Como criar uma política de viagens: Veja o Guia Definitivo!

Saber como criar uma política de viagens é essencial para uma empresa. A política de viagem corporativa possibilita otimizar processos, controlar custos e definir parâmetros para as viagens e reembolsos de despesas realizadas pelos colaboradores em nome da empresa.

A verdade é que viagens corporativas resultam em altas despesas para a empresa. Todavia, mais do que definir regras, as políticas de viagens permitirão reduzir custos e otimizar todo o processo administrativo e operacional em torno dessas viagens.

Portanto, é evidente a necessidade e importância de criar uma política de viagens para auxiliar sua empresa em todos esses processos e a reduzir custos.

Então se você não sabe como criar uma política de viagens ou pretende modificar uma política já existente, veja neste guia completo tudo sobre como implementar uma política de viagens em sua empresa.

O que você irá ver neste artigo:

1. Política de viagem corporativa, o que é e como funciona?
2. Como criar uma política de viagens: o que é preciso para começar?
3. Como criar uma política de viagens: passo a passo completo
4. Conclusão

Política de viagem corporativa: o que é e como funciona?

A primeira coisa que você deve saber sobre política de viagem corporativa é que trata-se de um documento com todas as regras, informações e especificações para as viagens a trabalho realizadas por colaboradores para a empresa. Portanto, é um documento que serve como guia para o colaborador e gestores.

Por ser um documento de política, ele precisa conter todas as regras sobre os gastos com passagens aéreas, transportes, deslocamentos, hospedagens, alimentação, entre outros procedimentos necessários para o bem-estar do viajante e realização do objetivo da viagem.

O documento também deve especificar as normas para reembolsos de despesas, pagamentos de diárias, emissão de relatórios e prestação de contas. Afinal, é a política de viagem da empresa que informará todos os detalhes as viagens a trabalho para que não haja mal-entendimento ou dúvidas.

Como criar uma política de viagens: o que é preciso para começar?

Criar a política de viagens corporativas da empresa é algo razoavelmente fácil. O ideal é que a política de viagens preze pelo bem-estar do viajante, pela redução de custos e pela fácil compreensão das normas e regras. Afinal, o documento servirá como um guia entre colaboradores e empresa para as viagens a trabalho.

Contudo, também é importante que esse documento seja simples e fácil de ser seguido. Se houver dificuldade em seguir a política de viagem, isso trará problemas constantes para a empresa.

Uma política de viagem corporativa alinhada ao perfil da empresa e bem estruturada será capaz de garantir o bem-estar, conforto e a segurança dos colaboradores na viagem. Além de permitir a otimização dos processos da empresa e maior controle dos gastos com viagens corporativas.

Sendo assim, o que você precisará para iniciar a política de viagens da empresa é: definir um perfil de viagem, identificar as necessidades da empresa, definir os itens básicos que compõem a viagem e garantir as necessidades dos colaboradores na viagem. Com essas informações, você deverá criar regras, normas, parâmetros e organizar tudo isso na política de viagens.

Como criar uma política de viagens: passo a passo completo

Para te ajudar a elaborar ou mesmo modificar uma política de viagem corporativa da empresa já existente, elaboramos um passo a passo completo de como criar uma política de viagens.

Veja a seguir todas as etapas.

1. Comece definindo as necessidades da empresa

O primeiro passo é identificar e definir quais são as necessidades da empresa. Para uma maior eficiência, a política de viagens deve atender às necessidades da empresa, considerando a realidade de cada departamento e empresa.
Por exemplo, uma empresa que atua no departamento comercial consegue programar melhor suas viagens do que uma empresa que atua com urgência no atendimento ao cliente.
Sendo assim, defina quais são as necessidades, incluindo o prazo necessário para programação da viagem, orçamento suportado para cada viagem, entre outros dados.

2. Envolva os stakeholders

É claro que isto aqui depende muito do tamanho da empresa e o quanto a linha de viagens é significativo para a companhia.

Mas em linhas gerais, uma política de viagens de sucesso envolve a participação de vários perfis de colaboradores em uma organização:

• CEO: Principal Executivo da Empresa;
• CFO: Gerente Financeiro, vai trazer um olhaar financeiro para a política de viagens;
• Gerente de RH: Responsável pelo recrutamento, seleção e treinamento da empresa, é importante participar para garantir que o bem estar dos colaboradores estejam sendo atendidos;
• Travel Manager: Responsável por ser o “guardião” da política de viagens, entre os KPIs de seu exercício, cumprimento da política talvez seja o mais relevante, logo é importante que ele participe desta construção;
• Viajantes frequentes: É importante para dar feedback e compartilhar ideias sobre o que eles desejam, no límite é o principal ator que irá cumprir a política de viagens, se for algo tóxico, ele é o primeiro a pedir demissão;

3. Seja objetivo ao criar a política de viagens

Objetividade é fundamental em um documento como esse, pois fornece facilmente as informações necessárias sem gerar ambiguidade. Portanto, elabore a política de viagens de forma objetiva para não gerar confusão.

Por exemplo, imagine que exista a seguinte norma: o hotel escolhido pelo funcionário não poderá exceder a distância de 15 km do objetivo da viagem, devendo ter diária máxima de R$ 300,00.

Perceba que o valor da diária e o local definido para o hotel são específicos e objetivos.

4. Encontre um consenso ao definir as regras

Lembre-se sempre que ao definir regras é importante considerar todas as necessidades da empresa e dos colaboradores, conforme já foi identificado no primeiro passo.

Considerando essas informações, você deverá definir as regras de forma objetiva. Veja a seguir algumas informações que você deverá especificar no documento:

• Perfil de viagem para cada departamento, cargo ou colaborador;
• Orçamento disponível para cada viagem;
• Custo máximo com hospedagem, alimentação, transporte e outros processos;
• Local ou método para a compra de passagens aéreas;
• Apresentação de relatório da viagem com todas as notas fiscais;
• O que não será incluído nas despesas da viagem;
• O que a política de viagens garante ao colaborador.

5. Seja detalhista ao definir as despesas

Um dos principais problemas enfrentados em uma má política de viagens é a falta de detalhismo sobre as despesas. Por isso, quanto mais detalhista você for sobre as despesas, menos problemas terá nesse quesito. Portanto, defina todos os gastos em uma lista simples e objetiva.

Veja um exemplo simples:

• Hospedagem: valor máximo diário para hospedagem, incluindo taxas e diária, é de R$ 250,00;
• Alimentação: valor máximo diário de R$ 150,00;
• Gorjetas: valor máximo diário de R$ 20,00;
• Transporte: valor máximo diário de R$ 100,00.

6. Estabeleça as regras para prestação de contas e segurança

Por fim, é importante estabelecer no documento quais são as regras para prestação de contas e segurança do viajante. No caso da segurança, defina procedimentos que garantem o bem-estar, conforto e segurança do colaborador, como a exigência de telefones de contato, especificação do endereço da hospedagem, dados sobre locais e horários dos eventos, entre outras informações.

Já em relação à prestação de contas, especifique a necessidade de apresentar as notas fiscais como meio de comprovação dos custos com a viagem e outras regras que sejam necessárias para garantir as necessidades do colaborador e da empresa.

Plataformas digitais que automatizam o reembolso de despesas e organiza toda a gestão de viagens, ajuda muito as empresas a otimizar custos e melhorar a transparência da política.

7. Garanta que a política atenda as necessidades dos colaboradores

Coloque uma prática de revisitar a política de viagens constantemente, crie um processo de avaliação trimestral, e crie uma cultura de melhoría contínua na sua política de viagens.

Levante as sugestões apontadas, classifique-as e aprimore constantemente sua política de viagens.

Lembre-se, colaboradores inteligentes e produtivos não gostam de perder tempo com tarefas burocráticas e lentas, pense em formas de deixar os colaboradores mais focados na atividade fim da empresa, sem que perca tempo com atividades adjacentes e que não geram valor nenhum para a empresa.

Sua política de viagens tem que ser constantemente revisada.

8. Dê opções, limite tetos de valores mas não restrinja propriedades

Um dos maiores erros das empresas é não dar opções aos viajantes, cravando os nomes dos hotéis e das companhias aéreas, quando na verdade, a forma mais inteligente seria: temos um teto de R$ 200,00 por diária, reserve e fique em qualquer lugar.

Além de ser mais “inteligente”, o colaborador tem a percepção que ele que escolheu o hotel, e é responsável por eventuais problemas.

Aquela famosa briga do viajante com o travel manager por ter ficado em um hotel ruim acaba, pois o viajante escolheu o hotel, ele é responsável pelo sucesso ou insucesso da estadia.

Ademais, quando há limites por valores, é possível que o colaborador consiga tarifas flutuantes “last minute” em hotéis melhores que os hotéis 3 estrelas que as empresas gostam de controlar.

Em resumo, ao invés de definir que o hóspede tem que ficar sempre no hotel X, defina que ele tem uma diária de R$ 200,00, e dê liberdade para ele escolher os hotéis, pode até recomendar o hotel X, por ter acordo, mas permita que o viajante escolha.

9. Garanta que todos conheçam a política de viagem e saibam da sua importância

Garanta que todos os colaboradores conheçam a política de viagem e saibam da sua importância para a empresa. Só vai haver cumprimento da política de viagem, se tiver engajamento e clareza.

Empresas com baixa adesão na política de viagem é sinal que há algum problema de cultura ou de alinhamento entre os colaboradores.

Um ponto de atenção aqui: se as lideranças da empresa não cumprem a política, ninguém vai cumprir, é o exemplo das lideranças que fará com que todos os outros colaboradores sigam.

Se isto não for importante para os líderes, não vai ser importante para nenhum outro colaborador da empresa.

10.Premie os colaboradores mais engajados

Crie réguas de compensação para premiar colaboradores mais engajados com a política de viagem, os incentivos podem ser através de premiações como viagens ou até mesmo vouchers de lojas e aplicativos de delivery.

O importante é os colaboradores entenderem que se se seguirem a política de viagem serão recompensados.

E por quê é importante?
Oras, adesão a política de viagem é uma forma da empresa economizar, se a empresa está economizando, comprando passagens aéreas sempre com tempo de antecedência adequado, os hotéis dentro das diárias combinadas, e os gastos com alimentação e mobilidade dentro do budget, nada mais justo que “dividir”um pouco desta economia com os colaboradores.

Conclusão

A política de viagens é algo muito importante para uma empresa, pois permite otimizar processos, reduzir custos e evitar aborrecimentos entre colaboradores e empresa.

Com as dicas deste artigo você será capaz de criar uma política de viagens que atenderá as necessidades da sua empresa e garantirá o bem-estar dos colaboradores.

Mais importante que criar a política de viagens, é a gestão do dia-a-dia e a validação que ela está sendo respeitada e cumprida.

Criar uma política de viagem, colocar ela em um word, onde ninguém lê e ninguêm cumpre, é uma receita para o fracasso.

Utilize plataformas digitais que utilizam tecnologia para auxiliar a empresa na divulgação e cumprimento da política de viagens.