460 horas economizadas! Conheça como esta empresa de engenharia digitalizou 100% das reservas de hotel da empresa

Sabe aqueles hotéis que não estão online em nenhum lugar? Nem no Booking, nem na Expedia, nem nas agências tradicionais?

Existem no Brasil aproximadamente 10 mil hotéis. Destes, aproximadamente, 90% são independentes, e desse número, muitos por opção e por pouco acesso à informação e tecnologia, não distribuem o seu conteúdo em nenhum lugar.

Quando entendemos estes números aqui na Onfly, vimos que existia uma forte demanda corporativa para estes hotéis que, historicamente, eram feitos de forma offline. Então, resolvemos trazer estes hotéis para o mundo online, de forma totalmente digital, automatizada e com zero custo para o hotel.

Veja o case completo e entenda.

Fomos procurados por uma empresa, que tem um contrato com uma grande empresa de concessão de energiae que tinha uma demanda aproximada de 500 reservas por mês. Desse total, 95% eram em hotéis em cidades pequenas. A empresa já tinha tentado fazer este fluxo com 4 agências grandes de viagens, sendo duas grandes TMCs renomadas, sem sucesso.

Então o problema apresentado foi:

• 500 reservas feitas totalmente offline, que ocupavam o tempo de aproximadamente 2 pessoas;
• Para cada reserva, em média gastava-se 1 hora entre receber a solicitação de reserva por e-mail do gestor ou hóspede, buscar o hotel no Google, ligar para o hotel, passar o nome do hóspede, enviar CNPJ e dados de pagamento, e enviar o e-mail solicitando a reserva;
• Depois da reserva, ainda era necessário solicitar a nota fiscal para a correta apuração, para alguns hotéis, era preciso duas ou três ligações para cobrar a nota fiscal;
• Para cada reserva, era feito uma TED bancária, gerando custos financeiros de transferência;
• As reservas não tinham conciliação, nem controle de quem solicitou, para qual projeto e o custo, era tudo gerenciado em uma planilha.

Entendemos o problema, trouxemos nosso time de tecnologia e nossa área de sourcing. Conseguimos, com nosso poder de rede, negociar com todos os hotéis e conseguimos reduzir tarifas em aproximadamente 50%, e disponibilizá-los online, com zero custo de conectividade para o hotel, com pagamento via cartão virtual, com zero risco e sem comissões de intermediários.

Chamamos aqui de uma relação totalmente ganha-ganha: geramos eficiência e redução de custos para a empresa e otimizamos o processo de backoffice para o hotel.

Depois da implantação da Onfly para mais de 200 colaboradores, a empresa conseguiu:

• Fazer todas as reservas online, com apenas um clique;
• Todas as reservas passam pela política de viagens, com alçadas de aprovação, rastreabilidade e projeto mapeado;
• Reduzir de 500 notas fiscais para apenas uma nota fiscal;
• Reduzir de 500 TEDs de pagamento para apenas um pagamento;
• Reduziu o tempo médio de reserva para aproximadamente 5minutos, com apenas alguns cliques;
• Negociar melhores tarifas, com apoio da nossa área de sourcing;
• Conciliação de reservas e pagamentos feitos na vírgula.

Veja um comparativo entre o antes e o depois desta empresa, com a solução da Onfly!

Por questões contratuais, não podemos abrir  o nome da empresa. Mas além de todos os benefícios, ela ganhou uma área de sourcing para brigar para reduzir custos com os hotéis, suporte 24×7 para todos os viajantes por e-mail, telefone e chat, e ainda digitaliza todos os reembolsos de despesas com a Onfly.

O mais legal é que, com a nova solução, os colaboradores anteriores que ficavam por conta deste processo, puderam focar em resolver outros problemas na organização, com mais tempo para atuar na otimização de outros processos.

Se a sua empresa possui um perfil semelhante, com muitas reservas de hotéis off-line para a viagem a trabalho dos seus colaboradores, com um volume gigante de solicitações por e-mail e telefone, e cobranças intermináveis de envio de nota fiscal, talvez seja na hora de transformar o seu modelo. A Onfly oferece um modelo muito mais inteligente e digital.

Vamos juntos?

Fale agora com um especialista e vamos entender se conseguimos digitalizar os processos de reservas de hotéis da sua empresa também!