Sou obrigado a guardar as notas fiscais da viagem a trabalho?

Seja durante a compra da passagem aérea, ao usar o aplicativo de transporte ou em outras atividades relacionadas a viagem corporativa, as notas fiscais fazem parte dessa rotina.

Afinal, é através do envio das notas fiscais que o reembolso pode ser feito para o colaborador, na prestação de contas, para as empresas que possuem esse tipo de gestão de despesas. 

Além disso, elas também comprovam o pagamento de impostos durante a compra e resguardam o colaborador, como também a empresa, sobre as questões tributárias.

Nesse processo, podem surgir dúvidas sobre a obrigatoriedade de guardar esses documentos ou até por quanto tempo é recomendado. Para saber mais sobre as notas fiscais, durante a viagem a trabalho, confira o conteúdo abaixo.

O que são notas fiscais?

As notas fiscais são documentos comprobatórios na aquisição de algum produto ou serviço, além de garantir a conformidade legal no pagamento de impostos. Isso porque, ao longo do tempo, é possível que as notas fiscais sejam solicitadas para avaliação das consistências tributárias, pela Receita Federal.

Outra importância das notas fiscais é a comprovação das despesas realizadas pelo colaborador, durante alguma atividade corporativa, como uma viagem a trabalho. 

Em algumas empresas, o colaborador utiliza dos próprios recursos para arcar com algum gasto corporativo. E, após a realização da atividade, solicitam o reembolso do valor na prestação de contas. As notas fiscais confirmam a veracidade dos gastos, seja na compra de passagens aéreas, na alimentação, na hospedagem ou em outras despesas reembolsáveis.

Além disso, elas são a garantia de que as despesas corporativas ocorreram de acordo com o limite estabelecido na política de viagens, por parte do colaborador. Sendo assim, é importante que as notas fiscais sejam guardadas por um período, caso seja solicitada a comprovação de algum gasto.

Por quanto tempo é necessário guardar as notas fiscais

Consta na legislação, como na Lei 5172/1966 e na Lei n° 9430/1996, que a guarda desses documentos, por parte das empresas, é obrigatória. Isso porque os órgãos tributários podem solicitar as notas fiscais para verificar a conformidade legal das operações feitas.

Levando em conta a possibilidade de apresentação dos documentos, o tempo mínimo para guardar a nota fiscal é de cinco anos, seja para notas fiscais físicas ou digitais. Por isso, é importante que as empresas, como também as pessoas físicas, tenham atenção para garantir a integridade dos documentos, desde o cuidado para as notas não danificarem com o tempo, quanto ter uma plataforma que mantenham as notas fiscais seguras.

Para os colaboradores responsáveis pelo pagamento de despesas em um evento corporativo, o prazo para guardar a nota fiscal varia. Por exemplo, caso o funcionário tenha realizado uma viagem corporativa, é importante armazenar as notas fiscais para realização da prestação de contas.

Dados como o tipo de despesa, a data da compra realizada, o valor e apresentação do comprovante de pagamento são algumas das informações que devem constar no Relatório de Despesas de Viagens que será feito após alguma atividade corporativa. Por isso, tenha em mãos as notas fiscais desse período.

Como guardar a nota fiscal de forma segura?

Algumas empresas utilizam de processos manuais e mais burocráticos para a gestão de despesas corporativas, como planilhas para controle dos gastos. Mas é possível ter uma política de despesas mais eficiente e automatizada, que gere maior transparência para os colaboradores e gestores.

Na Onfly, contamos com uma plataforma all-in-one, que integra a gestão de viagens com a de despesas, gerando mais autonomia para o viajante e concentrando as informações estratégicas para o gestor de viagens.

Com essa tecnologia, é possível analisar padrões de consumo, acessar dados em tempos real, além de ser possível o envio de notas fiscais e outros documentos em tempo real para a plataforma. Inclusive, a Onfly conta com a leitura de QRcode da nota fiscal, para facilitar o lançamento da despesa na plataforma.

Isso simplifica os processos de prestação de contas e gera mais agilidade para os viajantes e para os gestores. Quer conhecer mais sobre as soluções de gestão de despesas da Onfly? Entre em contato com um especialista!