O que é política de consequências em viagens corporativas?

A sua empresa conta com um sistema de política de consequências, que pode tratar também de recompensas para aqueles que seguem corretamente as regras internas?

Neste artigo, vamos explicar tudo sobre esse documento, que deve estabelecer consequências claras para violações das políticas da empresa.

Dentre essas ações, as empresas podem incluir feedback construtivo ou, em casos mais graves, ações disciplinares e outras sanções ao colaborador e, no caso das políticas de viagens, ao viajante.

Vamos lá?

O que é uma política de consequências?

Sabemos que a política de viagem de uma organização funciona como um manual de instruções para viajantes corporativos. Neste documento, estará tudo o que você pode fazer ou não viajando pela empresa, além de diversas outras informações úteis, como o reembolso e contatos imediatos.

Mas e quando as regras não são seguidas pelo colaborador? Você sabia que pode ser aplicada uma política de consequências, também chamada de política de medidas disciplinares?

Numa política de consequências estarão contidas todas as ações e normas a serem seguidas na gestão de consequências, quando existir a ocorrência de alguma irregularidade disciplinar, desempenho insatisfatório ou descumprimento de normas da política de viagens e/ou despesas.

A sua criação tem um caráter educativo e de correção para evitar reincidências e para manter o ambiente organizacional pleno e baseado no cumprimento das regras estabelecidas.

A seguir vamos te contar sobre como criar uma política de consequências e suas singularidades.

Como funciona uma política de consequências?

Até aqui, entendemos que esta política de consequências serve para informar, orientar e disciplinar a conduta dos empregados sobre a aplicação de medidas disciplinares acerca das normas das empresas.

Esse documento é essencial para abordar quais são as consequências de ferir a política de viagens corporativas. Dentre as infrações, pode haver extrapolação do valor máximo na reserva, falta de documentação comprobatória de gastos, comprovante de despesa de viagem adulterado, dentre outras situações.

Além disso, ela é direcionada para todos os colaboradores, incluindo a alta administração da empresa, e pode ser estendida para terceiros que com a empresa se relacionam.

Geralmente, para estas aplicações disciplinares existe um Comitê de Ética e Compliance, porém é o gestor de viagens responsável ou liderança direta que deve informar e aplicar as consequências direcionadas para o colaborador infrator.

É importante ressaltar que toda e qualquer consequência aplicada deve ser baseada pela ética, transparência, profissionalismo e eficiência, considerando os interesses da empresa.

Cada organização se baseia em sua realidade para fundar suas políticas e suas formas para botar em práticas suas missões e valores internamente.

Motivos de uma consequência ou ação disciplinar

Essas irregularidades no cumprimento da política da empresa podem ser provocadas por:

Conflitos de interesse durante uma viagem ou ação do dia-a-dia

Neste caso, podemos entender um conflito de interesse quando algum colaborador, conduzido por interesse próprio ou de terceiros, é influenciado a agir contra as normas e interesses da empresa e que pode influenciar nos processos da organização.

Podemos citar como exemplos, quando um gestor ou analista de viagens contrata uma agência de um amigo sem levar consideração as necessidades da empresa ou quando ele opta por procedimentos de viagens para suprir motivações pessoais.

Infrações disciplinares

Um colaborador deve ser o Manual de Ética e Conduta a risca. Quando ele descumpre essas regras e botam em cheque a integridade, às políticas e procedimentos internos às quais ela está submetida podem ser passíveis de medidas disciplinares. Brigas durante uma viagem, alto índice de descumprimento da política de viagens e insultos a terceiros, podem ser alguns exemplos.

Denúncias

Neste caso, é quando acontece a comunicação ou suspeita de prática de infração aos princípios e compromissos acordados. Geralmente ocorrem de forma anônima e é preciso ter cuidado ao apurar todas as informações.

Fraudes

As fraudes nos processos de reembolso de viagens infelizmente são muito comuns nas empresas. Há estudos que apontam que de 8% a 10% das despesas corporativas que são reembolsadas aos funcionários, são, na verdade, oriundas de fraudes.

Por isso, é muito importante saber reconhecer quais são os sinais de fraude nos processos de reembolso na sua empresa. Que vão desde ao descomprimento das políticas de viagens e até a emissão de notas frias.

Falta de clareza da organização

Quando não há informações claras sobre a política de viagens da empresa e a comunicação entre os colaboradores não acontece da forma correta, é possível que existam divergências de processos. Ou seja, quando a empresa não se comunica com os colaboradores, não deixa claro as regras sobre quais despesas são possíveis e quais são proibidas e nem alinha os parâmetros para o reembolso de despesas corporativas.

Graus de consequência

Identificando algumas dessas penalidades é importante ter em mente dois graus para saber qual consequência aplicar.

Gravidade

É como as penalizações de trânsito… aquela infração pode ser do tipo leve, média, grave ou gravíssima. Afinal, a aplicação da sanção deve ser proporcional à falta cometida. Faltas leves podem ser passíveis de apenas uma advertência verbal ou escrita, mas em casos de infrações gravíssimas é importante considerar até uma justa causa.

Tempo

Quais os prazos para a aplicação da política de consequências? É importante ter mapeados todos os prazos e direcionamentos para o andar das medidas disciplinares. O fato é que a aplicação da pena deve ocorrer em prazo adequado, a partir do momento em que o fato chegar ao conhecimento da sua organização.

Medidas disciplinares numa política de consequências

É claro que em muitos casos serão analisados outros fatores e graus de aplicabilidade, como histórico de comportamento do colaborador, funções realizadas, intensidade/acúmulo de demandas e toda a conjuntura dos fatos. Para, então, analisar qual a consequência a ser aplicada.

Dentre as medidas disciplinares numa política de consequências podemos ter:

Advertência verbal

Quando a liderança direta adverte o colaborador de maneira verbal e explicar os motivos desta advertência. Neste caso, a conversa deve acontecer em local adequado, de forma respeitosa e sem sofrer qualquer tipo de exposição.

Advertência por escrito

A chamada de atenção é feita por escrito, com todos os motivos identificados, e deve ser assinada pelo colaborador e gestor. A carta deve ser emitida pelo departamento de RH para seguir os trâmites operacionais do setor.

Suspensão

Neste nível, o colaborador deverá ser avisado formalmente da sua suspensão pelo gestor responsável pela quantidade de dias, de acordo com a gravidade da falta cometida.

Justa causa

Em alguns momentos que não há o que fazer e que a única solução é a demissão. Assim como nas outras situações, o colaborador deve ser informado dos motivos que o levaram a este cenário e assinar a carta de demissão.

Dependendo da gravidade do ato, também podem ser aplicadas punições cíveis e criminais. Isso acontece quando a infração da política também fere leis, sejam elas municipais, estaduais ou federais.

Além disso, quando há ocorrência frequente de muitas penalidades de grau leve e moderado, a gestão pode promover treinamentos para extinguir certos problemas operacionais.

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