Como melhorar o reembolso de despesas de viagens em franquias

Empresas que possuem franquias precisam lidar o tempo todo com os processos de reembolso de despesas de viagens. Afinal, é preciso prestar consultoria em diversos lugares diferentes e isso acaba resultando em muitos processos e gastos, caso não haja uma gestão de viagens corporativas eficiente.

Pensando nisso, criamos esse artigo com o objetivo de dar boas dicas de como melhorar o reembolso de despesas de viagens em franquias. Isso resultará em muitos benefícios para sua empresa, incluindo a redução de gastos, de tempo desperdiçado com processos cansativos, a diminuição de turnover e outros.

Veja a seguir como melhorar o reembolso de despesas de viagens em franquias! 

Por que é importante melhorar o processo de reembolso de despesas de viagens?

Existem muitos motivos pelos quais você queira melhorar o processo de reembolso de despesas de viagens dentro da sua empresa. O principal deles é pelo processo de reembolso atual levar mais tempo do que você gostaria, exigir treinamentos constantes da sua equipe, o trabalho ser cansativo e, possivelmente, levar a falhas como as fraudes em reembolsos. 

Sendo assim, veja a seguir os principais problemas que um processo desgastante de reembolso de despesas de viagens pode causar em sua empresa. 

• Turnover: sabe quando bons funcionários saem da empresa, pois percebem que estão perdendo tempo com processos inúteis? Isso é chamado de turnover, ou em português: rotatividade de pessoal; um problema muito comum para empresas que possuem processos de reembolso que são cansativos, desgastante e muitas vezes falhos.
• Baixa produtividade: os funcionários gastam tanto tempo nesses processos que fica difícil manter uma boa produtividade no trabalho. Mesmo durante a viagem, onde a atenção deveria estar focada exclusivamente na atividade a ser realizada, a preocupação em guardar todos os recibos e prestar contas quando retornar já está presente. Esse é um grande problema de franquias que utilizam processos de reembolso de viagens corporativas que não são eficientes e otimizados para o que realmente importa.
• Risco de fraude: quanto mais burocrático, complicado e desgastante é um processo de reembolso, maiores são as chances de ocorrer fraudes ao longo do caminho. Empresas que possuem muitas viagens corporativas, como as que possuem franquias, podem sofrer mais com fraudes por causa dos processos complicados de reembolso e a dificuldade de gestão.
• Erros: outro grande problema são os erros que podem ser cometidos ao longo desse processo de reembolso. Quanto mais processos, mais erros podem ocorrer, como incluir os dados em duplicidade, esquecer-se de realizar determinado reembolso, entre outros. 

Benefícios ao melhorar o reembolso de viagens em franquias

Alguns benefícios são óbvios, como ter um fluxo de viagens muito mais simples, ágil e menos burocrático. No entanto, saiba que melhorar os processos de reembolsos de viagens em sua franquia pode ter um impacto muito mais significativo.

Melhorando esses processos é possível ter uma expansão comercial, maior participação da empresa em eventos importantes do setor, mais produtividade, foco no core business, funcionários mais motivados, fortalecimento da marca como uma boa empregadora e outros.

Mas o benefício mais importante é, sem dúvida, devolver tempo para todos os envolvidos no reembolso de viagens. Para os colaboradores, a prestação de contas se torna simples e eficaz, aumentando a motivação e reduzindo o turnover. Para os gestores, o fluxo de aprovação é mais simples, o que auxilia na tomada de decisão.

Como melhorar reembolso de despesas de viagens em franquias?

Chegamos ao tópico central deste artigo, que é como melhorar os processos de reembolso de despesas de viagens em franquias. Primeiro, é importante lembrar que as franquias têm uma necessidade muito maior em lidar com viagens corporativas que outros tipos de empresa. Isso porque os gestores precisam visitar os franqueados, dar consultorias e todo o suporte necessário para que o negócio continue saudável e em expansão. 

Por isso, ter ferramentas que auxiliem na gestão dessas viagens corporativas é muito importante. São muitas viagens e muito tempo gasto com a gestão delas. Sendo assim, essas ferramentas se tornam extremamente necessárias para facilitar o dia a dia dos colaboradores. 

1. Defina uma política de viagens corporativas

A primeira coisa que deve ser feita, caso sua empresa ainda não tenha, é criar uma política de viagens corporativas. Temos aqui no blog um passo a passo de como criar a sua. Esse é um parâmetro importantíssimo para que os colaboradores estejam cientes do que pode ou não pode ser reembolsado e como deve ser feita cada etapa do planejamento de viagens, entre outros detalhes.

Além de definir todas as diretrizes da política de viagens corporativas, é importante que esse documento seja lido pelos colaboradores que viajam em nome da empresa e pelos gestores de viagem e disponibilizado em um local de fácil acesso para consulta. 

2. Tenha processos transparentes

Quanto mais simples e transparentes forem os processos de viagens dentro da sua franquia, mais fácil será gerenciar e ter maior controle de tudo. Por isso, simplifique o processo de reembolso e torne-o mais transparente. Você pode fazer isso facilitando o acesso dos colaboradores aos documentos necessários e incluindo menos etapas ao longo do reembolso de viagens. 

Quando os dados passam por uma agência ou por terceiros, é possível que exista manipulação ao longo do processo. No entanto, quando há uma plataforma que permite acompanhar os indicadores em tempo real, o processo se torna mais transparente, limpo e objetivo.

3. Faça revisões constantes

Outro ponto importante é que você deve revisar constantemente os processos de reembolso na sua empresa. Ou seja, verificar se todas as etapas estão sendo cumpridas de forma eficiente, ouvir a opinião dos colaboradores que gerenciam esses processos e implementar melhorias para que os reembolsos ocorram de forma cada vez mais otimizada.

4. Utilize um software de gestão de viagens

Essa é uma das dicas mais importantes se você busca agilidade, facilidade e menos burocracia no fluxo de viagens.

Com um software de gestão de viagens, como a Onfly, sua franquia terá muito mais tempo para se dedicar ao que verdadeiramente importa: sua empresa. Além de agilidade e facilidade em lidar com os processos de gestão de viagens, um software diminuirá os riscos de fraudes, tornará os processos mais transparentes e fará com que os funcionários se sintam mais motivados, já que não terão que lidar com processos ultrapassados no trabalho.

São muitas as vantagens em melhorar o processo de reembolso de despesas de viagens em franquias e com essas dicas, você conseguirá conquistar todos os benefícios!