Como contornar 5 problemas nas despesas de viagens

A gestão de despesas de viagens corporativas é um desafio para muitas empresas. Só para se ter uma ideia, geralmente as despesas das viagens a trabalho ocupam a segunda ou terceira linha dos investimentos das empresas. 

Por isso, lidar com os problemas que podem impactar tanto a eficiência operacional quanto a satisfação dos colaboradores de forma ágil, eficiente e que gere mais engajamento para todos os envolvidos no processo de viagens é essencial.

A seguir, apresentamos 5 situações comuns e dicas de estratégias eficazes para contornar esses problemas associados às despesas de viagens. 

Confira como contornar essas situações! 

 1. Estabelecimento não aceita seu cartão corporativo 

Um problema enfrentado por empresas é a rejeição do seu cartão corporativo em determinados estabelecimentos comerciais. Hoje, sabemos que os cartões corporativos contam com as principais bandeiras de cartões — como a Mastercard no caso do cartão da Onfly.

Mesmo assim, essa situação ainda pode acontecer pela falta de funcionamento da maquinha do cartão. Ou por que o colaborador tem em mãos apenas a versão virtual do cartão e a maquininha não aceita pagamento por aproximação. Esses são exemplos rotineiros no dia-a-dia de quem lida com as despesas de vagens. 

Ou seja, esse problema pode ocorrer devido a políticas internas dos comerciantes, falta de infraestrutura adequada ou até mesmo por problemas técnicos. A situação pode ser frustrante tanto para os colaboradores quanto para a equipe financeira, que precisa lidar com o pagamento de despesas inesperadas e o seu reembolso posterior. 

Soluções:

• Adote uma política de contingência

É importante que a empresa tenha uma política clara para lidar com situações em que o cartão corporativo não é aceito.

Isso pode incluir o uso de cartões pessoais do colaborador com reembolso ou a autorização do pagamento de uma despesa em dinheiro, por exemplo. 

Uma solução mais prática é verificar se seu cartão corporativo oferece a opção de pagamento por pix, como é feito pela Onfly. Nesse caso, não é preciso pagar do próprio bolso quando o cartão não é aceito. 

A política de contingência se trata, basicamente, de ter um plano B de pagamento! 

• Treinamento e orientação

Não basta ter um plano reserva se os colaboradores não estão instruídos para utilizá-lo, certo? Por isso, eduque os funcionários sobre quais estabelecimentos são mais propensos a não aceitar cartões corporativos (por exemplo, nem todo táxi e praça de pedágio aceita cartão). 

Além disso, garanta que todos saibam como proceder em casos de problemas com o cartão.

 2. Perda de comprovantes da despesa

É raro um setor financeiro da empresa que nunca tenha tido problemas com a perda de comprovantes das despesas de viagens. Afinal, quando é necessário carregar pilhas de notinhas, esse é problema comum em viagens de negócios. 

Isso pode dificultar a reconciliação das despesas. Sem comprovantes adequados, a equipe financeira terá dificuldades para validar e reembolsar as despesas, o que pode levar a atrasos, complicações e até mesmo prejuízos financeiros. 

Soluções:

• Utilização de tecnologia para a gestão de despesas

Incentive o uso da tecnologia e de aplicativos móveis que permitem a digitalização e armazenamento dos comprovantes de despesas. Por exemplo, a ferramenta da Onfly permite o upload imediato de fotos dos recibos, garantindo que eles estejam sempre disponíveis para revisão.

O colaborador não precisa mais carregar aquela famosa pasta com dezenas de comprovantes em papel. Basta tirar uma foto pelo celular e o comprovante está seguro na nuvem. 

• Tenha uma política de documentação mais rigorosa

Com a tecnologia como aliada, não existe mais o problema de perder os papeis que comprovam os gastos da viagem. 

Por isso, é importante que a empresa estabeleça uma política rigorosa que exige que todos os comprovantes sejam guardados e submetidos em um prazo específico (geralmente essa data limite gira em torno de 30 dias no máximo) após a conclusão da viagem. 

Reforce a importância de manter a documentação correta e informe sobre as consequências de não seguir a política.

 3. Demora no reembolso do valor

A demora no processo de reembolso pode causar frustração entre os colaboradores e impactar sua moral. Quando o viajante precisa tirar o dinheiro do próprio bolso sem um prazo definido para receber o valor, isso pode afetar seriamente suas finanças pessoais. 

Toda a demora para o reembolso pode afetar a liquidez financeira dos empregados, que podem precisar cobrir despesas pessoais enquanto aguardam o reembolso da despesa feita em nome da empresa.

Soluções:

• Elimine o processo de reembolso sempre que possível

Com o uso do cartão corporativo, as despesas pessoais e as despesas da empresa não se misturam mais. Dessa forma, é possível reduzir bastante ou até mesmo eliminar o processo de reembolso, visto que onde não se aceita cartão de crédito, pode-se pagar com o pix corporativo, por exemplo. 

Assim, o colaborador fica mais satisfeito de não precisar usar seu próprio dinheiro, enquanto o financeiro tem total controle e clareza das despesas informadas

• Automatização do processo de reembolso

Para situações nas quais não é possível eliminar o reembolso, vale implementar sistemas de gestão de despesas que automatizem o processo de reembolso. 

Isso inclui a tecnologia para a captura de recibos, aprovação e processamento de pagamentos, reduzindo o tempo total necessário para o reembolso.

• Tenha prazo claro para reembolsos

Defina e comunique prazos claros para o processamento de reembolsos. Isso inclui estabelecer uma data limite para o envio do relatório de despesas de viagem (RDV) depois da chegada do viajante e também definir prazo do pagamento. 

Certifique-se de que a equipe financeira cumpra esses prazos e informe aos funcionários sobre o status de seus reembolsos (em aprovação, aprovado, ou recusado, por exemplo).

• Revisão e melhoria constante de processos

Para solucionar esse problema de reembolso, é importante manter uma rotina de avaliação e ajuste dos processos de reembolso para identificar e eliminar gargalos.

A rotina da empresa está em constante mudança. Seja pelo crescimento do quadro de funcionários, aumento do fluxo de viagens ou outros motivos. Por isso, mantenha sempre um canal de feedback constante e implemente melhorias com base nessas percepções dos funcionários e na análise dos processos existentes.

 4. Baixa adesão à Política de Despesas

A baixa adesão às políticas de despesas pode levar a inconsistências na forma como as despesas são tratadas e pode causar problemas de conformidade e controle financeiro. Seja porque cada RDV é feito de uma forma, sem padronização, ou porque não existe engajamento em cumprir a maneira estabelecida. 

Sem uma adesão adequada, a empresa enfrenta dificuldades na administração e a auditoria das despesas fica comprometida. 

Soluções:

• Treinamento e comunicação

A comunicação acertada para gestores de viagens e setor financeiro é sempre uma pauta importante. Em conjunto com o setor de Gente e Gestão (ou endomarketing), vale realizar treinamentos regulares sobre a política de despesas para garantir que todos os funcionários estejam cientes e compreendam as políticas e procedimentos. 

Para isso, usem comunicados internos e lembretes periódicos para reforçar a importância do cumprimento das políticas.

• Implementação de ferramentas que oferecem mais conformidade

Utilize ferramentas e sistemas que garantam que todas as despesas estejam de acordo com as políticas estabelecidas. 

Nesse sentido, softwares de gestão de viagens e de despesas podem oferecer funcionalidades, como relatórios personalizados, para verificar a conformidade antes da aprovação das despesas.

No caso da Onfly, além de relatórios completos e dados em tempo real, a plataforma unifica todo o processo de viagens, oferecendo maior controle de ponta a ponta do processo, desde a reserva até a prestação de contas. 

• Política de consequências 

Introduza um sistema de política de consequências (que pode tratar também de recompensas para aqueles que seguem corretamente as políticas de despesas).

Esse documento, deve ter consequências claras para violações. Isso pode incluir feedback construtivo ou, em casos mais graves, ações disciplinares e outras sanções ao viajante. 

Para saber mais sobre essa política, acesse o texto completo sobre o assunto aqui. 

 5. Falta de visibilidade do financeiro da empresa

A falta de visibilidade nas despesas de viagens pode dificultar a tomada de decisões financeiras e a gestão de orçamento. Isso inclusive pode favorecer fraudes nas despesas de viagens. Estudos indicam que cerca de 15% das fraudes em empresas são oriundas das despesas de viagens de trabalho.

Sem uma visão clara das despesas, a empresa também encara a falta de controle sobre gastos excessivos e dificuldade em planejar orçamentos futuros.

Soluções:

• Centralização de dados

Mais uma vez, a tecnologia é uma resolutora de problemas. Um sistema de ponta a ponta de gestão de viagens e de despesas que forneça visibilidade em tempo real permite que a equipe de viagens e financeiro monitore os gastos com mais transparência e identifique tendências e problemas.

• Relatórios e análises

Gerar relatórios regulares sobre as despesas de viagens é um grande aliado para identificar áreas de melhoria. Use essas análises para ajustar orçamentos e políticas conforme necessário. 

Inclusive, esses números são essenciais para fazer um orçamento mais acertado. O modelo incremental é bastante beneficiado pelas informações precisas e garante que as despesas são alinhadas à realidade da empresa.

• Integração com outros sistemas

Além do sistema de gestão de viagens e de despesas, integrar essa tecnologia com outros sistemas da empresa, como ERP, contabilidade e planejamento orçamentário é uma solução importante.

Isso facilita a consolidação e análise de dados financeiros, já que evita trabalho manual e erros de digitação. Portanto, oferece mais precisão nos números finais. 

Dica extra

Com essas dicas em mente, lidar com problemas nas despesas de viagens vai ficar mais fácil e evita muita dor de cabeça para viajantes, financeiro e gestores. 

Dessa forma, as empresas podem melhorar a eficiência na gestão de despesas e aumentar a satisfação dos colaboradores com tecnologia e comunicação mais clara. Com uma estratégia bem estruturada e as ferramentas adequadas, é possível minimizar os desafios e garantir uma gestão de despesas de viagens mais eficiente.

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