Agilidade e praticidade para reservar hotéis: a Onfly digitaliza 100% das hospedagens corporativas

Não é só de passagens aéreas e planilhas de reembolso que vivem as viagens corporativas. Um dos mais importantes detalhes para o conforto e sucesso de uma viagem é a reserva de um hotel para o colaborador da empresa.

Na Onfly, todo o processo de reserva de hotéis é feito em conjunto com a compra de passagens aéreas e, até mesmo, com aluguel de veículos, numa plataforma 100% online. Tudo isso, para facilitar suas hospedagens corporativas de forma 100% digital.

O que vem depois das passagens?

Algumas viagens a trabalho costumam ocorrer no famoso “bate-volta”. O colaborador sai cedinho, e volta no fim do dia. Isso só é viável para destinos próximos, como a famosa ponte aérea Rio-São Paulo, ou regiões próximas com voos recorrentes. Em um país de dimensões continentais como o Brasil, a maioria dos destinos possíveis são longes. 

Com isso, a escolha e a reserva de uma ou mais diárias em um hotel é inevitável para que o colaborador em viagem aproveite mais seu tempo no destino do que dentro de um avião ou de um ônibus. 

E não é só questão de tempo: um colaborador com menos pressa para resolver as tarefas no destino, descansado e com o sono em dia, pode atingir objetivos de forma mais eficiente, com mais qualidade e fazendo valer mais a pena os custos da viagem. Dormir é mais do que importante para a qualidade de vida e para a qualidade das tarefas ao longo do dia. 

Por isso, após adquirir um assento em um voo ou em um ônibus, é preciso já buscar por hospedagens para seu colaborador em viagem.

O que considerar ao reservar um quarto para seu colaborador:

Se a hospedagem corporativa se faz necessária, é preciso definir alguns pontos para que essa viagem seja satisfatória para o colaborador e para os objetivos da empresa.

Levantamos alguns pontos que você deve considerar para reservar quartos de hotéis para suas viagens a trabalho:

Políticas de viagens da sua empresa

Nas políticas de viagens da sua empresa devem estar destacados, principalmente, os custos limite para gastos com passagens, hospedagens corporativas e transporte. Fique atento a quanto foi definido para ser gasto por noite e no montante geral da viagem. 

Normalmente, diferentes cargos na empresa possuem diferentes definições de valores e amenidades possíveis nos hotéis, além de permissões para que o colaborador tenha acesso à água, café da manhã ou lavanderia. 

Caso ainda não exista uma politica de viagens na sua empresa ou ela precise ser atualizada, não deixe de conferir nosso Guia Definitivo de Como Criar uma Política de Viagens.

Acordos já estabelecidos

Se a empresa possui sedes em diferentes cidades ou destinos mais frequentes, é comum que ela busque acordos com hotéis nesses destinos para reduzir custos e garantir melhores condições de pagamento. Esses acordos têm sempre de ser lembrados, afinal, são uma forma de economia para uma viagem a trabalho.

Mas não se limite a eles! Algumas vezes, existem promoções e preços especiais em outros hotéis que podem promover uma experiência semelhante a melhores custos.

Outra possibilidade são os programas de fidelidade em redes de hotéis, garantindo algumas amenidades para que usuários frequentes continuem utilizando os serviços.

O ponto aqui é, a economia sempre ajuda e sempre pode ser maior. Contudo, tenha certeza que o serviço mais econômico é adequado às necessidades do colaborador.

Horário de check in e check out

Você já chegou em um destino e teve que andar pra lá e pra cá carregando bagagem porque ainda não é horário de check in? Imagina participar de um congresso como palestrante e chegar direto do aeroporto no auditório carregando bolsa individual, bagagem de mão e um café na outra. Não dá, né?

Atente-se nos horários de check in e check out no hotel do seu colaborador para evitar que ele não possa se acomodar antes das tarefas do dia. É estressante e até perigoso, em alguns casos, carregar todos os pertences no seu destino, em restaurantes e salas de reuniões. 

Normalmente, alguns hotéis permitem Early Check In ou Late Check Out se for acordado previamente, ou até mesmo, guardam suas malas até o horário de entrada. Confira essas amenidades previamente para evitar um desconforto do colaborador e um desgaste do hotel.

Quantas diárias são necessárias

Se um colaborador viaja em um dia e volta no outro, uma diária só é suficiente? Nem sempre!

Se o voo de seu colaborador chega no destino às 7 da manhã e sai no dia seguinte às 23, note que os horários comuns de check in às 14:00 e check out às 12:00 não são suficientes.

Pode ser válido, então, contratar uma diária a mais antes ou depois do período que o colaborador vai estar em viagem.

É mais conforto, segurança e garantia que todas as tarefas em viagem podem ser feitas de acordo com o tempo que demandam.

Proximidade com os pontos de interesse

Hotel mais perto do aeroporto, do centro de convenções ou da sede da empresa? A proximidade de onde o colaborador será hospedado tem que ser considerada junto com os pontos de interesse.

Em algumas cidades, os aeroportos costumam ficar mais distantes dos centros urbanos principais. Nisso, pode valer mais a pena levar o colaborador para um hotel no centro da cidade para reduzir gastos com transporte no período da viagem.

Se o evento que seu colaborador irá participar fica em um hotel, é possível considerar hospedá-lo naquele mesmo hotel, 

Pense sempre nos pontos de interesse da viagem do colaborador e nas possibilidades de economizar com transporte.

Conforto do colaborador

Rio de Janeiro, Salvador, Recife… Essas cidades têm um fator comum que derrete colaboradores: o calor! Se sua empresa é do Rio Grande do Sul e precisa enviar funcionários para destinos mais quentes, é extremamente necessário que o quarto de hotel tenha ar condicionado. 

Esse é apenas um caso de como o conforto do trabalhador tem que ser considerado na escolha dos quartos de hotéis. O seu colaborador já está longe de casa, num ambiente diferente, representando a empresa. 

Imagina ter que enfrentar longas reuniões ou, em casos médicos, fazer uma cirurgia que dura 5, 8 horas, bocejando de 5 em 5 minutos porque dormiu mal?

Por isso, preze sempre pelo conforto para uma maior qualidade da viagem e dos negócios a serem feitos. A experiência do seu colaborador, inclusive, pode ser melhorada até mesmo nos processos de reembolsos.

Necessidades para a viagem

O que é preciso para que a viagem do seu colaborador aconteça? Vai precisar de um carro alugado? De um espaço para reuniões? 

Confira se o hotel que foi reservado disponibiliza estacionamento aos hóspedes, um espaço de coworking ou um restaurante aberto ao público. Essas necessidades têm de ser consideradas antes de contratar a hospedagem, caso contrário, pode ser estressante ter que encontrar um local para se reunir com um cliente faltando 15 minutos para o horário marcado. 

Outras necessidades podem ser, por exemplo, a de lavanderia: caso sua empresa seja de agronegócio e o colaborador precise fazer uma visita técnica, você deve saber que as chances dele se sujar de lama são muito maiores do que quem viaja para uma reunião de negócios em um prédio espelhado de um centro urbano.

O que fazemos para uma melhor experiência com hospedagens corporativas

Belchior. Esse é o nome da plataforma exclusiva da Onfly que lista hotéis em todo o Brasil, principalmente em cidades menores, de forma 100% digital e gratuita para os mais de 1500 hotéis cadastrados. 

Quer mais? Além de nossa plataforma própria, somos integrados com diferentes serviços de distribuição e redes de hotéis para que seu colaborador possa ser hospedado com conforto, onde precisar e por quanto tempo for necessário.

Conheça mais do que fazemos para melhorar a experiência com hospedagens corporativas da sua empresa, dos seus gestores e dos seus colaboradores:

Tudo integrado: Passagens > Hospedagem > Transporte

Como você já deve saber, somos tudo-em-um. Ou seja, aqui na Onfly você resolve tudo da sua viagem. Assim que as passagens são compradas, você é diretamente direcionado para a página de hotéis para reservar a hospedagem sua ou de seu colaborador.

É muito mais fácil do que abrir várias abas para avaliar preços, locais e disponibilidade. E os benefícios vão além: um RDV gerado automaticamente, gestão de gastos e até mesmo cartões corporativos!

Políticas de Viagens integradas e busca por pontos de interesses

Aqui, você pode buscar hotéis com base em onde seu colaborador precisa estar. Mesmo que você não conheça muito bem o destino, é possível definir um raio de proximidade com, por exemplo, um centro de convenções, e selecionar hotéis mais próximos.

Junto com esses pontos, a Política de Viagens da sua empresa é aplicada e são exibidos quais diárias estão dentro de valores estipulados, tipos de quarto permitidos (standard, premium…) e amenidades disponíveis.

Negociações e acordos

Estabelecemos  acordos competitivos  para  que  se  mantenha  o limite  de  política  estabelecido da sua empresa, garantindo  que  as  tarifas  estejam dentro do orçamento.

É mais comodidade para o gestor e garantia de que as viagens estão sendo realizadas de acordo com as políticas de viagens.

Captação e Integração

A  Onfly  possui  um  time  especializado na  busca  de  hotéis  em  todo  Brasil. Independente  do  tamanho  e  porte  do hotel,  listamos  opções  para  uma determinada cidade ou região.

O hotel passa a ser 100% integrado à plataforma  self-booking  da  Onfly  com os  tipos  de  quartos,  avaliação, descrição  e  facilidades,  com  a praticidade de fazer as solicitações por celular ou computador, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Pagamentos

Nosso Hub  de  pagamentos é  automatizado  com  os hotéis, através de cartão virtual, PIX ou TED. O  colaborador  não  precisa  realizar  nenhum pagamento  das  diárias/café  da  manhã  nos hotéis. O cliente transaciona apenas na Onfly e fazemos o pagamento para os fornecedores de acordo com as melhores condições para cada um. 100% seguro e com conciliação automática.

No final do mês, todos os gastos vêm em só uma fatura, detalhados em um Relatório de Despesas de Viagens, tudo transparente e muito mais fácil de ser confirmado e auditado.

No final das contas, hospedagens corporativas são com a Onfly!

Agora que você já entendeu tudo que podemos fazer para melhores experiências de viagens corporativas para sua empresa e seus colaboradores, converse com nossos especialistas em viagens para entender tudo que podemos melhorar nos seus processos de gestão!