Política de viagem: por que é tão difícil engajar?

Uma das missões mais difíceis em uma empresa é fazer os colaboradores respeitarem a política de viagem. Só de citar esse assunto, é provável que o colaborar se canse, imaginando um documento burocráticos e ineficiente para entender sobre as viagens a trabalho.

Não adianta ter um processo burocrático e com regras muito rígidas, porque, ficar preso a essas regras, faz com que viajantes e criadores da política não se atentam sequer a qual é a melhor opção econômica/financeira para empresa.

Muitas vezes, a empresa precisa implantar a política de viagem dentro da organização. Por isso, conhecer pontos de falha e de fricção com o usuário final (o viajante) torna o negócio capaz de ajudar na construção de uma política que será simples, objetiva e, principalmente, aceita e seguida.

Sem mais delongas, confira o sumário com os pontos que atrapalham o cumprimento da política de viagem da empresa e como resolvê-los!

Motivos que dificultam o engajamento na política de viagem

Política de viagem rígida e ultrapassada

Quem nunca ouviu que “a política de viagem da empresa é do tempo da vovó?”, seja na atual organização que você trabalha ou na que já trabalhou. Muitas vezes, a política fica ultrapassada, baseada em dados e fatos do passado.

Por isso, não irá gerar cumprimento da norma. Até porque seria impossível a equipe operar de forma realística. Talvez este seja aquele caso em que a política de viagem estabelece ainda R$5,00 (cinco reais) para o café da manhã e o viajante sabe que este preço já não se encontra mais, principalmente em grandes capitais.

Outro problema, é a rigidez da política de viagem, que não permite adaptá-la para outros cenários e podem diminuir o custo benefício daquela viagem a trabalho.

Prefere-se, em um caso hipotético, manter a viagem no domingo a noite, de ônibus, pagando hora extra para o viajante, do que pagar R$100 a mais em um transporte aéreo, ao invés do ônibus.

Diferentes expectativas sobre o orçamento

Ao falar sobre a viagem corporativa, é comum ter diferentes expectativas entre os colaboradores e gestores. Por exemplo, imaginar voos de primeira-classe, alimentação em restaurantes estrelados e outros luxos durante a viagem. No entanto, nem sempre essa é uma realidade para o orçamento da empresa.

Somado a isso, a falta de comunicação, entre a equipe, distancia os colaboradores das políticas da viagem a trabalho. A exemplo, não estar claro quais os orçamentos destinados para cada despesa, qual a postura ter durante o evento corporativo, ou até como realizar a prestação de contas de forma simplificada.

Tamanho único

É muito comum, em várias empresas, processos desesperados por controlar e normatizar. Isso acontece ainda mais logo após a visita dos acionistas ou da auditoria. Para “solucionar”, muitas empresas buscam uma política de viagens padrão.

E é aí que mora o problema. As empresas se iludem, acreditando que política de viagem é “tamanho único”. Porém, na realidade, a melhor opção é conhecer a necessidade da empresa e dos colaboradores e, assim, construir algo real — que seja aceito, cumprido e até mesmo admirado.

Sem espaço para erros

Muitas políticas de viagens são tão apertadas e tão dentro da caixa que, quando o usuário viajante extrapola R$5,00 em um evento corporativo, ele é punido e exposto.

Quando, na verdade, o viajante deveria pagar o que está fora da política de maneira automática e educativa, ao invés de punitiva. Além disso, por que não bonificar e parabenizar quem cumpre, e até economiza, para a empresa, durante suas viagens?

Como melhorar o engajamento?

Entendemos que encontrar o equilíbrio é complicado para cada segmento, mas temos algumas sugestões que vão facilitar um pouco a sua vida. Seja a longo ou curto prazo, o segredo é planejamento, sempre. Foco na política de viagens.

Tenha planejamento, sempre

Cada segmento profissional tem suas formas de tratar a política de viagens. Ao estabelecer a sua dentro da empresa, considere detalhes importantes para não ser pego de surpresa, nem os seus colaboradores.

Calendário: tem segmentos que viajam com meses de antecedência, outra para o dia seguinte para tratar urgências. Quando determinar o seu orçamento para investir em viagens, considere esse tipo de planejamento;

Considere investir em um self booking: caso ainda não saiba, trata-se de um sistema automatizado para agendamento de viagens. Eles cobrem tudo o que precisa para fazer uma viagem econômica e sem perda de tempo, além de oferecer relatórios mais precisos para ter um melhor controle orçamentário.

Quanto é a verba disponível?

Viagens corporativas são investimentos, guarde isso com você. E, como todo investimento, a verba dedicada a ele deve ser condizente com a escala de retorno que deseja. Isso também deve ficar claro para seus colaboradores.

Na prática, saiba quanto está disposto a investir em uma viagem corporativa e, a partir dela, construir sua política de viagem. Uma das características marcantes dessa geração, ótima por sinal, é que engajá-los a participar do procedimento aumenta sua confiança na tarefa, além de conscientizarem dos custos reais da viagem.

Por falar em conscientização…

“O valor é esse, e deve ser gasto neste grupo de despesas…”

Existem muitas despesas durante uma viagem a trabalho, como passagens de avião, hospedagem, alimentação, eventos, transporte e outros gastos específicos. Eles devem ser passados com antecedência, tanto para o colaborador, como para o responsável pela aprovação.

Também, é muito importante ter clareza sobre quais gastos não fazem parte da política de viagens e, por isso, não são reembolsáveis, como a compra de souvenirs ou até multas de trânsito. Tudo isto fica contemplando na política de viagem da empresa

Para deixar o conteúdo mais didático, segue um exemplo de política de viagem:

Exemplo de política de viagem

Gastos com alimentação: R$ 90,00 (dia)

Estacionamento: R$ 25,00 (dia)

Aluguel de carro: R$ 60,00 (dia)

Limite de gastos com Uber/99/Táxi: 140,00 (dia) – valor acima disto, considere aluguel de carro

Importante: despesas com bebidas alcoólicas e cigarros não serão ressarcidas pela Empresa, sob nenhuma hipótese

Toda prestação de contas deverá ser realizada pelo software de gestão de despesas da Onfly e deverão ser solicitados o reembolso via RDV (Relatório de Despesas de Viagem) da plataforma

Dúvidas? Entre em contato com o time de viagens

Consultores de viagens exercem um papel muito importante aqui. São profissionais treinados para oferecer as melhores opções, com referências que facilitam a busca dos melhores custos-benefícios. E isso engloba o aspecto turístico também, que de certa forma, podem entrar nesses “outros aspectos”.

Incentive os colaboradores na economia de custos

Outra forma do colaborador se tornar mais engajado com a política de viagem é o incluindo na construção desse processo, ou até recebendo de forma clara todos os detalhes relacionados à verba destinada a sua viagem a trabalho.

Nós sabemos como uma viagem pode ser uma experiência transformadora em muitos aspectos, principalmente para lugares que nunca tinha visitado antes. Novamente, o foco da viagem deve ser o trabalho, cumprir a agenda na qual foi recebida. Mas e o tempo livre?

Os funcionários sabem que não podem abusar dos recursos da empresa enquanto não estiverem a trabalho durante a viagem. Porém, se passarem esses aspectos com confiança, tudo que eles recebem ao longo da viagem podem ser transformados em novas ideias e possibilidades ao seu negócio.

Engajamento e clareza com a política de viagem

Em resumo, é possível fazer uma política de viagens que engaja e conquista a mente (e o coração) dos viajantes. Mas é preciso — como tudo em uma organização — avaliar, estudar e planejar a política antes de tentar implementá-la, e claro, treinar seus colaboradores para isto.

Nesse sentido, um bom software de gestão de viagens é imprescindível neste importante e democrático setor da empresa.

Afinal, por norma, a grande maioria dos setores da empresa viajam, uns mais, outros menos, obviamente. Mas, as viagens são um dos eventos mais democráticos de uma empresa e, por isto, merecem respeito e atenção para que se reduza custos e produza eficiência.

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