Como ser um gestor mais ativo no orçamento de viagens da sua empresa?

O cargo de gestor de viagens se tornou muito mais estratégico e menos operacional com o passar dos anos. 

Muito além de reservar passagens aéreas e hospedagem para as viagens corporativas, o gestor de viagens deve ser protagonista do seu setor e, essa postura tão necessária, demanda um profissional analítico e envolvido em todos os aspectos da viagem a trabalho.

Um dos principais pontos de atenção para o gestor de viagens é o orçamento das despesas de viagem. Nem sempre esse profissional tem muita autonomia sobre esse planejamento — que, geralmente, se consolida no setor financeiro da empresa.

Porém, um gestor participativo no orçamento é um profissional muito mais eficaz, justamente pela sua visão estratégica do investimento em viagens corporativas. 

Pensando nisso, a seguir tratamos de como ser mais ativo no orçamento de viagens e como esse posicionamento é um grande diferencial de um gestor mais decisivo e competente. 

Por que o gestor de viagens deve estar atento ao orçamento? 

O orçamento trata de um planejamento financeiro das despesas e receitas. E, para as despesas de viagens, o orçamento tem papel fundamental para alinhar quais serão os investimentos e como esse recurso disponível será investido. 

O gestor de viagens deve estar atento ao orçamento das despesas de viagens porque quando há um planejamento mais estratégico, os colaboradores podem viajar mais e/ou viajar melhor gastando o mesmo tanto (ou até menos). 

Por isso, cabe ao gestor de viagens ficar de olho nos recursos financeiros da empresa destinados para viagens. Dessa forma, pode verificar quais são os gastos mais recorrentes, qual o volume de viagens, quantas viagens romperam com a política e outros dados imprescindíveis para que esse investimento traga o retorno esperado. 

Vale destacar que o profissional responsável pelas viagens pode contribuir para um orçamento mais preciso por meio de dados e informações consolidadas da rotina de viagens corporativas, principalmente para o orçamento base zero (OBZ). 

Além disso, o profissional também desempenha papel essencial no ano corrente para verificar se o investimento está sendo realizado dentro do orçamento.

O aspecto financeiro e orçamentário tem relevância direta no processo de gerar mais autonomia e mais influência do gestor de viagens para tudo aquilo relacionado, direta ou indiretamente, aos deslocamentos corporativos. 

Como ser um gestor mais ativo no planejamento orçamentário? 

É fundamental que o gestor de viagens esteja constantemente atualizado e busque conhecimentos relevantes na área. 

Isso inclui estar atento às tendências do mercado de viagens corporativas, novas tecnologias que otimizem os processos e até mesmo mudanças regulatórias que impactem os gastos. 

Nesse sentido, cursos, como da Onfly Decola, e trocas de experiências com outros profissionais da aérea podem fornecer percepções valiosas sobre boas práticas. 

Além disso, acompanhar métricas e dados é crucial para embasar as decisões. O gestor deve utilizar indicadores-chave de desempenho (os famosos KPIs) para avaliar o retorno sobre o investimento das viagens corporativas. Isso envolve analisar dados como o custo por viagem, a eficácia das políticas de viagens e o impacto nas metas da empresa.

Outro passo importante para ser um gestor mais ativo no planejamento orçamentário é a habilidade de planejar e implementar estratégias alinhadas ao orçamento estabelecido, além de verificar qual foi o resultado do orçamento.

O gestor pode buscar por parcerias estratégicas que ofereçam vantagens financeiras, negociar tarifas corporativas com fornecedores de serviços de viagens e estabelecer ações para fortalecer a logística das viagens e, consequentemente, reduzir custos.

Ademais, o gestor de viagens deve ter um contato próximo com o setor financeiro. Além do contato rotineiro para a prestação de contas das viagens, os setores devem estar alinhados para estabelecer o orçamento, metas de redução de gastos ou ampliação do investimento, conforme cada negócio. 

Cabe ainda ao profissional reforçar o engajamento dos colaboradores para as reservas estarem dentro da política de viagens. Dessa maneira, os gastos ficam no orçamento previsto, evitando despesas desnecessárias ou até mesmo não autorizadas.

Portanto, vale relembrar que as principais ações são: 

• Buscar atualizações e conhecimentos;
• Acompanhar métricas e dados; 
• Planejar e implementar estratégias alinhadas ao orçamento;
• Construir uma rede de troca com o setor financeiro da empresa; 
• Reforçar ações na política de viagens. 

Por fim, também é fundamental ressaltar que ser um gestor mais ativo no orçamento de viagens não apenas contribui para a eficiência financeira da empresa, mas também aumenta a influência e a relevância desse profissional na organização. 

Ao demonstrar a capacidade de gerenciar de forma estratégica os recursos destinados a viagens corporativas, o gestor se posiciona como um profissional decisivo e competente, capaz de contribuir de maneira significativa para o sucesso da empresa. 

Ou seja, além de construir uma gestão de viagens assertiva e econômica, o gestor de viagens mais ativo no planejamento orçamentário também constrói um diferencial na sua carreira profissional. 

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