As viagens a trabalho acontecem por diversos motivos: expandir negócios, encontrar clientes, reuniões presenciais, eventos corporativos… Seja qual for o motivo, os colaboradores que viajam em nome de suas empresas têm custos e eles devem ser reembolsados.

Vem com a gente entender tudo sobre os reembolsos de viagens e como a Onfly pode te facilitar e tornar esse processo mais seguro.

O que são os reembolsos de despesas de viagem

Os reembolsos de viagens acontecem quando um colaborador viaja a trabalho e realiza gastos com alimentação, transporte, hospedagem e atividades diversas no destino.

Esses valores devem ser ressarcidos devidamente de acordo com os comprovantes desses gastos e as formas como isso acontece é acordado entre empresa e colaborador.

Os reembolsos são garantidos por lei

A CLT Brasileira garante as diárias de viagem e o ressarcimento dos custos em que o funcionário está cumprindo uma jornada de trabalho fora da sede da empresa e de sua cidade.

As despesas a serem reembolsadas vão desde depreciação do veículo do colaborador de acordo com quilometragem, combustível, pneus e lubrificantes até ingressos e entradas em eventos corporativos.

Como costumam ocorrer os reembolsos de viagens

Normalmente, os reembolsos de viagens ocorrem da seguinte forma: os colaboradores realizam os gastos, enviam seus comprovantes e, após análise, os gestores aprovam ou não o ressarcimento.

Mas, para isso ocorrer, vários detalhes precisam ser definidos e é importante que sua empresa defina bem como fazê-los.

As Política de Viagens precisam existir

É extremamente importante que as empresas possuam uma Política de Viagens.

Definir valores limites para cada situação, tipos de transporte que seu colaborador deve utilizar, categoria de hotéis utilizados, por qual meio gastos devem ser feitos, necessidade de notas fiscais, entre outros é essencial para controle e definição de viagens a trabalho.

Isso tudo auxilia empresas e colaboradores a planejar as viagens e evitar gastos desnecessários, muito mais altos que precisam ser ou muito mais baixos do que deveriam ser.

Caso necessário, você pode conferir AQUI como calcular diária de viagem a trabalho.

Os Acordos de Níveis de Serviço (SLAs) podem ajudar

As políticas de viagens devem ser bem definidas e estarem claras para os funcionários que viajam pela sua empresa, de forma justa para ambas as partes, considerando conforto, objetivos e custos.

Os Acordos de Níveis de Serviço ajudam na transferência de processos de reembolsos e dão garantias a funcionários e gestores para que os reembolsos ocorram da melhor forma e sem surpresas.

Esses acordos também permitem aos colaboradores saberem como e quando serão reembolsados e às empresas planejarem as análises e cumprirem os prazos estipulados, evitando desgaste e respeitando o funcionário e seus serviços cumpridos em viagens.

Envio de Recibos

A forma mais utilizada para manter o controle e comprovar os gastos em viagens são os recibos e notas fiscais.

Esses documentos são entregues nos estabelecimentos e por prestadores de serviços aos consumidores e, de forma oficial, declaram valores gastos e o que foi adquirido ou contratado.

Usualmente, funcionários enviam esses documentos digitalizados ou entregam pessoalmente aos gestores de viagem para análise de gastos.

Apesar de existirem formas de controle, a responsabilidade de disponibilizar esses documentos cabe ao colaborador, que pode se deparar com problemas como perda de alguns, estabelecimentos informais que não os emitem ou até mesmo receber algum recibo inválido como comprovante fiscal.

Preenchimento de relatórios

Junto com a entrega de recibos, muitas empresas requerem que funcionários preenchem relatórios de gastos.

Esses relatórios, acompanhados dos recibos, são mais uma atividade que os colaboradores precisam realizar após suas viagens, seja em formato de planilhas digitais ou formulários em papel. 

Ninguém merece chegar cansado de um voo e ter que gastar ainda mais tempo fazendo isso, né?

Análise de prestação de contas

Após esforços do colaborador para provar seus gastos, mais tempo ainda é necessário ser utilizado para os gestores analisarem essas prestações de contas.

Além de ser uma tarefa repetitiva, é necessário cautela e conhecimento para perceber possíveis erros, falhas de cálculos e tentativas de fraudes.

Em conjunto, esses recibos e relatórios precisam ser arquivados e, quando feitos ainda em papel, ocupam muito espaço e, caso sejam necessários, dão trabalho para serem encontrados.

Devolução dos valores gastos

Com recibos, relatórios, análise e aprovação dos gastos, é a hora de fazer a devolução dos valores gastos de acordo com o SLA.

A devolução deve seguir os formatos estipulados, mas também requer tempo e cautela, principalmente se envolve transferências de valores diretamente a contas de funcionários ou se precisam ser incluídos em folha de pagamento.

Diante disso tudo, já dá pra entender por que é necessário melhorar os processos de reembolso de despesas de viagens

Com tantos passos, especificidades e regras, fica claro que é preciso, sempre que possível, melhorar os processos de reembolso de despesas de viagem.

Dentre os riscos de fraude, desgaste de colaboradores que viajam e dos que analisam os gastos e dos custos de tempo e dinheiro das empresas, existem opções para reduzir passos e processos de forma segura e que facilitam toda a cadeia que realiza esses reembolsos.

Como a Onfly facilita o processo de reembolso de despesas das empresas?

Chega de relatórios longos e cansativos, processos burocráticos e reembolsos de viagens com prazos intermináveis. A solução de Gestão de Viagens aumenta a produtividade e otimiza o tempo de sua equipe! 

A Onfly é uma plataforma web, leve e extremamente fácil de usar que permite gestores e colaboradores reunirem em um só lugar tudo sobre as viagens corporativas das empresas: desde informações do voo até o envio das fotos dos recibos para reembolso!

Atividades automatizadas e muita economia de tempo

A Onfly tem uma plataforma pronta para ajudar na gestão dos reembolsos das viagens corporativas e reduzir o tempo dos envolvidos.

Com automação de relatórios e de arquivos de recibos, a Onfly acaba com processos longos de escrita de relatórios, reunindo em um só lugar as informações das viagens de todos os colaboradores e de todas as viagens.

Esses dados gerais permitem também as avaliações gerais de gastos com viagens, alinhando os objetivos da empresa e as condições financeiras propostas para essas atividades.

Menos cálculos manuais, menos erros

Com tudo digital, arquivado em nuvem e uma integração automática, chega ao fim os erros com submissão de valores incorretos e somatórias erradas de valores totais, garantindo reembolsos mais precisos e sem prejuízo para empresa e para o colaborador.

Um processo muito mais transparente

A plataforma da Onfly gera automaticamente relatórios de Reembolsos de Despesas de Viagens em PDF, com todos os recibos que foram digitalizados, informações sobre quem fez os gastos e quem aprovou, permitindo acesso a informações e transparência para diretores e acionistas.

Tudo combinado e sem surpresas

O colaborador que viaja em nome da empresa sabe exatamente os valores que vai receber, o gestor sabe exatamente quanto precisará reembolsar: sem ansiedade e sem preocupação.

Com as políticas de viagens e com os gastos sempre em mãos, o colaborador volta da viagem tranquilo e pronto pra próxima.

Fácil e, principalmente, seguro

Com tudo digitalizado e com relatórios automáticos, os processos manuais reduzidos evitam fraudes e reembolsos acima do que é realmente gasto.

Cartão corporativo (o azulzinho da Onfly!)

Um cartão corporativo permite gastos muito mais transparentes, analisar os gastos mais recorrentes e centralizar tudo em uma só conta. 

Na Onfly, você pode ter os azuizinhos, um (ou mais) cartão todo controlado e gerido dentro da plataforma, permitindo ligar e desligar limites em instantes e, principalmente, acabar de uma vez por todas com os reembolsos e notas fiscais!

Os benefícios de melhorar os processos de reembolso com a Onfly são claros

Assim como qualquer atividade dentro de uma organização, a eficiência e praticidade, aliadas à qualidade, são essenciais para o andamento e crescimento de qualquer negócio.

Com a solução de Gestão de Despesas de Viagens da Onfly, benefícios específicos para a gestão e desenvolvimento das atividades de uma empresa são promovidos. Confira alguns deles:

Envios, análises e reembolsos mais rápidos

Como explicado, processos de envio de recibos, preenchimento de relatórios e desenvolvimento de análises gastam tempo e precisam ser realizados com muita atenção.

A automação de atividades por meio da plataforma da Onfly garante um dos principais benefícios de melhorar esses processos: o tempo economizado, que permite mais praticidade e precisão no processo.

Dados mais acessíveis e possibilidade de calcular valores de forma mais assertiva

Com dados em locais mais acessíveis e unificados, é possível utilizá-los para avaliar se os gastos estão de acordo com a política e, até mesmo, adequar os valores para que colaboradores tenham melhores experiências com as viagens.

Além disso, é possível alinhar necessidade de viagens com os resultados que elas estão trazendo para a organização, tal qual investir em mais viagens ou reduzi-las.

Aproveite da plataforma da Onfly para acessar relatórios completos, totalmente automáticos e seguros.

Melhoria na experiência dos colaboradores com reembolsos

Além das melhorias com valores estipulados, os colaboradores podem aproveitar uma melhor experiência com as viagens a trabalho:

Mais tempo para descansar

Ao chegar de uma viagem a trabalho, o colaborador pode ir descansar sem se preocupar com digitalizar documentos ou completar relatórios de gastos.

É mais qualidade de vida para o funcionário e um tempo justo oferecido em troca dos benefícios que ele trás para a empresa.

Valores mais justos

Nada de completar valores: com dados mais acessíveis e cálculos mais precisos, os colaboradores podem almoçar sem medo de se surpreender com valores acima do que esperava por estar numa cidade grande.

Valores ajustados à realidade dos destinos e com as atividades e locais que o colaborador vai realizar colaboram com uma melhor experiência de viagem corporativa.

Colaborador mais seguro ao viajar

Diante disso tudo, o colaborador se sente mais seguro ao viajar e realizando as atividades propostas com mais dedicação e focado no objetivo da viagem. 

Evitar fraudes

As viagens a trabalho devem ser muito bem planejadas para cumprir com os objetivos propostos. Por isso, evitar imprevistos é essencial.

Um dos mais comuns e que causam grandes impactos financeiros às empresas são as fraudes, já que costumam ser descobertas após já terem acontecido.

Por isso, um sistema integrado e controlado como o da Onfly permite evitar essas fraudes e identificá-las mais rápido e mais facilmente.

Além disso, o Cartão Corporativo Onfly também pode ser uma ferramenta para evitar fraudes, uma vez que os valores são disponibilizados previamente e o colaborador pode utilizá-lo sem se preocupar com prestação de contas e recibos, reduzindo mais um passo na jornada dos reembolsos.

Caso queira saber mais, confira esse artigo sobre Sinais de que está havendo fraude nas solicitações de reembolso na sua empresa

Uma solução tudo-em-um com a Onfly!

Junto com a solução para reembolsos, a Onfly tem muitos outros benefícios.

A plataforma tudo-em-um permite gestão completa de viagens e de despesas num só lugar,  trazendo conforto e produtividade para os colaboradores e economia para a empresa.