz o ditado popular, é melhor prevenir do que remediar. Os seguros de viagem e saúde oferecem garantias em relação às bagagens despachadas durante o voo, assim como em relação ao bem estar de seus colaboradores.

Esse item de segurança pode ser obrigatório caso o local de destino seja outro país. Enquanto estiver pesquisando sobre vistos e demais documentação necessária, lembre-se de procurar informações sobre seguros e a situação do cartão de vacinas, que também podem variar.

Voltemos ao cálculo anterior:

• Passagem de avião (ida e volta) R$386
• Diária do hotel R$230
• Deslocamento R$85
• Alimentação R$132

R$850 x 3 colaboradores = 2.500 reais

05 maneiras de aumentar o ROI em viagens corporativas.

A redução dos gastos pode parecer a primeira opção. Mas, acredite: isso pode atrapalhar o processo de ampliação da consciência de marca da sua empresa, fidelização dos seus clientes ou aquisição de conhecimento pelos seus colaboradores, que são alguns dos objetivos mais comuns para as viagens a trabalho.

Muitas vezes, é melhor focar em aumentar o valor do ROI das suas viagens, do que simplesmente cortá-las. Para te ajudar a entender, separamos 05 práticas que vão te ajudar:

• Política de viagens; 

O controle financeiro nunca é uma tarefa fácil, mas se sua empresa possui um plano de regras claro e tem o hábito de conversar constantemente com seus colaboradores sobre as normas previstas na política de viagens, logo você verá as economias.

Esse documento deve conter informações sobre os fornecedores preferenciais, as regras de reembolso, os procedimentos de segurança e proteção de viagens, bem como as ferramentas de reserva da empresa.

Uma política de viagens eficaz orienta a execução e o planejamento dos guerreiros da estrada para que suas jornadas aconteçam com o menor número de imprevistos possível.

No entanto, a política de viagens de negócios não pode ser mais um daqueles manuais que existem, mas ninguém tem conhecimento ou jamais acessou em anos de empresa. Nesse ponto, está a importância de uma comunicação interna eficaz e transparente.

• Expansão de parcerias; 

Empresas parceiras de diferentes setores em várias localidades são como “amigos de intercâmbio” para sua empresa. Uma política de parcerias para viagens corporativas pode facilitar sua vida ao conseguir descontos em diversos serviços essenciais para que a única preocupação da sua equipe seja atingir a meta estabelecida.

Além disso, clientes de companhias parceiras podem também ter interesse nos seus produtos e serviços, o que faz total diferença no que tange à conquista de divulgação orgânica para o seu negócio.

• Objetividade; 

Manter o foco em uma viagem a trabalho é mais um passo para garantir o ROI positivo. Mas, para isso, é bom ter um “script” em mente, ou seja, todas as metas e objetivos claros da viagem a trabalho. 

Quanto menor for o período de viagem, menores serão as despesas e mais cedo o seu colaborador estará de volta às funções normais de seu cargo na empresa, o que também é um grande benefício financeiro.

Para definir as metas a serem conquistadas durante a visita aos clientes ou demais atividades a serem realizadas no local de destino, paute suas escolhas a partir das prioridades que serão mais eficazes para os atuais interesses da empresa.

• Follow up com os contatos;

Se sua empresa ainda não trata as viagens corporativas como um canal de aquisição, talvez seja a hora de repensar suas estratégias. Afinal, é um ótimo lugar para fazer contatos e é muito importante que essa conexão não “esfrie”.

Por esse motivo, é muito importante estabelecer um fluxo de contato com as parcerias feitas durante os eventos ou reuniões que garanta o progresso das conversas e aumente ainda mais o interesse. 

Uma dica é entrar em contato já nas primeiras 24 horas agradecendo o contato e reforçando os pontos importantes da conversa e, assim, aprofundar as negociações na primeira semana.

• Faça um “buzz”. 

Principalmente para os casos de viagens para eventos, um “buzz” nunca é demais. E não é preciso tantos investimentos para isso, visto que as redes sociais são ótimos canais para isso. 

Sua empresa pode criar conteúdos exclusivos sobre o evento, tanto como conteúdo rico para clientes quanto para ações de aquisição de leads (LPs com e-book sobre algum evento interessante, por exemplo).

As transmissões ao vivo também são ótimos para engajar o público e fortalecer sua marca sem grandes investimentos além da viagem. 

O foco é claro: mostrar a importância que o evento tem – e como sua marca se enriquece com ele – e ainda fortalece o mercado gerando insights para os parceiros. Uma boa estratégia de buzz sempre pode atrair novos negócios.

Quais métricas devo acompanhar pós viagens corporativas?

Para além do retorno em novos contratos, parcerias e dinheiro imediato, é importante que as viagens corporativas também sejam encaradas como um investimento a longo prazo. 

Quem nunca viajou para visitar um cliente (ou lead) e depois colheu bons frutos de relacionamento e retenção? Muitas vezes, pode parecer um investimento “simples” para a empresa, mas os resultados são bastante impactantes. 

Por isso, o cálculo do ROI para as viagens corporativas é mais complexo – e muitas vezes deixamos de calcular os retornos a longo prazo. 

Para te ajudar a entender o valor gerado com esse deslocamento, separamos algumas métricas para você acompanhar: 

• Geração de leads qualificados;

Nem sempre uma venda é fechada na viagem, pelo contrário, muitas vezes ela é um ponto de partida para próximas parcerias. Como falamos anteriormente, as viagens corporativas devem ser pensadas como mais um canal de aquisição – até mesmo em viagens de treinamento de equipes, até porque um bom networking pode acontecer nesses casos também. 

Para metrificar quão proveitoso foi o investimento, mapeie o número de leads gerados, quantos contatos avançaram para negociações e qual a qualidade das conexões que sua empresa fez. 

Usar um CRM para registrar essas informações vai te trazer mais insumos e ainda te ajudar com o monitoramento. 

• Métricas de relacionamento com clientes e parceiros;

Não é só de aquisição que uma viagem corporativa é feita, mas também da retenção e fortalecimento das parcerias da empresa. E para ver o real valor do investimento, é preciso metrificar. 

Primeiro de tudo, mensure o impacto na retenção com as taxas de renovação de contratos, por exemplo. Traga à mesa também uma avaliação da satisfação do cliente e como sua visita, reunião, evento ou qualquer ação envolvendo a viagem impacta a confiança que esse parceiro tem na sua empresa – isso é muito importante. 

Para conseguir esses dados mais precisos, uma pesquisa de satisfação é um clássico que nunca sai de moda! 

Ah, e lembre-se: os encontros presenciais também podem ser uma oportunidade de aumentar o escopo com seus clientes de forma mais incisiva, se for oportuno. 

• Fortalecimento de marca; 

Como falamos anteriormente, principalmente dos casos dos eventos corporativos, mesmo que sua empresa não tenha um stand, é possível fortalecer sua marca. Por isso, muitas vezes, vale a pena viajar para aquela feira em outro estado e disseminar sua marca entre os players. 

Para entender qual o valor uma viagem e participação em eventos está gerando, fique de olho em: 

• Aumento no tráfego do site; 
• Novos seguidores nas redes sociais; 
• Leads qualificados que vieram através da sua presença no evento.

Para isso, ferramentas como Google Analytics e Insights das redes sociais são ótimas para medir esses impactos.

• Despesas de viagem; 

Uma boa gestão de viagens não é apenas sobre aumentar os ganhos, mas também de minimizar os gastos. Garantir que os recursos não sejam desperdiçados e que cada despesa gere real valor para a empresa é a estratégia mais importante.

Para isso, a gestão precisa ficar de olho em alguns indicadores como o custo médio por viagem, para saber se os valores estão dentro da política de viagens da empresa; dados de gastos extras e índice de imprevistos como no-show, cancelamentos e remarcações de voos e hospedagens. 

A partir dessas métricas, é possível seguir com estratégias para conter o desperdício nas viagens corporativas. 

Por exemplo, se o custo médio por viagem for muito alto, você pode planejar as viagens com antecedência para ter mais opções e garantir preços melhores, prever prazos mínimos para compras de passagens e hospedagens em sua política de viagens ou investir em um sistema de gestão de despesas de viagem para reduzir esses custos. 

Outro ponto que a tecnologia pode ajudar a reduzir custos e aumentar o ROI, é em relação aos “no-show” que geram bastante dor de cabeça na gestão de despesas – e nenhum reembolso. 

Além de ajustar a política de viagem, neste caso, a tecnologia pode ser um “braço” facilitar a comunicação em casos de imprevistos e também dar autonomia ao colaborador, permitindo que o próprio viajante faça ou altere suas reservas, desde que dentro dos parâmetros da política. 

Como fazer uma boa gestão de viagens e aumentar o ROI?

Agora que falamos sobre como uma boa gestão de viagens pode impactar em aumento de ROI, é hora de entender como isso pode virar realidade. 

E, não tem como ter uma visão estratégica desse ativo, sem o apoio da tecnologia. Além de poupar esforços e tempo da sua equipe, um software é capaz de metrificar tudo que é necessário para uma tomada de decisão mais certeira. 

Com a Onfly, seus colaboradores fazem a reserva de passagens e hotéis de forma rápida, de acordo com a política de viagens preestabelecida e com toda gestão e relatórios de acompanhamento que sua empresa precisa – e em um só lugar. 

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