Como ter mais segurança na viagem corporativa?

Imprevistos podem acontecer em qualquer tipo de viagem, até mesmo naquelas que são feitas a trabalho. Por isso, ter uma política de viagens clara e se atentar aos detalhes que podem tornar a viagem corporativa mais segura são fundamentais.

Isso garante tanto a segurança do colaborador, quanto a tranquilidade dos gestores. 

Para te ajudar a ter mais segurança na viagem corporativa, preparamos esse artigo! Você vai conhecer quais são os pontos de atenção para garantir o sucesso da viagem e, da melhor forma possível, minimizar a chance de que algum problema aconteça. 

Gestão de riscos

A gestão de riscos para as viagens corporativas é uma estratégia que deve fazer parte do planejamento de todos os gestores de viagens. Esse é um plano de ação, que vai colocar em prática, de forma efetiva, o Duty of Care — que, basicamente, é a obrigação da empresa de cuidar do seu funcionário, garantindo o seu bem-estar. 

Essa gestão de riscos pode ser feita por meio de escolhas conscientes: hotel com boa localização, rastreamento do itinerário da viagem, treinamento do funcionário para a viagem corporativa, política de viagens clara e de fácil acesso aos colaboradores-viajantes… 

Ou seja: tudo isso será feito para evitar o estresse de algum incidente acontecendo na viagem. Um colaborador que passa por uma situação de falta de segurança vai perder dias de trabalho, ficar insatisfeito e, em alguns casos, até desperdiçar a viagem feita.  

Por isso, contar com mais segurança na viagem corporativa é benéfico para o viajante e para a empresa. Afinal, além de evitar problemas com o colaborador (inclusive nas questões trabalhistas), assegura que sua viagem foi eficaz e trouxe retorno financeiro conforme o que era esperado. 

Segurança do hotel 

Outro ponto importante relacionado com a segurança na viagem corporativa diz respeito à hospedagem. Tenha atenção a:

• hotel reservado por uma plataforma de confiança, que vai permitir que a acomodação fique preparada para receber o colaborador; 
• localização da acomodação — além de ser próximo dos compromissos a trabalho, o hotel deve ficar em uma área policiada, com boa iluminação e, preferencialmente, fácil acesso às opções de transporte;
• quando o colaborador já estiver acomodado, é importante lembrar de verificar as saídas de emergência e, se possível, se familiarizar com o espaço. 

Além disso, dar preferência para uma acomodação que conta com recepção 24 horas também pode deixar o colaborador mais seguro, já que filtra a entrada e saída de pessoas e dar mais proteção e vigilância. 

Itinerário completo

Organizar uma viagem corporativa, determinando acomodação, transporte e passagem aérea, é ponto básico para um gestor de viagens. Mas, saber onde o seu colaborador está em determinado momento da viagem a trabalho, durante o horário de expediente, vai além da demanda de bater o ponto e cumprir a carga horária.

Na realidade, ter acesso à localização do colaborador é uma questão de segurança na viagem corporativa!

Caso aconteça algum problema durante a viagem de negócios, é importante saber onde o seu pessoal está para poder agir da melhor maneira. Por isso, muitas empresas podem até mesmo recorrer à tecnologia: uma ferramenta de GPS pode contribuir para manter o contato e deixar claro sobre a localização do viajante. 

Política de viagens: a quem recorrer? 

Para quem eu peço ajuda se acontecer algum imprevisto na minha viagem a trabalho? Pode ser que você já tenha se deparado com essa dúvida.

Apesar de as orientações diferirem de acordo de cada empresa, geralmente o viajante é orientado a entrar em contato com o seu líder direto ou com o gestor de viagens caso tenha algum problema durante a viagem corporativa.

Para não restar dúvidas ao colaborador, mais uma vez, é reforçada a importância de uma política de viagens transparente. Esse é o documento que orienta gestores e colaboradores sobre o que pode e o que não pode ser feito nas viagens a trabalho. Normalmente, é neste documento que o colaborador será informado sobre quem acionar no caso de alguma situação atípica. 

Funcionário treinado 

Um funcionário que sabe como funciona uma viagem corporativa e recebe as orientações adequadas para cada compromisso também é um funcionário mais seguro!

Uma pessoa na rua, perdida, com bagagens, sem saber onde fica o transporte ou onde vai passar a noite é uma pessoa que corre mais riscos. 

Por isso, cabe ao gestor informar o viajante sobre sua rota, compromissos e missão; ou possibilitar acesso a uma política de viagens clara, bem como fornecer um canal para tirar as dúvidas. 

Seguro de viagem   

O seguro de viagem em viagens corporativas não é obrigatório, mas pode ser um grande diferencial para lidar melhor com imprevistos. A comodidade de ter uma seguradora para ser acionada no caso de alguma situação de emergência pode facilitar bastante para uma viagem mais confortável. 

Tenha em mente ainda que, para entrar em determinados países pelo mundo, o seguro de viagem é obrigatório. Por isso, para viagens internacionais, vai ser ainda mais necessário. 

Cadeado, chaves e atenção aos pertences 

Também vale a pena ter um olhar especial para seus pertences, seja sua bagagem pessoal ou os equipamentos da empresa que, por ventura, você tenha levado na viagem de negócios. 

Utilizar segredo ou cadeado nas malas; senha nos dispositivos eletrônicos; e não descuidar dos seus pertences na rodoviária, no aeroporto ou no saguão do hotel são dicas fundamentais para manter a segurança na viagem corporativa. 

Bebida alcoólica na viagem de trabalho 

A dúvida se pode e deve ingerir bebida alcoólica em uma viagem a trabalho já foi tema de discussão aqui no blog. De forma geral, caso não exista nenhum impedimento na política de viagens da sua empresa (olha este documento aparecendo por aqui de novo!), a palavra-chave deve ser a moderação. 

Além de questões profissionais e de saúde, a moderação também é essencial para manter sua segurança na viagem a trabalho. Isso porque bebidas em excesso podem prejudicar seu controle sobre horários, percepção de segurança e até mesmo o monitoramento dos seus bens, sejam eles pessoais ou da empresa. 

Segurança das colaboradoras 

Assim como em outras situações do dia a dia, as colaboradoras do sexo feminino podem estar mais suscetíveis a situações de perigo, mesmo durante uma viagem a trabalho. 

Os dados mais recentes são de uma pesquisa de 2018 divulgada pela Global Business Travel Association (GBTA), que mostrou que mais de 80% das mulheres tiveram preocupações sobre sua segurança na viagem corporativa no ano anterior.

Neste caso, vale reforçar os cuidados com a localização do hotel, números de emergência e atenção dos gestores à segurança das colaboradoras. 

Números e contatos de emergência 

Essa dica vale tanto para segurança na viagem corporativa quanto para as pessoais de tão importante que ela é!

Tenha, em fácil acesso, os números de serviços de emergência, como 190 da Polícia Militar, 193 para o Corpo de Bombeiros em todo o Brasil e 199 da Defesa Civil de Minas Gerais, por exemplo (confira os principais aqui).

No caso de viagens internacionais, também procure saber quais são os telefones de contato dos órgãos de emergência do país onde você está. 

Além disso, mantenha atualizado, tanto no cadastro da empresa quanto nos seus dados pessoais, quem é o seu contato de emergência. Essa é aquela pessoa que vai ser acionada caso aconteça algo com você.  

Ou seja…

Lidar com imprevistos é comum em todas as situações rotineiras; nas viagens corporativas isso não é diferente. Com essas dicas, é mais fácil diminuir as chances de situações adversas durante a viagem de trabalho. 

Além disso, caso elas aconteçam, é importante ter tranquilidade para lidar com elas. Lembre-se de buscar a melhor e mais rápida solução, garantindo os melhores resultados possíveis! 

E você? Tem mais alguma orientação para quem quer ter mais segurança na viagem corporativa? Compartilhe com a gente e nos acompanhe pelo LinkedIn!