7 dicas para lidar com imprevistos em uma viagem a trabalho

Viajar a trabalho é uma parte essencial da vida de muitos profissionais, mas nem sempre as coisas saem como planejado. 

Lidar com imprevistos na viagem a trabalho — como atrasos de voo, cancelamento de reservas de hotel ou até mesmo o adiamento de eventos corporativos — podem causar muito estresse na rotina de trabalho e atrapalhar todo o itinerário da viagem. 

Para enfrentar esses desafios, reunimos sete dicas essenciais que podem fazer toda a diferença. Confira!

1. Antecedência e planejamento 

O primeiro passo para evitar problemas em viagens corporativas acontece mesmo antes do embarque. 

Um planejamento detalhado pode evitar imprevistos na viagem a trabalho e poupar muito estresse. Antes de partir, certifique-se de ter uma cópia de todos os documentos de viagem, como cartões de embarque e ticket de reserva (não se esqueça do passaporte e do visto se a viagem for para o exterior).

Além disso, verifique os detalhes da sua reserva de hotel, voos e eventos, garantindo que todas as informações estejam corretas. Não é incomum, por exemplo, confundir o Aeroporto de Congonhas e o Aeroporto de Guarulhos (ambos em SP) para quem não tem frequência nas viagens ou até mesmo por simples desatenção.

Nesse sentido, também vale organizar o roteiro da viagem, escolhendo um hotel próximo ao compromisso profissional e o horário de voo que oferece menos tempo ocioso no aeroporto, por exemplo. 

Essa organização com antecedência também é uma ótima chance de encontrar voos e acomodações conforme as regras da política — já que o período tem influência direta no preço. Voos reservados em cima da hora podem estar até 800% mais caros do que com 30 dias de antecedência.

2. Mantenha contato com a empresa

Manter um canal de comunicação aberto com a empresa é essencial. Vale lembrar que a empresa tem uma obrigação moral e legal de prezar pelo bem-estar do colaborador, mesmo em viagem a trabalho.

Por isso, é importante que o funcionário saiba sobre a sua agenda de viagem e tenha um itinerário completo. Isso permite que a empresa esteja ciente de sua localização e auxilie em caso de problemas.

Também é importante informar um contato de emergência e eventuais necessidades especiais, como alergias e intolerâncias alimentares. Mantenha contato com seu gestor ou líder direto para fazer updates do andamento da viagem. 

3. Tenha um plano B

Embora o planejamento seja essencial, imprevistos na viagem ainda podem acontecer. 

É aí que entra o plano de contingência, ou o famoso plano B. Antes da viagem corporativa, pense em como lidar com situações atípicas, como atrasos de voo, cancelamentos de reservas de hotel ou mudanças inesperadas nos eventos. 

Ter um plano em mente alinhado à política de viagens ajuda a reagir de maneira mais eficaz. Lembre-se ainda de quem acionar no caso de imprevistos, como seu supervisor ou gestor de viagens. 

4. Mantenha-se informado sobre o voo

Os atrasos ou cancelamentos de voo também podem acontecer. 

Porém, a melhor maneira de lidar com eles é ficar bem informado. A companhia aérea tem a obrigação de avisar sobre mudança no horário do voo com 72 horas de prazo, seja alteração no itinerário ou no horário do voo em até 30 minutos para voos nacionais e 1 hora para voos estrangeiros.

Nem sempre isso é possível, já que o atraso ou cancelamento pode ser de última hora. Mas, nessas situações, a empresa tem a obrigação de oferecer suporte de conexão, alimentação e hospedagem, conforme o tempo de atraso.

Também é uma boa ideia utilizar aplicativos de companhias aéreas e serviços de monitoramento de voos para acompanhar as atualizações em tempo real. Se for possível saber com antecedência que seu voo está atrasado, o viajante pode ajustar sua programação de acordo.

Lembre-se ainda de conferir se o seu ticket aéreo tem condições de remarcação ou cancelamento. Na verdade, essa flexibilidade é tão importante que 70% dos viajantes corporativos afirmaram que é o principal ponto de atenção na reserva de passagens aéreas, segundo a McKinsey, empresa global de consultoria de gestão.

5. Conheça as políticas de cancelamento do hotel

Se o hotel cancelou a reserva de última hora, o viajante pode ter um grande desafio pela frente. Isso porque nem sempre é possível encontrar hotel disponível em alta temporada, quando a demanda é muito grande. 

É importante conhecer as políticas de cancelamento com antecedência. Por exemplo, se a reserva é garantida somente até determinado horário, o viajante pode se organizar para chegar antes da hora estabelecida. Isso é bastante útil para evitar problemas. 

Além disso, muitos hotéis têm políticas de cancelamento flexíveis que permitem alterações e/ou cancelamentos sem penalidade ou sem multa até um certo prazo.

Esteja ciente dessas políticas e faça reservas em hotéis que ofereçam essa flexibilidade sempre que possível — já que se for preciso remarcar ou alterar a viagem não haverá multa pesada. 

6. Esteja preparado para mudanças no evento

Eventos corporativos, como conferências e reuniões, podem ser adiados ou cancelados devido a circunstâncias que fogem do controle. Claro que este não é o cenário ideal, mas pode acontecer.

Para lidar com essa situação, fique de olho na organização do evento e esteja ciente de qualquer mudança. Esteja pronto para entrar em contato com seu gestor de viagens ou agência de viagens para ajustar seu itinerário e fazer as mudanças necessárias em sua programação.

7. Mantenha a calma e seja flexível

Por último, mas não menos importante, se houver algum imprevisto, mantenha a calma e tente ser o mais flexível possível. 

A sua empresa, seja pela agência de viagens ou pelo gestor interno, vai te orientar e deve te oferecer o suporte necessário para contornar essa situação o mais breve possível. 

O estresse pode piorar a situação. Lembre-se de que as coisas nem sempre saem como planejado, e a capacidade de se adaptar é uma qualidade no dia-a-dia (inclusive, uma soft skill bastante desejada e procurada no mercado de trabalho).

A dica é se concentrar em encontrar soluções, em vez de manter o foco no que deu errado.

Lidando com os imprevistos na viagem corporativa, na prática

Separamos alguns exemplos de como essas dicas podem ser aplicadas na prática para te ajudar a lidar melhor com os imprevistos na viagem a trabalho.

Imagine que você está a caminho de uma importante reunião e seu voo é cancelado devido a péssimas condições climáticas. 

Se você tiver um plano B, pode entrar em contato com a companhia aérea imediatamente para reagendar seu voo ou ter ciência de alternativas de transporte, como ônibus.

Já se um evento corporativo for adiado, ajuste seu itinerário de acordo e aproveite o tempo extra para se preparar ainda mais para o seu compromisso. 

Também vale negociar com a sua empresa a possibilidade de trabalhar remotamente ou até mesmo aproveitar o tempo livre para bleisure. Porém, isso deve ser acertado individualmente com a empresa. 

Por fim, lidar com imprevistos na viagem pode ser bastante desafiador, mas com um planejamento adequado e uma mentalidade flexível, você pode minimizar o impacto dessas situações. 

Com nossas dicas, vai ser muito mais fácil manter a calma quando os desafios surgirem. Qual delas você já coloca em prática na sua viagem? Compartilhe outras sugestões nos comentários! 

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