Workflow de aprovação de despesas: o que é? 

No caso das viagens corporativas, o workflow de aprovação de despesas é o sistema que define um “caminho” a ser seguido em como o processo de aprovação se desenrola. Esse processo é definido pela política de viagens corporativas — que mais uma vez se prova como um documento essencial para os negócios.  

Por exemplo, o colaborador precisa reservar passagens aéreas: quem será o responsável por aprovar (ou reprovar) a despesa, de acordo com a política de viagens da empresa? Por quantos níveis de aprovação esta compra precisa passar durante o processo? Existe um grupo de funcionários que não precisa passar por determinada alçada de aprovação? Tudo isso faz parte do fluxo de aprovação.

Ou seja, esse é um processo que trata de acompanhar as negociações e compras e a supervisão de gastos feitos, com a possibilidade de aprovar ou negar uma despesa. Em uma viagem corporativa, são diversos gastos envolvidos nas despesas de viagens, como alimentação, transporte e hospedagem. 

O esquema vai funcionar da seguinte forma:

Tecnologia como aliada do workflow de aprovação de despesas

Agora, imagine só controlar manualmente o fluxo de aprovação de todos os gastos de diversos colaboradores em várias viagens?

O processo realmente pode se tornar burocrático e bastante lento, gerando insatisfação nos viajantes que não tem as reservas aprovadas com rapidez e nem mesmo recebem o reembolso de forma ágil. 

Por isso mesmo, um fluxo de trabalho menos demorado e mais eficaz é imprescindível para garantir aproveitamento máximo do tempo (e dos recursos financeiros, no final das contas).

E é aí que a automatização do workflow de aprovação de despesas ganha força. A solução da Onfly funciona como um “lego”, unindo todo o processo com a fluidez que a tecnologia proporciona. Na plataforma da Onfly, a empresa parametriza as suas políticas e regras de viagens e despesas. 

Na sequência, todas as reservas e lançamento de despesas passam pelos workflows de aprovação configurados (que podem chegar a até 7 níveis de aprovadores), e são analisadas no contexto das políticas previamente configuradas.

No dia a dia, isso representa mais agilidade, compliance e governança para a empresa que não terá processos longos e ineficazes de fluxo de aprovação, dependendo de planilhas e mais planilhas ao longo do caminho. 

O fluxo de aprovações dentro da Onfly pode ser definido para o cartão corporativo Azulzinho, para as reservas de passagens aéreas, para as reservas de hotel e hospedagem, para adiantamentos, para requisições offline e para passagens de ônibus.

Pode ser estabelecido, por exemplo, em: 

• Fluxo Geral: para todas as solicitações de reembolso de despesas ou solicitação de reservas de viagens);
• Fluxo de Reservas: apenas para reservas de passagens aéreas, hotéis ou carros;
• Fluxo de RDV: apenas para despesas.

Além disso, é possível estabelecer fluxos diferentes para colaboradores que não precisam de aprovação e para aprovações que fogem da política, com fluxo de aprovação condicional. 

Também é possível determinar que workflow de aprovação de despesas passará por um ou mais gestor responsável. Por exemplo, é possível determinar um fluxo que passa pela condicional “ou” e, nesse caso, pode ser aprovado por gestor 1 ou gestor 2 durante o processo, dentro da mesma alçada.

Na prática, é maior flexibilidade para não prejudicar o processo de aprovação por uma eventual agenda cheia ou compromissos urgentes de um dos aprovadores.

E, o melhor de tudo, usar as funcionalidades é muito simples! O primeiro passo é criar a política de viagens (com regras e limites estabelecidos) e na aba de regras de viagens habilitar a opção de adicionar fluxo de aprovação. 

Depois, basta associar quais grupos vão passar por determinada alçada de aprovação e pronto! Toda a compra dos colaboradores dos grupos definidos deverão ser aprovadas pelo gestor escolhido. 

Por que o workflow de aprovação eficiente é importante?

O fluxo de aprovações funcionando de forma fluída, sem interrupções, é essencial para garantir um processo eficiente. Um bom workflow de aprovação de despesas garante:

• Mais produtividade: com o processo eficaz não se perde tempo com burocracias ineficazes e lentas e tanto viajante quanto gestor podem dedicar seus esforços em atividades do core bussiness;
• Controle efetivo: com o acompanhamento de ponta a ponta do processo de aprovação, a empresa sabe exatamente o que foi gasto, como foi gasto e qual foi o retorno, garantindo otimização dos procedimentos seguidos dentro da política;
• Redução de gastos: com o processo ágil, a chance de erros e fraudes é reduzida e pode garantir que o dinheiro está sendo investido no que realmente importa, por meio de dados assertivos.  

Para simplificar a gestão de viagens e de despesas da sua empresa, fale com um dos nossos especialistas e entenda como o fluxo de aprovação funciona dentro da solução da Onfly.