7 razões para automatizar a gestão de despesas na sua empresa

Não é novidade para ninguém habituado ao mercado profissional que as despesas corporativas fazem parte do cotidiano de uma empresa.

Seja uma demanda inesperada que exigiu horas extras de um colaborador, um jantar com um cliente pago do próprio bolso ou até mesmo uma viagem a trabalho já planejada… Não importa: as despesas estão sempre presentes na rotina corporativa e, é claro, precisam ser bem geridas e controladas, inclusive o processo de reembolso de despesas.

Por isso, ter o detalhamento de todos esses gastos na palma da mão é fundamental para o bem-estar de uma empresa.

As planilhas de Excel já foram mais comuns na gestão de despesas. Apesar de ainda serem muito úteis em diversos setores do dia a dia corporativo, hoje em dia, para a gestão de despesas não são a melhor escolha.

Isso porque é possível encontrar plataformas digitais que oferecem o serviço de gestão de forma mais efetiva, prática e organizada, como a Onfly, especializada na gestão de despesas de viagens. 

Por um software completo, que engloba desde as reservas de viagens corporativas até a prestação de contas das despesas, o controle de custos e as subsequentes atividades do ramo, como o planejamento de reembolsos a colaboradores, são facilitados.

Tudo isso contribui para uma automatização desses processos e, portanto, para uma empresa mais moderna e financeiramente saudável.

Nesse sentido, também vale lembrar que colaboradores que lidam com processos mais ágeis são também mais satisfeitos e, além da saúde financeira, uma gestão eficiente é aliada do employer branding.

Abaixo, listamos sete fatores que mostram a importância de automatizar a gestão de despesas e como a plataforma da Onfly pode ajudar a sua empresa.

Confira!

1 – Adeus às fraudes e inconsistências

Automatizar a gestão de despesas de uma empresa é, em outras palavras, ter processos que tornam esse serviço padronizado e preciso.

Através de uma plataforma de tecnologia especializada na tarefa, o controle de custos corporativos é feito de forma automática e segura, a fim de que erros comuns, como a má-interpretação de uma planilha ou a perda de um recibo em papel, não aconteçam.

Além disso, o software pode ajudar a identificar possíveis fraudes na hora do fechamento de contas. Na plataforma da Onfly, por exemplo, é necessário alinhar a política de viagens da empresa ao serviço antes de começar a utilizar e, ainda, todos os processos – desde o lançamento da despesa até a aprovação de um gestor responsável – ficam registrados e salvos em no histórico.

Essas funcionalidades garantem mais segurança ao setor financeiro de sua empresa.

2 – Economia de tempo e de dinheiro

A automatização do controle de gastos é um investimento que pode gerar ótimos frutos, inclusive financeiramente, a uma empresa.

Um software que cuida da gestão de despesas do seu negócio, desde o processo de reembolso de despesas até reserva de passagens e hotéis, é fundamental para a economia de dinheiro, evitando erro e até mesmo fraudes que podem gerar grande prejuízo a longo prazo.

Não menos importante, uma plataforma especializada é também essencial para “devolver” tempo a sua companhia, já que esse serviço pode ser muito demorado e árduo quando feito manualmente.

Portanto, com a automatização, será feito de forma simples e automática, aliviando o setor financeiro e, consequentemente, gerando mais produtividade.

3 – Respeito e compliance das políticas da empresa

Mais importante que possuir política de viagem clara e efetiva em sua empresa é garantir que ela, bem como outras normas e regras internas, seja cumprida.

Essa tarefa não é simples, principalmente em companhias que possuem muitos colaboradores. Mas, pode ser facilitada com a ajuda de uma plataforma que cuida da gestão de despesas.

Por uma ferramenta automatizada, as irregularidades ou ações que não estejam conforme as regras da empresa são identificadas de maneira mais ágil, fazendo com que a política de gastos se mantenha em constante aplicação.

4 – Mais facilidade nas viagens de negócios

As viagens corporativas são, provavelmente, a primeira coisa que pensamos quando falamos de gerenciamento de gastos em uma empresa – afinal, as despesas de viagens envolvem acomodação, transporte e alimentação.

Como fazem parte da rotina de companhias modernas e exigem constante movimentação do setor financeiro, é essencial contar com um software que simplifique e torne mais efetivos todos esses processos.

Com a plataforma da Onfly, especializada na gestão de despesas em viagens, a sua empresa tem mais tranquilidade e efetividade para planejar e executar deslocamentos, garantindo que sejam confortáveis e, principalmente, produtivos.

5 – Mais lucidez financeira no seu negócio

Uma empresa com a gestão de despesas automatizada é uma empresa com lucidez financeira.

O que queremos dizer com isso é que com os gastos detalhados, bem geridos e todo o flux organizado em processos, é possível ver de maneira mais clara por onde está circulando o dinheiro de sua companhia, quais custos estão mais altos que o planejado e até mesmo quais são os setores que podem (ou precisam) receber maior investimento.

De forma resumida, uma plataforma que ajuda no gerenciamento de gastos pode, além de ajudar sua empresa financeiramente, proporcionar melhores escolhas e tomadas de decisão profissionais.

Vale lembrar que a plataforma de gestão de despesas da Onfly, também chamada de Expense, conta com a categorização padronizada totalmente baseada no padrão de mercado, além de permitir organizar as contas por despesas e centro de custos.

Na prática, essas inovações da plataforma oferecem ainda mais clareza e transparência para saber exatamente onde os recursos da empresa estão sendo investidos.

6 – Modernidade, praticidade e conforto

Implementar um software que cuide da gestão de despesas da sua empresa é uma maneira de modernizar seus serviços e sua forma de trabalhar.

Métodos muitas vezes confusos, como planilhas de Excel, e-mails com gastos listados ou recibos em papel, podem ser atualizados por uma plataforma de tecnologia fácil de usar.

Além de bastante intuitiva, dispensando horas de treinamento, a plataforma vai automatizar toda essa tarefa. Isso garante que o controle de custos seja feito de maneira mais prática, além de evitar erros humanos (como uma vírgula no lugar errado ou um número fora de ordem) que podem prejudicar muito as finanças.

A plataforma de gestão de despesas também pode ser integrada a outros sistemas e softwares, como programas bancários, tornando esse fluxo de informação mais completo e tecnológico.

7 – Aumento do bem-estar corporativo

Por fim, mas não menos importante, aliado a todas as razões já listadas, a automatização da gestão de despesas pode ser fator fundamental para uma ampla melhora do bem-estar geral de sua empresa.

Ter o serviço feito de maneira mais rápida, efetiva e prática significa a satisfação de diversos setores da empresa, desde o colaborador com melhor experiência de prestação de contas e de reembolso, até os gerentes com facilidade de checagem e mais compliance, e consequentemente, os acionistas, com a certeza de que o dinheiro está sendo bem empregado.

Automatizar o controle de custos certamente deixará o ambiente de sua empresa, acima de tudo, mais saudável.

Como automatizar a gestão de despesas da sua empresa agora mesmo?

Agora, você já sabe quais são os principais motivos para automatizar a gestão de despesas da sua empresa.

Além de garantir melhor experiência aos colaboradores e acionistas, mais segurança e compliance, essa é uma excelente maneira de simplificar e automatizar os processos com muita tecnologia, garantindo um fluxo mais moderno e eficaz.

Para automatizar a gestão de despesas da sua empresa, fale com um de nossos especialistas agora mesmo!