8 erros para evitar durante a viagem corporativa

Dentre os diversos motivos para se fazer uma viagem a negócios, como uma reunião com cliente, participação em eventos ou divulgação de novos produtos e serviços, pequenos imprevistos podem acontecer e acabar gerando desafios para a viagem a trabalho.

Por isso, é importante ter um planejamento prévio e efetivo sobre a gestão da viagem, como passagem aérea, hospedagem e deslocamento, mas também saber arrumar a mala conforme o objetivo da viagem e manter uma postura corporativa durante o período fora.

Sabendo disso, separamos alguns erros para evitar na viagem corporativa, para torná-la mais confortável e eficiente para o colaborador e também para a empresa. Para facilitar a leitura, dividimos em cada etapa da viagem:

Erros para evitar na organização da viagem

1. Na escolha da hospedagem e do transporte

Deixar de comparar os preços das passagens pode afetar o conforto do colaborador durante a viagem corporativa. Além disso, não se atentar à localização da hospedagem em relação ao evento ou ao compromisso pode tornar o deslocamento mais demorado. Esses são alguns dos erros para evitar durante as viagens a trabalho.

Para isso, ter uma plataforma completa, que possibilita ao profissional escolher os melhores preços, conseguir ver no mapa as distâncias e o tempo de deslocamento, além de administrar outras etapas da gestão de viagens, garante maior praticidade e conforto ao colaborador. Também, centraliza as ações da empresa e promove economia de despesas.

2. Durante a montagem da mala

Não levar em conta o período da viagem, a previsão do tempo para o local, os compromissos a serem realizados e qual vestimenta usar diante disso são alguns dos erros para evitar durante a arrumação da mala para a viagem corporativa.

Sendo assim, é recomendado fazer uma lista de todos os itens que você avalia como essenciais para a viagem corporativa, como roupas, acessórios e cosméticos, documentos e dispositivos eletrônicos, como notebooks, celulares, fones de ouvido, carregadores e adaptadores de tomada. Para isso, é importante que a empresa tenha uma política de viagens para facilitar na arrumação.

Outro erro a ser evitado é não se atentar ao peso e às dimensões da mala definidas pela companhia aérea antes de finalizar a montagem da mala.

3. Na documentação

Antes da viagem corporativa, é essencial conferir toda a documentação para evitar qualquer atraso ou cancelamento. Alguns dos erros nessa etapa é ter uma documentação inválida para a viagem, perder os documentos necessários ou até não checar se precisa de visto.

Por isso, se preferir, monte um checklist de tudo que precisa levar, lembrando que é necessário apresentar o documento oficial com foto, como passaporte, visto vigente (para viagens internacionais) ou carteira de identidade (RG).

Além dos documentos, tenha disponível os comprovantes da viagem, como os de passagens aéreas, reserva do hotel, cartão de crédito corporativo ou até ingressos para o evento que irá participar, se for o caso.

Erros para evitar durante a viagem

4. Não ficar disponível para a empresa

Ao longo da viagem, deixar de manter contato com a empresa é um dos erros a ser evitado. Por ser uma viagem com propósito de trabalho, é importante manter os gestores informados sobre o desempenho dos objetivos definidos, como o colaborador está, sua segurança e outras informações.

Isso é importante para avaliar o alcance das metas da viagem a trabalho, mas também para definir a imagem profissional que o colaborador vai passar. Ao deixar de atender as ligações da empresa, não atualizar sobre os relatórios e outras informações, isso contribui para formar uma imagem de falta de responsabilidade e compromisso com a empresa, por parte do colaborador.

Vale lembrar que a empresa pode exigir que o funcionário bata ponto através de dispositivos eletrônicos, envie relatórios e/ou participe de reuniões de forma remota.

5. Ter um comportamento inadequado

Durante a viagem, seja uma negociação com o cliente ou um evento corporativo, por exemplo, não estar atento aos padrões da empresa em relação à etiqueta de comunicação e vestimenta pode gerar uma imagem errada sobre o colaborador, mas também sobre a empresa.

Por isso, é importante a definição das políticas de viagem, para que o profissional fique a par do código de vestimentas e mantenha uma postura profissional conforme definido pela empresa.

Nesse sentido, também é importante manter a atenção sobre o consumo de bebida alcoólica durante a viagem. A dica primordial é manter o bom senso!

6. Misturar trabalho e lazer nos roteiros de viagem

Usar o tempo da viagem corporativa para atividades de lazer, além de ser não ser uma postura profissional, evidencia uma falta de responsabilidade com a empresa. Por ser uma viagem em que a empresa está gerenciando as despesas, os objetivos precisam ser priorizados durante o período de trabalho. 

Claro que o colaborador deve separar momentos dedicados ao lazer e ao descanso, inclusive, algumas empresas incentivam essa prática através do bleisure. Porém, sendo uma viagem corporativa, o profissional precisa manter-se disponível para as demandas da empresa.

Erros para evitar depois da viagem

7. Não ter uma política de reembolsos definida

Deixar de ter uma política que esclareça como os reembolsos acontecerão pode gerar alguns problemas financeiros para a empresa e para os colaboradores. É preciso que fique claro quais as etapas e processos de gastos corporativo, como quais serão os gastos reembolsáveis e o limite total, as normas durante a viagem e como deverá ser feito o relatório. 

Além de não deixar a empresa vulnerável em relação ao mercado, facilita o processo de reembolso para o colaborador.

8. Durante a prestação de contas

Ao final da viagem, há o processo de prestação de contas para a empresa, como forma de gerir as despesas feitas e reembolsar o colaborador, em alguns casos. Um dos erros para evitar nessa etapa é realizar a prestação de contas dias depois em relação à data da viagem. Além de ter chances do relatório ser reprovado, por passar do prazo definido, o colaborador também pode perder o reembolso.

Outro erro a ser evitado é a perda dos comprovantes, ou a não anexação, que podem gerar transtornos não apenas para a empresa, como também para o profissional.

Diante de possíveis imprevistos, contar com um planejamento prévio e uma plataforma que automatize os processos da viagem corporativa promovem maior eficiente, conforto e praticidade para os colaboradores e às empresas. Para saber mais, entre em contato com um especialista!