Acabou o dinheiro durante a viagem corporativa? Veja o que fazer para não passar sufoco

Viajar a trabalho pode parecer uma tarefa simples: pegar um voo, participar de reuniões, apresentar resultados. Mas, na prática, quem está acostumado com o dia a dia das viagens corporativas sabe que imprevistos acontecem. 

Um dos mais críticos é perceber, no meio do caminho, que acabou dinheiro durante a viagem. Seja por falha no cartão corporativo, atraso no reembolso ou por custos que saíram do controle, esse tipo de situação pode comprometer toda a missão profissional.

Além do estresse imediato, ficar sem recursos financeiros durante uma viagem a trabalho gera uma série de preocupações: como pagar a alimentação? O que fazer se o hotel exigir pagamento adiantado? Como justificar gastos pessoais à empresa depois? 

Esses dilemas, infelizmente, são mais comuns do que se imagina. Por isso, reunimos neste artigo as orientações essenciais para quem precisa agir rápido — e também para quem quer se prevenir. 

Prepare-se para entender o que fazer, como evitar e quais ferramentas podem te salvar no meio do caminho.

Por que isso acontece? Entenda as causas mais comuns

Antes de buscar soluções, é importante entender os motivos que levam à falta de recursos em viagens corporativas. Alguns dos principais fatores incluem:

• Falhas no processo de reembolso: muitas empresas atrasam a liberação de verbas por conta de burocracias internas. Se o colaborador depende de adiantamentos ou reembolsos, qualquer demora pode deixá-lo sem acesso a fundos;
• Problemas com cartões corporativos: bloqueios por suspeita de fraude, limite insuficiente ou falha na comunicação com o banco podem tornar o cartão inútil em momentos críticos; e
• Imprevistos e custos não planejados: despesas extras como hospedagem prolongada por atrasos de voo, alimentação em locais mais caros ou transporte emergencial podem consumir o orçamento rapidamente.

Primeiros passos quando a verba acaba: o que fazer na hora H

Quando você percebe que acabou dinheiro durante a viagem, o primeiro passo é manter a calma. O pânico pode levar a decisões impulsivas e até prejudicar sua relação com a empresa. 

Assim que identificar que os recursos disponíveis não serão suficientes, comunique seu gestor ou a equipe de viagens da companhia. Muitas empresas já contam com protocolos específicos para liberar verba emergencial — mas é preciso acionar os canais certos com clareza e agilidade.

É fundamental reunir os comprovantes de despesas feitas até o momento, indicar o valor restante estimado da viagem e justificar o que gerou o desequilíbrio no orçamento. Com essas informações, o setor financeiro poderá avaliar a melhor alternativa, como o envio de um novo adiantamento, a ativação de um cartão virtual corporativo ou mesmo o uso de ferramentas de reembolso rápido.

Soluções emergenciais para quem ficou sem verba em trânsito

Se você está preocupado que isso possa acontecer com você, seguem algumas sugestões para aquelas situações imprevistas.

Ajuda financeira da empresa: como solicitar corretamente

Se a empresa possui um setor de viagens ou uma política clara de reembolsos, siga o fluxo indicado nos documentos internos. 

Caso contrário, envie um e-mail direto ao gestor financeiro explicando a situação, anexando comprovantes e sinalizando a urgência. Use um tom objetivo e profissional, destacando que está em missão pela empresa e precisa de apoio para concluir os compromissos assumidos.

Cartão corporativo bloqueado ou inativo? Veja como contornar

É comum que, por medidas de segurança, alguns cartões corporativos sejam bloqueados automaticamente após gastos considerados fora do padrão. Se isso acontecer, entre em contato com o banco emissor ou com o responsável na empresa. 

Enquanto isso, apps de pagamento como Google Pay, Apple Pay ou carteiras digitais podem servir como alternativa temporária — desde que haja saldo vinculado a uma conta pessoal (e que isso seja autorizado pela organização).

Ferramentas digitais que salvam viagens corporativas

A tecnologia é uma grande aliada para quem viaja a trabalho. Hoje, existem plataformas que não apenas facilitam o controle de gastos, como também oferecem soluções para quando acabou dinheiro durante a viagem, com rapidez e segurança.

Apps de gestão de despesas

Softwares como a própria Onfly permitem o registro de gastos em tempo real, além da solicitação de adiantamentos e relatórios de despesas automatizados, facilitando a gestão de despesas. O colaborador ganha agilidade para comprovar gastos e solicitar valores extras sem burocracia.

Cartões corporativos virtuais e pré-pagos

O uso de cartões virtuais pré-aprovados está em alta nas empresas com equipes móveis. Essas ferramentas podem ser recarregadas a qualquer momento e evitam os atrasos causados por reembolsos tradicionais. São uma alternativa segura para emergências e também facilitam o controle por parte do RH.

Planejamento evita crises: antecipe o problema

Todos conhecem aquela máxima de que o seguro morreu de velho. Quando pensamos em imprevistos com viagem, é bom seguir algumas etapas básicas para se precaver.

Orçamento bem feito é viagem tranquila

A maioria dos problemas envolvendo falta de recursos em viagens corporativas está ligada a falhas no planejamento. 

É preciso considerar variáveis como variação cambial (em viagens internacionais), alimentação fora do previsto, custos com transporte extra e taxas locais. Um bom planejamento considera uma margem de segurança de pelo menos 20% do orçamento inicial.

Checklist pré-viagem: essencial para prevenir imprevistos

Antes de embarcar, confirme com o setor responsável se todas as liberações financeiras foram concluídas, se o cartão está ativo e se há canais de suporte 24h disponíveis. 

Leve consigo formas de pagamento variadas (como cartão físico, cartão virtual, acesso a apps bancários) e verifique se há cobertura de seguro para situações de emergência — inclusive financeiras.

E o reembolso? O que fazer após gastar do próprio bolso

Caso precise usar dinheiro pessoal, registre tudo. Guarde notas fiscais, comprovantes e justificativas para cada gasto feito. Quanto mais clara a documentação, maior a chance de o reembolso ser aprovado rapidamente. 

Algumas empresas exigem que o colaborador comunique previamente a intenção de usar recursos próprios, portanto, se for possível, informe-se antes.

Se a situação exigiu decisões rápidas, envie um relatório detalhado após o retorno, junto com os documentos comprobatórios. Essa prática demonstra profissionalismo e responsabilidade, além de facilitar a liberação dos valores.

Quando tudo dá errado: e agora?

Mesmo com todo o preparo, há casos em que o suporte da empresa falha ou demora além do aceitável. Nesses casos, o colaborador pode buscar alternativas temporárias, como linhas de crédito emergencial, adiantamentos bancários ou até auxílio de familiares — desde que o foco seja sempre a resolução da viagem e posterior negociação com a empresa.

Se isso se tornar recorrente, é importante discutir com o RH a revisão da política de viagens, a inclusão de soluções digitais mais ágeis ou até mesmo mudanças nos métodos de controle de verba. Nenhum colaborador deve ser prejudicado por falhas operacionais.

Direitos do viajante corporativo: o que a empresa deve garantir?

Muitos colaboradores não sabem, mas as empresas têm responsabilidades financeiras durante viagens a trabalho. Algumas delas incluem:

• Cobertura de despesas essenciais (alimentação, transporte, hospedagem);
• Suporte em casos de extravio de cartões ou documentos;
• Reembolso ágil de gastos não previstos (desde que em acordo com a política de viagens da empresa).

Se a organização não cumpre esses requisitos, vale revisar a política de viagens e sugerir melhorias.

Transforme imprevistos em aprendizado e evite repetir erros

Ficar sem verba em uma viagem corporativa é mais do que um perrengue: é uma oportunidade de rever processos, negociar melhorias com a empresa e garantir mais autonomia nas próximas missões. 

Profissionais que registram suas experiências e propõem soluções costumam ser vistos como proativos e estratégicos — atributos muito valorizados no mercado atual.

Se você já passou por isso ou teme passar, a melhor atitude é buscar empresas e ferramentas que oferecem suporte real e ágil em todos os momentos da sua jornada. 

Nisso, a Onfly pode te ajudar: com uma plataforma completa de gestão de viagens corporativas, oferecemos soluções de adiantamento digital, reembolso automatizado e suporte humano 24h para te acompanhar onde quer que você vá.

Viajar a trabalho não precisa ser um estresse. Conheça agora as soluções da Onfly e diga adeus aos perrengues financeiros nas suas viagens corporativas.