O que é política de consequências em viagens corporativas?

A política de viagem de uma organização funciona como um manual de instruções para viajantes corporativos. Nela estará tudo o que você pode fazer ou não viajando pela empresa, além de diversas outras informações úteis, como o reembolso e contatos imediatos. Mas e quando as regras não são seguidas pelo colaborador? Você sabia que pode ser aplicada uma política de consequências ou política de medidas disciplinares?

Numa política de consequências estarão contidas todas as ações e normas a serem seguidas na gestão de consequências, quando existir a ocorrência de alguma irregularidade disciplinar, desempenho insatisfatório ou descumprimento de normas da política de viagens e/ou despesas.

A sua criação tem um caráter educativo e de correção para evitar reincidências e para manter o ambiente organizacional pleno e baseado no cumprimento das regras estabelecidas.

A seguir vamos te contar sobre como criar uma política de consequências e suas singularidades.

Como funciona uma política de consequências?

Até aqui, entendemos que esta política de consequências serve para informar, orientar e disciplinar a conduta dos empregados sobre a aplicação de medidas disciplinares acerca das viagens corporativas. Além disso, ela é direcionada para todos os colaboradores, incluindo a alta administração da empresa, e pode ser estendida para terceiros que com a empresa se relacionam.

Geralmente, para estas aplicações disciplinares existe um Comitê de Ética e Compliance, porém é o gestor de viagens responsável ou liderança direta que deve informar e aplicar as consequências direcionadas para o colaborador infrator. Importante ressaltar que toda e qualquer consequência aplicada deve ser baseada pela ética, transparência, profissionalismo e eficiência, considerando os interesses da empresa.

Cada organização se baseia em sua realidade para fundar suas politicas e suas formas para botar em práticas suas missões e valores internamente.

Motivos de uma consequência ou ação disciplinar

Essas irregularidades podem ser provocadas por:

Conflitos de interesse durante uma viagem ou ação do dia-a-dia: Neste caso, podemos entender um conflito de interesse quando algum colaborador, conduzido por interesse próprio ou de terceiros, é influenciado a agir contra as normas e interesses da empresa e que pode influenciar nos processos da organização. Podemos citar como exemplos, quando um gestor ou analista de viagens contrata uma agência de um amigo sem levar consideração as necessidades da empresa ou quando ele opta por procedimentos de viagens para suprir motivações pessoais.

Infrações disciplinares: Um colaborador deve ser o Manual de Ética e Conduta a risca. Quando ele descumpre essas regras e botam em cheque a integridade, às políticas e procedimentos internos às quais ela está submetida podem ser passíveis de medidas disciplinares. Brigas durante uma viagem, alto índice de descumprimento da política de viagens e insultos a terceiros, podem ser alguns exemplos.

Denúncias: Neste caso, é quando acontece a comunicação ou suspeita de prática de infração aos princípios e compromissos acordados. Geralmente ocorrem de forma anônima e é preciso ter cuidado ao apurar todas as informações.

Fraudes: As fraudes nos processos de reembolso de viagens infelizmente são muito comuns nas empresas. Há estudos que apontam que de 8% a 10% das despesas corporativas que são reembolsadas aos funcionários, são, na verdade, oriundas de fraudes. Por isso, é muito importante saber reconhecer quais são os sinais de fraude nos processos de reembolso na sua empresa. Que vão desde ao descomprimento das políticas de viagens e até a emissão de notas frias.

Falta de clareza da organização: Quando não há informações claras sobre a política de viagens da empresa e a comunicação entre os colaboradores não acontece da forma correta, é possível que existam divergências de processos. Ou seja, quando a empresa não se comunica com os colaboradores, não deixa claro as regras sobre quais despesas são possíveis e quais são proibidas e nem alinha os parâmetros para o reembolso de despesas corporativas.

Graus de consequência

Identificando algumas dessas penalidades é importante ter em mente dois graus para saber qual consequência aplicar.

Gravidade: É como as penalizações de trânsito…aquela infração é do tipo leve, média, grave ou gravíssima. Afinal, a aplicação da sanção deve ser proporcional à falta cometida. Faltas leves podem ser passíveis de apenas uma advertência verbal ou escrita, mas em casos de infrações gravíssimas é importante considerar até uma justa causa.

Tempo: Quais os prazos para a aplicação da política de consequências? É importante ter mapeados todos os prazos e direcionamentos para o andar das medidas disciplinares. O fato é que a aplicação da pena deve ocorrer em prazo adequado, a partir do momento em que o fato chegar ao conhecimento da sua organização.

Medidas disciplinares numa política de consequências

É claro que em muitos casos serão analisados outros fatores e graus de aplicabilidade, como histórico de comportamento do colaborador, funções realizadas, intensidade/acúmulo de demandas e toda a conjuntura dos fatos. Para, então, analisar qual a consequência a ser aplicada. Que pode ser:

Advertência verbal: Quando a liderança direta adverte o colaborador de maneira verbal e explicar os motivos desta advertência. Neste caso, a conversa deve acontecer em local adequado, de forma respeitosa e sem sofrer qualquer tipo de exposição.

Advertência por escrito: A chamada de atenção é feita por escrito, com todos os motivos identificados, e deve ser assinada pelo colaborador e gestor. A carta deve ser emitida pelo departamento de RH para seguir os trâmites operacionais do setor.

Suspensão: Neste nível, o colaborador deverá ser avisado formalmente da sua suspensão pelo gestor responsável pela quantidade de dias, de acordo com a gravidade da falta cometida.

Justa causa: Tem momentos que não há o que fazer e que a única solução é a demissão. Assim como nas outras situações, o colaborador deve ser informados dos motivos que o levaram a este momento e assinar a carta de demissão.

Dependendo da gravidade do ato, também podem ser aplicadas punições cíveis e criminais. Além disso, quando há ocorrência de muitas penalidades de grau leve e moderado, a gestão pode promover treinamentos para extinguir certos problemas operacionais.

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José Alberto Rodrigues
José Alberto Rodrigues

Olá! Me chamo José Alberto Rodrigues. Sou jornalista e pós-graduado em Comunicação e Marketing. Sou o Analista de Conteúdo na Onfly e nos últimos meses venho me dedicando a entender como funciona o mercado de viagens corporativas e como otimizar os custos de viagens das empresas. Para falar comigo, é só mandar um e-mail para jose@onfly.com.br