Paradigmas: Como a civilização moderna está aprendendo a quebrar as reservas de mercado

Reflexões sobre como inovar no mercado de viagens corporativas, identificando padrões que podem transformar as atividades complexas de nossas vidas em processos muito menos burocráticos

“Ideias e somente ideias podem iluminar a escuridão” Ludwig Von Mises

Quando eu era bem garoto, lembro-me do dia em que eu propus ao meu pai de construir uma coisa melhor que a bomba de bicicleta para encher pneu, pois eu era muito fraco contra a pressão do pneu e muito pequeno para encher o pneu e ir às bombas de postos de gasolina eram muito perigosas para uma criança tão pequena.

De um lado havia 5 anos de experiência de um ciclista de 6 anos e meio de vida, do outro, a grande vontade de construir uma invenção que realmente mudasse o mundo. Nunca mais iríamos encher um pneu depois de minha invenção.

Construí uma engenhoca gigantesca, que para funcionar dependia de uma bomba de bicicleta. Ao invés de inovar, eu descobri inúmeras formas de deixar o processo de encher o pneu de bicicleta mais burocrática e mais me fazia depender de uma bomba de bicicleta.

Quando eu fui escrever este texto, percebi que em tudo nas nossas vidas acabamos nos envolvendo em formas complexas de resolver problemas do dia a dia e não percebemos que há padrões que poderiam transformar as atividades complexas de nossas vidas em processos muito menos burocráticos.

Pagar uma conta no banco, pegar um taxi, deslocar-se em uma avenida, comprar uma viagem de lazer, tirar um documento, fazer uma boa comida, pedir um delivery, nos últimos dois anos temos olhado para trás e pensado:

“Como eu fazia isso assim?

Não consigo me ver ligando em uma pizzaria para pedir algo.

Não me lembro de quando fui a minha agência do banco. Hoje eu vou a uma reunião em 5 minutos com um patinete. Abrir uma sala de reunião online era infernal.”

A burocracia é o pior cabresto para a eficiência

Eu trabalho há 20 anos no mercado do turismo e observo a realidade das empresas em viagens corporativas. Vejo os inúmeros processos burocráticos que assustariam qualquer garoto de 20 anos que odeia papel. Vou citar alguns deles só para mostrar como, independente da linha filosófica que uma empresa tenha, ninguém percebeu que tem algo errado. Veja alguns exemplos:

1. Pedir a viagem para uma secretária

Todas as pessoas que eu conheço são capazes de montar uma viagem de lazer complexa em diversos sites de viagens, mas na hora de pedir uma viagem corporativa, ele pede para a secretária. Uma pequena provocação: Você já percebeu que todos os hotéis e companhias aéreas têm o dia 29/09 como o segundo dia em que mais gastam em marketing do ano? Por coincidência é o dia da Secretária.

2. Três orçamentos

Em todo o mundo existem ferramentas que trazem milhares de voos, hotéis e opções de carro para um viajante corporativo. Os executivos do século XX ainda pedem que as secretárias façam três orçamentos para comprarem uma viagem. Se utilizassem a pior das soluções corporativas, obrigatoriamente já teriam acesso em tempo real a muito mais que três opções de compra. Se eu fosse um profissional mal-intencionado, bastaria que eu escolher a 20ª, 21ª e 22ª desde que me garantisse mais receita e menos custo de BackOffice futuro.

3. Colecionar notas fiscais

Muito interessante ver que há empresas que medem a qualidade do trabalho de seus gestores de viagens pelo número de caixas de papel que chegam conciliadas, quando o mais importante, a meu ver, deva ser um painel que tivesse todas as informações em um dashboard, em que eu soubesse onde estão meus passageiros, quantos burlaram políticas, quais são os que mais cumprem política e, saber quanto tenho de bilhetes não voados futuros, quantas pessoas viajam amanhã, quantos voltam amanhã, quantas prestações de contas ainda não chegaram para aprovação e quanto tem de dinheiro adiantado nas mãos dos funcionários. Para que colecionar papel?

4. Prestações de contas em papel

Neste mês eu conheci um contador de uma empresa que estava indignado porque ele guardou os recibos de prestações de contas dos últimos 10 anos e soube em uma conversa de bar que a RFB 04/2019 acabou com a obrigatoriedade da guarda de documentos físicos. Eu falo isso desde que as primeiras ferramentas de expense nasceram e todo financeiro dava um jeitinho de incentivar aqueles relatórios de viagens feitos no Excel, que todo mundo sabia mexer na macro para mudar os limites de política. PS: Antes do Uber e da 99 era muito comum achar bloco de recibos de taxis nas gavetas de funcionários e sites com placas de taxistas.

5. Notas fiscais em nome da empresa

Essa foi a forma que muita agência de viagens criou para garantir uma relação direta com a empresa e obrigar que os acordos corporativos fossem gerenciados por ela. A lógica é simples. A agência negocia uma tarifa comissionada com o hotel. A empresa acredita que a nota saindo no nome dela garante o menor preço. O hotel não gosta desta relação porque gera um custo de BackOffice muito grande e os faturamentos consomem a totalidade do fluxo de caixa da operação. O cliente paga uma tarifa fixa, que nos períodos de baixa ocupação são mais caros, mas que são mais baratos na alta – que dura apenas um mês do ano. A agência ganha comissão e ainda cobra para entregar tudo conciliado para o cliente. O Hotel é obrigado a imprimir e mandar tudo por correio. Uma diária de 120 reais muitas vezes custa de 30 a 40 reais de operação e comissionamento. As tarifas de brokers normalmente são mais baratas, mais rápidas, confirmam na hora e não geram custo de operação. Apenas duas faturas chegam por mês com todos os descritivos de hotéis e a guarda de documentos é garantido por cada um da cadeia de distribuição, sem bitributação e com muito mais agilidade, eficiência e sem diversos atravessadores.

6. Vários níveis de autorização

Em um ambiente que exige mais que um nível de autorização para comprar uma viagem normalmente o tempo de aprovação fica mais lento e em mais de 20% das vezes as melhores tarifas são perdidas. As melhores práticas de viagens corporativas mostram que o melhor caminho do viajante é o de auto aprovação caso as políticas sejam cumpridas. Depois, por auditoria, analisa-se o mérito, mas consegue-se sempre o menor preço neste modelo. Eu vejo diversas empresas achando que controlam o “Federal Reserve (Banco Central Americano)” querendo controlar por meio de micro gerenciamento e perdendo as melhores condições existentes de tarifas.

7. Conciliação com cartão de hotéis e aéreo

Ao final de tudo isso, para juntar todos os processos de ineficiência de uma viagem corporativa, ainda há a necessidade de unificar tudo em um mega relatório que tem que confrontar o número de autorização dos cartões de crédito de viagens por conta corrente com cada valor de compra e, muitas vezes isso é realizado manualmente. Os VCNs (Virtual Card Numbers) geram um cartão no exato valor de cada compra e no final o número do cartão é único para cada solicitação, fazendo com que a compra já saia conciliada pelo bilhete aéreo ou pelo voucher de hotel.

O fim das reservas de mercado

Exemplos como os ditos acima são mostras claras de que o mundo mudou e que construímos gatilhos complicados para tentar resolver processos complexos, o que ao invés de inovar no padrão de compra, geram reservas de mercado para as empresas e negócios que já estão postos e possibilitam uma infinidade de dificultadores para que as pessoas façam no ambiente corporativo as mudanças construídas para o cliente final.

Você já parou para pensar quantas engenhocas existem apenas para complicar seu trabalho e que não são necessárias?

Se eu fosse você, mudaria seu padrão de comportamento antes que um millenium mude você ao jeito dele.

Danilo Gonçalves
Autor: Danilo Gonçalves
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