Como definir orçamento para viagem corporativa?

Manter o viajante corporativo satisfeito e as viagens corporativas rentáveis sem extrapolar o valor disponível no budget da empresa pode ser um grande desafio. Mas, com um orçamento adequado à realidade, pode ser mais fácil alcançar este equilíbrio. 

É que as diárias de alimentação, hospedagem e transporte podem encarecer ou baratear uma viagem corporativa. E, justamente por isso, para ter a melhor experiência combinada ao melhor custo-benefício, é fundamental direcionar os recursos para onde é necessário. 

Com isso em mente, o orçamento para viagem corporativa deve considerar:

• o mercado atual;
• o histórico de viagens;
• a inflação e variação de preços;
• a variação cambial (no caso de viagens internacionais);
• qual é a expectativa de retorno de investimento na viagem corporativa. 

Por isso, para definir o orçamento da viagem corporativa, vale seguir alguns passos básicos – que podem (e devem) ser adaptados conforme a cultura e rotina de cada negócio. Também vamos falar a seguir de duas maneiras diferentes de fazer esse cálculo: o orçamento base zero e o orçamento incremental. 

Análise do histórico de viagens 

Um dos pontos mais primordiais para estabelecer o orçamento para viagem corporativa é analisar o histórico realizado até então. Isso vai ajudar a identificar padrões de gastos, como destinos mais frequentes e média de gastos para cada região, por exemplo. 

A partir desse registro, é possível fazer um levantamento de quais são as despesas mais comuns, como hospedagem, transporte e diária de alimentação, para permitir uma estratégia de cálculo de orçamento com base no histórico. 

Para isso, é preciso ter uma boa base de dados do histórico de compras e reservas, que vai poder direcionar as decisões. Geralmente, se usa os dados dos últimos 12 meses para chegar ao orçamento do próximo período. 

É importante que a análise histórica não seja a única fonte para elaborar o orçamento. Isso porque o gasto do ano anterior já pode estar defasado em relação aos preços atuais. 

Por exemplo, uma diária de alimentação de 70 reais pode ter sido suficiente para uma viagem a São Paulo em 2022, mas com o acumulado da inflação (que, para se ter uma ideia, fechou 2022 em 5,79%) ou demais flutuações do mercado, o total pode não ser mais suficiente, exigindo que, na prática, o colaborador tire a diferença do “próprio bolso”. 

Por isso, para calcular o orçamento com a análise histórica, é necessário utilizar a estratégia incremental de orçamento, que utiliza todos os dados do ano anterior e faz uma projeção para o ano seguinte, mas com ajustes. 

Receita da empresa

Outro aspecto importantíssimo na hora de pensar o orçamento das viagens corporativas é a receita da própria empresa. 

Um negócio em deliberada expansão pode aumentar exponencialmente os seus recursos destinados às viagens corporativas de um ano para outro, impactando o orçamento. 

Por outro lado, um negócio que está atuando em contenção de gastos pode reduzir o montante disponível para as viagens corporativas. Ou seja, o cenário atual da empresa também deve ser considerado na hora de pensar sobre o orçamento para não trazer prejuízos à saúde financeira do negócio.  

Nesse sentido, vale estreitar o contato com o setor financeiro da empresa para ter mais proximidade com o orçamento destinado às viagens corporativas e colaborar na construção do orçamento. 

Teto de gastos e transparência

Também é importante que o orçamento esteja dentro do teto de gastos. 

A política de viagens, geralmente, vai definir qual é o teto de gastos para a diária de alimentação, para o aéreo e para a hospedagem. Também cabe a este documento estabelecer prazos para as reservas – que podem influenciar diretamente o preço da hospedagem e transporte. 

O teto de gastos é uma ferramenta importante para uma gestão eficiente e para evitar gastos excessivos. Para ser eficaz, o valor do teto máximo de gastos deve fazer parte do estudo do orçamento e, quando definido, ser comunicado ao colaborador, garantindo mais transparência nos processos. 

Uma das formas para definir o orçamento de forma transparente é o modelo base zero, que não considera a análise histórica de gastos, mas exige uma análise da alocação de recursos em cada despesa segundo a geração de valor. O volume é construído do zero com base no que a empresa pretende fazer no ano seguinte. 

Monitoramento das despesas regularmente 

O orçamento para viagem corporativa também deve considerar a expectativa de retorno de investimento (ROI). E para saber se está havendo retorno do valor investido, é preciso acompanhar os dados e fazer uma gestão de despesas ágil. 

Nesse sentido, uma ferramenta de gestão, como a da Onfly, faz toda a diferença, tornando o processo mais simples, evitando fraudes e inconsistências nos números. 

Atualize o orçamento 

O orçamento não deve ser estático. Muito pelo contrário, ele deve ser revisto e atualizado com o passar do tempo, justamente para garantir que ainda supre as necessidades do viajante. A inflação e as mudanças do mercado, guiadas principalmente pela oferta e demanda, vão impactar os gastos e, portanto, deve ser condizentes com o orçamento atual.

Caso o cenário econômico esteja em mudanças, vale revisar o orçamento mais frequentemente. De forma geral, o orçamento é anual, mas a cada trimestre, por exemplo, é válido verificar se a realidade corresponde ao previsto ou se será necessário reajustar gastos e realocar os recursos. 

Para as viagens ao exterior, também é importante ter em mente a variação cambial e a valorização ou desvalorização do real frente à moeda estrangeira.

Viagens diferentes tem necessidades diferentes

Cada viagem corporativa vai demandar um gasto diferente. Isso varia por conta de diversos fatores, como destino, distância da sede, meio de transporte utilizado (aéreo ou rodoviário)… Tudo isso impacta diretamente no budget necessário para cada viagem a trabalho. 

Por isso, dentro do orçamento geral das finanças corporativas, é importante entender que cada viagem deverá ter seu próprio orçamento, com a estimativa de gastos e o teto máximo. 

Viagem corporativa dentro do orçamento 

Também é importante ter em mente que alguns itens podem encarecer a viagem a trabalho e, por isso, tanto a política de viagens quanto o orçamento anual devem tê-los em conta. 

Confira a seguir algumas práticas que podem deixar a viagem corporativa mais cara e, por isso, devem ser evitadas sempre que possível: 

• compras de última hora; 
• reserva fora do melhor custo benefício (sem considerar preço, distância e comodidades);
• hospedagem distante do destino, aumentando o valor gasto em transporte; 
• falta de pesquisa efetiva de preços.

Do mesmo modo, a viagem pode se tornar mais econômica quando há, na rotina do viajante e do gestor de viagens, a comparação de preços, a tecnologia como aliada para simplificar processos, checagem de dados e a escolha de reservas de forma consciente. 

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