ROI: transforme as despesas de suas viagens corporativas em investimentos

Viajar a trabalho pode ser essencial para o gerente comercial, para o gerente de projetos ou para seu time de relações públicas, mas o seu setor financeiro pode muitas vezes não concordar com esse fato, porque não há visibilidade do ROI (retorno sobre o investimento).

Afinal, com uma série de plataformas digitais para reuniões online, como o Google Meet e o Skype, disponíveis de forma gratuita, e por, às vezes, não ser possível mensurar a eficiência e as recompensas que uma viagem a trabalho traz para a empresa, pode ser difícil justificar esse investimento.

Porém, de acordo com um estudo do Oxford Economics USA, as viagens de negócios contribuem para uma maior retenção de clientes, talentos, oportunidades de networking e assistência ao RH.

Além disso, os executivos entrevistados durante a pesquisa relataram que 40% de seus clientes em potencial são convertidos durante reuniões realizadas pessoalmente, enquanto o percentual de conversão por reuniões online é de apenas 16%.

Devido à elevada concorrência do mercado, é preciso se diferenciar para conquistar novos clientes. As inovações tecnológicas são um excelente suporte, mas, hoje, uma carta personalizada e escrita à mão gera muito mais valor do que um mais um e-mail na caixa de entrada, não é mesmo?

Deslocar um funcionário ou parte de sua equipe para encontrar um cliente ou parceiro pessoalmente demonstra que sua empresa se importa e isso pode ser uma das armas mais fortes do seu arsenal estratégico.

O ponto fundamental para que todos os setores da sua empresa entrem em acordo é a otimização do orçamento dedicado às viagens a trabalho. Dessa forma, é possível mensurar a atividade, aumentando o retorno ou diminuindo a quantia do investimento.

Por esse motivo, é importante saber calcular o ROI em viagens a trabalho e é sobre isso que vamos falar neste artigo.

O que é ROI? 

O ROI pode ser considerado como um indicador financeiro. Essa sigla é a abreviação da expressão “Return on Investment” ou Retorno sobre Investimento, em sua tradução ao português. Na prática, denomina um cálculo ou uma ferramenta através da qual é possível mensurar a efetividade de diversos investimentos em um negócio. 

Por meio dessa métrica, que é um dos KPIs essenciais para gestores de viagens, os gestores conseguem ter a real noção de quais estratégias de negócio estão trazendo retorno financeiro para a empresa.

Com isso, sua empresa pode concentrar seus esforços no que dá mais certo e não gastar tanta energia com o que não têm se mostrado eficiente.

Como calcular o ROI?

Simples e direta, a fórmula do ROI é:

(Receita – Custo / Custo) x 100

O valor obtido corresponderá ao retorno sobre o capital que foi investido durante a viagem a trabalho. Mas, para conseguir efetuar a equação, é preciso que todos os gastos referentes à viagem estejam perfeitamente contabilizados.

Como aplicar ROI em viagens de negócios na prática?

Caso o custo final de sua viagem corporativa seja de R$2.500, por exemplo, e o objetivo da viagem foi cumprido, trazendo o retorno financeiro de R$7.000, o ROI será de 180%. 

Segue abaixo o cálculo:

(7.000 – 2.500) ÷ 2.500 = 1.8

1.8 x 100 = 180%

Isso significa que a viagem de negócios da sua equipe trouxe mais benefícios a sua empresa do que gerou de despesas a serem quitadas. 

Agora que você já conhece a fórmula e como aplicar o ROI em gestão de viagens na prática, vamos simular um outro exemplo?

Seu colaborador precisou viajar para uma outra unidade da fábrica para evitar um recall de centenas de máquinas e um prejuízo de 300 mil reais. A viagem custou um total de R$ 960,00. Como calcular o ROI dessa viagem a trabalho? Nesse caso, o prejuízo evitado entra na fórmula do ROI como parte da receita.

A nossa fórmula ficaria da seguinte maneira:

((300.000 – 960) / 960) x 100

299.040‬/960 = 311,5

311,5 x 100 = 31150%

Lembre-se: se o negócio for fechado após três viagens do seu time, por exemplo, todas as três viagens devem entrar na hora de fazer a conta do ROI.

Além do mais, no curto e médio prazo, pode ser que o resultados daquela viagem não sejam visíveis aos gestores a primeira vista e o ROI seja negativo naquele momento. Porém, os detalhes de quanto cada cliente gastou devem ser considerados em uma análise mais profunda ao longo prazo.

A análise do ROI em viagens corporativas as vezes pode ter um valor muito subjetivo. Suponha que sua empresa dê um treinamento para os funcionários de várias unidades. Essas viagens não terão nenhuma venda e, portanto, nenhuma receita direita.

Mas, ao mesmo tempo, esse é um investimento um pouco mais complexo, que deve ser mensurado futuramente avaliando a produtividade dos colaboradores pós treinamento, o prejuízo que foi evitado, o nível de conhecimento e os resultados que isso trouxe à empresa.

O que levar em conta na hora do cálculo do ROI?

Quem está acostumado a pesquisar bastante na hora de fazer viagens a passeio sabe que essa tarefa costuma ser bem mais fácil do que nas viagens a trabalho. Mas, mesmo para os inexperientes, não há nenhum segredo nesse processo que uma colorida planilha do Excel ou uma plataforma de gestão completa não resolva.

Os itens que não podem faltar na conta de gastos são:

Passagem aérea e hospedagem

Parte fundamental de qualquer viagem corporativa, as estadias em hotéis e tickets aéreos são os primeiros itens que precisam ser avaliados em questão de custo para que o ROI seja vantajoso.

Afinal, quanto mais próximo à data escolhida, menor será a oferta, o que eleva os preços. Acredite, a falta de antecedência pode elevar os preços em até 800%.

Vale a pena considerar também formas menos convencionais, como hoteis de redes menores, por exemplo.

Alimentação do viajante

É importante estabelecer uma quota diária de alimentação a partir da pesquisa de preços médios por refeição na cidade que será visitada.

Dessa forma, o funcionário vai conseguir se organizar de acordo com suas preferências, sem exceder o valor esperado.

Caso a empresa já possua um sistema de Vale Alimentação (VA) ou de cartão corporativo pré-pago, uma alternativa pode ser recarregar o cartão com o valor descoberto na pesquisa, de acordo com a quantidade de dias que o colaborador estará fora. Essa opção faz com que menos ações de reembolso sejam necessárias no processo.

Deslocamento

O preço de passagens de ônibus e metrô pode ser pesquisado nos sites das empresas municipais de transporte de cada cidade, em apps de mobilidade urbana como Moovit, Google Maps ou até mesmo nos portais das companhias de trens metropolitanos, como a CBTU e a CPTM.

Mas, caso o transporte público não seja uma opção na localidade de destino, é possível obter uma média do valor a ser gasto com aplicativos de transporte como Uber e 99, pesquisando cada rota em diferentes horários.

Não se esqueça de incluir a hora de pico e as previsões de chuva, quando os preços costumam aumentar (e muito!).

Cursos e eventos

Algumas viagens a trabalho não estão diretamente relacionadas às visitas a clientes, mas sim ao desenvolvimento intelectual de sua equipe. Isso certamente agrega valor inestimável a médio e longo prazo, tanto em relação à satisfação dos colaboradores como quanto o desenvolvimento de novos projetos lucrativos.

Mas o preço dos ingressos ou matrículas existe e precisa entrar na conta de despesas com a viagem.

Caso haja tempo disponível, visitar aquela empresa parceira ou aquele prospect não seja uma má ideia para maximizar os resultados desse investimento.

Seguro viagem e saúde

Como diz o ditado popular, é melhor prevenir do que remediar. Os seguros de viagem e saúde oferecem garantias em relação às bagagens despachadas durante o voo, assim como em relação ao bem estar de seus colaboradores.

Esse item de segurança pode ser obrigatório caso o local de destino seja outro país. Enquanto estiver pesquisando sobre vistos e demais documentação necessária, lembre-se de procurar informações sobre seguros e a situação do cartão de vacinas, que também podem variar.

Voltemos ao cálculo anterior:

Passagem de avião (ida e volta) R$386

Diária do hotel R$230

Deslocamento R$85

Alimentação R$132

R$850 x 3 colaboradores = 2.500 reais

Como aumentar o valor do ROI?

A redução dos gastos pode parecer a primeira opção. Porém, essa ação pode atrapalhar o processo de ampliação da consciência de marca da sua empresa, fidelização do cliente ou aquisição de conhecimento pelos seus colaboradores, que são alguns dos objetivos mais comuns para as viagens a trabalho.

Por esse motivo, confira nossas dicas para saber como é possível economizar sem medo. 

Política de viagens clara

O controle financeiro nunca é uma tarefa fácil, mas se sua empresa possui um plano de regras claro e tem o hábito de conversar constantemente com seus colaboradores sobre as normas previstas na política de viagens, logo você verá as economias.

Esse documento deve conter informações sobre os fornecedores preferenciais, as regras de reembolso, os procedimentos de segurança e proteção de viagens, bem como as ferramentas de reserva da empresa.

Uma política de viagens eficaz orienta a execução e o planejamento dos guerreiros da estrada para que suas jornadas aconteçam com o menor número de imprevistos possível.

No entanto, a política de viagens de negócios não pode ser mais um daqueles manuais que existem, mas ninguém tem conhecimento ou jamais acessou em anos de empresa. Nesse ponto, está a importância de uma comunicação interna eficaz e transparente.

Expansão de parcerias

Empresas parceiras de diferentes setores em várias localidades são como “amigos de intercâmbio” para sua empresa. Uma política de parcerias para viagens corporativas pode facilitar sua vida ao conseguir descontos em diversos serviços essenciais para que a única preocupação da sua equipe seja atingir a meta estabelecida.

Além disso, clientes de companhias parceiras podem também ter interesse nos seus produtos e serviços, o que faz total diferença no que tange à conquista de divulgação orgânica para o seu negócio.

Objetividade

Manter o foco em uma viagem a trabalho é essencial para que ROI seja positivo. Mas, para isso, estabelecer metas e objetivos claros deve ser a etapa inicial de qualquer plano.

Quanto menor for o período de viagem, menores serão as despesas e mais cedo o seu colaborador estará de volta às funções normais de seu cargo na empresa, o que também é um grande benefício financeiro.

Para definir as metas a serem conquistadas durante a visita aos clientes ou demais atividades a serem realizadas no local de destino, paute suas escolhas a partir das prioridades que serão mais eficazes para os atuais interesses da empresa.

Utilize de plataformas e ferramentas para gestão de viagens. Hoje em dia, há tecnologia para nos auxiliar em todos os âmbitos de nossas vidas e o planejamento de viagens corporativas não é uma exceção.

Tanto àqueles que não têm organização como seu ponto forte quanto para quem possui experiência na área, contratar uma solução especializada em viagens a trabalho é a a melhor escolha para você garantir o sucesso das viagens a trabalho de sua empresa.

Isso porque essas ferramentas oferecem mais transparência nos gastos, economia na antecedência de viagem e  relatórios completos e personalizados.

Fale com um especialista e conheça a Onfly, a plataforma completa de gestão de viagens e despesas corporativas: