5 dicas para reservar viagem para sua liderança

Reservar uma viagem para executivos ou membros da alta liderança de uma empresa não é uma tarefa simples. Apesar de complexa, essa atividade faz parte da rotina de muitos profissionais que atuam como secretários excecutivos e gestores de viagens corporativas.  

Garantir a viagem da liderança envolve muito mais do que apenas encontrar passagens aéreas e boas acomodações. Isso porque a experiência de viagem de um líder pode impactar diretamente sua produtividade e bem-estar, refletindo também na imagem da empresa. 

Para garantir que a viagem seja eficiente, confortável e sem imprevistos, algumas dicas podem fazer toda a diferença. Neste artigo, vamos compartilhar 5 tópicos de atenção na hora de reservar viagens para sua liderança — seja para seu líder direto ou para c-levels da sua empresa.

Leia mais!

 1. Conte com uma plataforma tudo em um de gestão de viagens

Uma das melhores maneiras de garantir que a viagem da sua liderança seja bem organizada e sem contratempos é utilizar uma plataforma tudo em um para gestão de viagens corporativas. 

Essas plataformas oferecem uma solução completa, permitindo gerenciar todas as etapas da viagem — desde a reserva de passagens aéreas, hotéis e transporte até a organização de despesas e relatórios de viagens.

Além disso, sabemos que a agenda de líderes costuma ser bem mais volátil, sujeita a mudanças de última hora e, nesse sentido, sua ferramenta de gestão de viagens deve oferecer suporte 24/7. Algumas soluções, como a da Onfly, oferecem ainda o serviço Corporate, com atendimento VIP e soluções personalizadas para empresas enterprise, que exigem soluções sob medida. 

Com uma plataforma integrada, todas as informações relacionadas à viagem ficam em um só lugar, facilitando o acesso rápido a detalhes importantes, como horários de voo, documentos necessários e hospedagem.

Isso reduz a possibilidade de erros e economiza tempo, tanto para quem faz a reserva quanto para o líder que estará viajando. 

 2. Tenha uma política de viagens clara na empresa

Outro ponto fundamental para garantir que a viagem de sua liderança seja bem-sucedida é ter uma política de viagens corporativas bem definida. Isso facilita o processo de reservas, orientando sobre as melhores escolhas. 

Com as regras claras, também se evita possíveis confusões e mal-entendidos, além de otimizar os custos da empresa. 

Uma política de viagens clara deve abordar aspectos como:

• direitos e deveres dos viajantes, com os tipos de acomodações permitidas, as classes de voo e o uso de transporte terrestre, como aplicativos de mobilidade;
• reembolsos e despesas permitidas pela empresa;
• procedimentos de emergência para esclarecer como reagir a imprevistos como cancelamentos de voo ou mudanças de agenda.

Essa clareza proporciona tranquilidade aos líderes durante a viagem, mas também facilita o trabalho do time de viagens ou secretariado, que tem mais garantia de que fez boas escolhas na reserva. 

Para criar uma política de viagens mais eficiente ou atualizar o modelo existente na sua empresa, confira gratuitamente o nosso documento editável de política de viagens e manual do viajante. 

 3. Leve em conta preferências pessoais

Embora a viagem tenha um propósito empresarial, é fundamental considerar as preferências pessoais da sua liderança para garantir uma experiência mais confortável e agradável. 

Muitos executivos têm exigências específicas relacionadas a seus horários, tipos de alimentos ou até a maneira como preferem se deslocar.

Por exemplo, algumas lideranças preferem o assento “mais conforto” no voo, já que permite mais espaço para as penas e que reclina mais. Outras preferências que são comuns:

• voar em determinadas companhias aéreas, 
• se tem um horário específico para o voo (geralmente pela manhã ou à noite);
• se tem preferências por certos tipos de alimentação ou restrições, como alergias.

Essa atenção ao detalhe pode fazer uma grande diferença na qualidade da experiência de viagem, além de evitar muito desconforto. 

 4. Avalie a agenda durante a viagem 

Não se esqueça de considerar a agenda da sua liderança durante a viagem para escolher acomodações próximas aos compromissos e definir as melhores opções em custo-benefício. 

A localização das acomodações é um fator determinante para garantir uma viagem produtiva. A logística do líder deve ser analisada para escolher hotéis ou apartamentos que estejam próximas aos compromissos agendados, seja uma reunião, evento ou conferência. 

Com a agenda enxuta, a localização mais acertada vai economizar tempo e facilitar a logística do dia a dia, reduzindo o tempo gasto em deslocamentos. Principalmente em grandes capitais, como São Paulo, o deslocamento de poucos quilômetros pode demorar horas por conta do trânsito intenso, gerando estresse e prejudicando todo o planejamento.

Vale lembrar ainda que, se a agenda envolver múltiplos compromissos em diferentes locais, pode ser interessante reservar acomodações em áreas centrais ou até considerar a possibilidade de dividir a estadia em diferentes pontos da cidade.

 5. Escolha horários de voos mais confortáveis

A escolha do horário de voo é um dos detalhes que muitas vezes passa despercebido, mas que pode impactar muito a qualidade da viagem. 

Voos muito cedo ou muito tarde podem causar desconforto, cansaço e até afetar a produtividade da sua liderança, mas, ao mesmo tempo, podem ser boas opções para não comprometer o dia de trabalho. 

Por isso, sempre avalie qual é a prioridade para verificar se o melhor é optar por voos em horários mais confortáveis ou se a agenda exige horários diferenciados. 

Se for possível, dê preferência durante o dia, para o executivo poder descansar antes do compromisso ou ter tempo para se preparar adequadamente.

Além disso, considere a duração do voo. Para voos longos, é melhor reservar uma classe superior, como executiva, para garantir mais conforto e tranquilidade. Se a viagem for internacional, considere também o fuso horário e à adaptação ao jet-lag.

Com essas dicas em mente, vai ficar mais fácil adotar uma abordagem estratégica e cuidadosa para que sua liderança tenha uma boa viagem. 

Lembre-se sempre que o papel da secretaria executiva ou do gestor de viagens deve refletir seu o profissionalismo e é crucial no sucesso da empresa. 

Para receber mais dicas como essas diretamente na sua caixa de entrada, assine nossa newsletter: