Acordos com hotéis em viagem a trabalho: como funcionam 

Nas viagens a trabalho, segundo a legislação atual, é obrigação da empresa arcar com o custo da hospedagem. Ou seja, para qualquer colaborador que esteja em uma viagem a trabalho, se for necessário pernoitar no destino, é responsabilidade da empresa garantir o pagamento da acomodação.

Com isso, muitas empresas que realizam um número considerável de viagens corporativas optam por firmar acordos tarifários com hotéis, buscando um melhor custo-benefício para suas operações.

Esses acordos permitem que a empresa tenha tarifas exclusivas, proporcionando um maior controle sobre o orçamento das viagens. Além disso, garante o bem-estar dos colaboradores, que se hospedam em estabelecimentos confortáveis e adequados às suas necessidades, sem comprometer os custos. 

No entanto, para garantir que os acordos com hotéis sejam vantajosos, é fundamental entender como funcionam as tarifas corporativas e as negociações entre as empresas e os hotéis.

Tipos de tarifas em acordos com hotéis

Quando uma empresa firma um acordo tarifário com um hotel, geralmente ela opta por uma das duas opções mais comuns de tarifas fixas. Esses modelos definem o valor que a empresa pagará pela diária, dependendo da disponibilidade e da flexibilidade da tarifa acordada. São eles:

1. Last Room Availability (LRA)

A tarifa Last Room Availability (LRA), em português: último quarto disponível, é uma das opções mais vantajosas para as empresas que buscam garantir um valor fixo mesmo em períodos de alta demanda. 

Nesse modelo, o hotel compromete-se a oferecer à empresa a tarifa negociada, enquanto houver quartos disponíveis para venda. Isso significa que, mesmo em alta temporada ou em dias de maior procura, a empresa terá acesso à tarifa combinada, garantindo o custo previamente acordado.

No entanto, a tarifa LRA tende a ser mais cara, uma vez que o hotel está se comprometendo a manter o preço fixo, independentemente da procura. 

Além disso, é comum que o contrato de acordo tarifário inclua datas específicas em que a tarifa especial não estará disponível. Essas datas, chamadas de blackout dates, são períodos de alta demanda, como feriados prolongados, eventos locais ou outras situações que podem afetar a ocupação do hotel. 

Normalmente, cerca de 5 datas são definidas como blackout em cada contrato.

2. Non Last Room Availability (NLRA) 

Já a tarifa NLRA (Non Last Room Availability, em tradução literal: sem último quarto disponível), é uma opção mais acessível para as empresas. 

Nesse modelo, o hotel oferece uma tarifa reduzida, mas com a flexibilidade de poder suspender o preço combinado a qualquer momento, especialmente em períodos de alta demanda. Ou seja, se a procura por quartos aumentar significativamente, o hotel pode tornar indisponível o acordo, oferecendo o quarto apenas pelo preço do dia, que é mais alto.

Embora a tarifa NLRA seja mais econômica, ela oferece menos garantia para a empresa, uma vez que a tarifa combinada pode ser alterada, dependendo da ocupação do hotel. 

Esse tipo de acordo é mais adequado para empresas que não enfrentam viagens frequentes em alta temporada (ou outros períodos de alta demanda) e que buscam um custo inicial mais baixo.

3. Best Available Rate — BAR (tarifa do dia)

Fora dos acordos tarifários, os hóspedes que não têm um contrato corporativo com o hotel pagam o preço do dia, chamado de Best Available Rate (BAR). 

Esse valor é a tarifa padrão, que varia conforme a demanda e a disponibilidade de quartos. O BAR é o preço dinâmico, ou seja, ele pode aumentar ou diminuir dependendo da época do ano, da procura e de outros fatores. 

Para algumas empresas, essa tarifa pode ser menos vantajosa, uma vez que ela pode variar muito, dificultando o planejamento financeiro das viagens.

Porém, atualmente, muitos hotéis oferecem acordos com empresas que envolvem descontos sobre a tarifa dinâmica (BAR). 

Nesse modelo, a empresa não estabelece um valor fixo de tarifário, mas recebe uma porcentagem de desconto em relação ao preço da tarifa padrão. Isso garante que o acordo não fique indisponível, já que a porcentagem de desconto permanece constante, independentemente da variação do preço da tarifa.

Por exemplo, um hotel pode oferecer um desconto de 10% sobre a tarifa do dia. Isso significa que, independentemente de quando a empresa fizer a reserva, ela sempre pagará 10% a menos que o preço normal do BAR. 

Esse tipo de acordo tem se popularizado porque oferece flexibilidade e transparência, além de garantir que a tarifa estará sempre disponível, embora possa variar conforme a demanda.

Em alguns casos, esse tipo de desconto permite valores até mais atraentes do que a tarifa acordo. A porcentagem de desconto somada ao preço mais em conta quando a compra é feita com antecedência garantem um excelente valor.

Quais são as vantagens dos acordos tarifários para as empresas?

A principal vantagem de firmar um acordo tarifário com hotéis é aumentar o custo-benefício da hospedagem, além de garantir uma melhor previsibilidade de custos. 

Principalmente quando tratamos de tarifários pré-determinados, as empresas podem planejar suas viagens corporativas, sem se preocupar com oscilações de preço inesperadas. 

Além disso, um bom acordo proporciona a garantia de um nível mínimo de qualidade nas acomodações, assegurando que os colaboradores tenham uma boa experiência, conforme os padrões do hotel, durante suas estadias.

Outro benefício importante é o controle financeiro. Com descontos proporcionais sobre a tarifa BAR, as empresas podem otimizar seu orçamento de viagens, aproveitando as datas mais procuradas sem abrir mão do desconto. 

Como negociar acordos tarifários com hotéis? 

A negociação de acordos tarifários com hotéis é feita com base no relacionamento entre as empresas e pelo volume de viagens corporativas da empresa. 

Quanto maior o número de diárias realizadas, mais fácil será negociar descontos e condições mais vantajosas. 

Muitas vezes, as redes hoteleiras já oferecem condições diferenciadas para agências de viagens corporativas, que fecham contratos com múltiplos estabelecimentos ou garantem um número mínimo de diárias por ano. 

Por isso, mesmo que sua empresa são tenha um acordo exclusivo com hotéis, uma boa agência de viagens corporativas vai oferecer preços competitivos, garantindo um bom custo-benefício na hospedagem.

Além disso, travel techs, como a Onfly, conseguem incluir o acordo tarifário na plataforma tudo em um de gestão de viagens. Então, além de visualizar facilmente o preço oferecido no sistema, também é possível visualizar e o acordo exclusivo, agilizando a escolha pelo preço que é mais vantajoso. 

Na plataforma da Onfly, também é possível visualizar se o acordo tarifário está ou não disponível na data buscada. Isso é muito útil para acordos do tipo NLRA, nos quais os hotéis podem suspender a tarifa promocional em alguns casos. 

Por fim, os acordos tarifários com hotéis são uma excelente estratégia para empresas que buscam otimizar os custos de viagens a trabalho, oferecendo aos colaboradores uma estadia confortável. 

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