Como usar a política de viagem para evitar passivos trabalhistas

Neste artigo você saberá tudo sobre como reduzir passivos trabalhistas, com uma boa gestão de política de viagens.

• Introdução
• Despesas de viagens a trabalho: diária e reembolso para o funcionário
• A importância da gestão de viagens corporativas

Introdução

É muito comum, nos dias de hoje, que as empresas passem por maus bocados diante dos riscos de judicialização, com altas indenizações na Justiça do Trabalho e multas no eSocial, quando há ruídos no relacionamento com seus funcionários. Essa insegurança jurídica deriva do desconhecimento ou mesmo da falta de boas práticas no contexto do judiciário trabalhista. Vamos discutir, aqui, algumas formas de usar a política de viagem de sua empresa de forma positiva, a fim de evitar passivos trabalhistas futuros.

Prevenir passivos trabalhistas, por meio de uma gestão atenta de viagens corporativas, é a palavra de ordem. Sabemos que muitos funcionários precisam viajar constantemente, como parte de seu trabalho diário na empresa. Estão sempre visitando clientes preferenciais ou acompanhando in loco a expansão da empresa, o que demanda viagens a trabalho rápidas ou mais longas, assim como também exige um planejamento adequado, para que não haja reclamações trabalhistas desses mesmos funcionários, mais tarde.

As principais dúvidas com relação aos direitos trabalhistas dos funcionários dizem respeito a questões bastante pontuais, como: qual é a garantia legal para o trabalhador nas suas viagens a trabalho? Ele deve receber horas extras? E, quanto às despesas gerais, como serão pagas, por cartão corporativo ou reembolsadas posteriormente pela empresa? Vamos elucidar algumas dessas questões a seguir.

Horas extras: direito e pagamento

A CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) estipula como sendo “hora extra” qualquer período trabalhado fora da carga horária acertada, em carteira de trabalho, entre empregador e empregado. Pela regra geral válida atualmente, o período de trabalho se estende por 8 horas diárias e 44 horas semanais.

Sendo assim, ao exceder essa carga horária, o empregado tem direito a receber horas extras. Nesse caso, o pagamento deve ser feito respeitando-se o que está estabelecido em lei, ou seja: o valor devido pelos dias comuns corresponde ao mesmo valor da hora trabalhada do funcionário mais 50%; em caso de o período trabalhado a mais ocorrer em feriados ou dias de repouso remunerado, o valor da hora trabalhada deve ser acrescido de 100%.

O funcionário em viagem tem direito a horas extras?
As leis trabalhistas não são tão claras quanto ao direito de horas extras, no âmbito das viagens a trabalho. Contudo, devem-se levar em conta dois fatores importantes para estabelecer a regra interna da companhia, na hora de pegar as horas extras por períodos de viagem a trabalho:

1. Empregados com registro de horas: para os funcionários com acordo e controle da carga horária trabalhada, existe, sim, a obrigatoriedade no pagamento das horas extras por parte da empresa. Portanto, se o funcionário registra o ponto eletrônico e viaja a trabalho, fora de seu expediente normal, deve receber horas extras.
2. Empregados sem registro de horas: já os colaboradores sem controle da carga horária, como trabalhadores externos ou cargos de confiança, não recebem horas extras, exatamente porque não é possível comprovar legalmente as horas trabalhadas pelo funcionário.

A jurisprudência, ou seja, aquelas decisões comuns dos tribunais trabalhistas em casos desse tipo, também discorre sobre outros argumentos para embasar a necessidade ou não de pagamento das horas extraordinárias. Segundo a literatura jurídica, por exemplo, o tempo de pernoite do funcionário é considerado como intervalo de descanso, desde que ele não esteja trabalhando, e por este motivo não lhe dá direito a pagamentos extras.

Isso acontece porque se considera que, quando o funcionário fica à disposição da empresa, suas horas já devem ser legalmente remuneradas. Entretanto, quando o trabalhador está em período de descanso ou não está trabalhando, não devem constar horas extras em seu banco de horas trabalhadas.

Importante salientar que, mesmo numa viagem a trabalho, só são consideradas horas extras os períodos em que o funcionário estiver trabalhando, sob as ordens estritas da empresa. Fora isso, não pode haver encargos extras para a companhia.

Despesas de viagens a trabalho: diária e reembolso para o funcionário

As diárias de viagem para o trabalhador são garantidas pela CLT. O funcionário tem direito a ter ressarcidos os seus custos com a viagem a trabalho, devidamente comprovados através de notas fiscais. As despesas de viagens são pagas apenas na situação específica de o funcionário estar cumprindo um plano de trabalho fora da empresa e de sua cidade. As formas de ressarcimento podem ser combinadas entre patrões e empregados.

Podemos citar, dentre as despesas que são reembolsáveis ao funcionário, quando em viagem a trabalho:

• Depreciação do veículo do colaborador (quilometragem, combustível, pneus e lubrificantes);
• Passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias;
• Gastos com alimentação;
• Diárias de hotéis, pensões ou qualquer tipo de hospedagem;
• Despesas com translado do colaborador no destino (táxis, Uber e similares ou transporte público);
• Ingressos e entradas em eventos corporativos.

Entre as despesas não reembolsáveis, estão as seguintes:

• Compra de presentes de qualquer natureza;
• Aquisição de bens para o próprio colaborador, sem a anuência da companhia.

Outras despesas de viagens podem estar previstas na política de viagens a trabalho da empresa. Por isso, é importante que o funcionário conheça bem os termos próprios da empresa, para não passar pelo dissabor de não ter reembolsadas algumas de suas despesas, como nos casos citados anteriormente.

A importância da gestão de viagens corporativas

Enfim, todo empregador deve arcar com os custos da viagem corporativa, incluindo transporte, alimentação e hospedagem. Porém, vimos que existem diferentes maneiras de administrar esses pagamentos, de acordo com a legislação específica para uma viagem a trabalho. Por isso, é muito importante que empresas e colaboradores conheçam os seus direitos e deveres, para que a legislação de viagem a trabalho seja respeitada. Assim, empresas não ficam vulneráveis a processos trabalhistas e os colaboradores ficam totalmente respaldados, segundo a CLT.

Quanto maior o volume de viagens corporativas realizadas, mais complicada se torna a gestão destes processos e, consequentemente, a garantia de que as práticas exigidas pela legislação sejam cumpridas. Nesse sentido, um setor de gestão de viagens corporativas dentro da empresa é um grande aliado. Além de maior controle, também possibilita a redução de custos e traz maior agilidade e eficiência a todo o processo.