Como fazer o melhor itinerário de viagem corporativa? 

Um itinerário de viagem corporativa é um roteiro que marca o trajeto a ser percorrido. No caso de uma viagem a trabalho, esse documento vai, além de definir o roteiro, reunir os detalhes da programação, com os dados das passagens (sejam aéreas ou terrestres), do hotel e dos eventos de negócios.

Portanto, um itinerário completo e bem feito vai tornar a viagem de trabalho mais fácil para o colaborador. Afinal, todo o trajeto que a ser realizado já estará determinado, simplificando a viagem. 

Imagine só o seguinte cenário: você está viajando a trabalho, mas não sabe qual é o seu voo, nem qual é a sua hospedagem e muito menos onde é a reunião com o seu cliente… Nessas condições, fica bastante difícil trazer resultados positivos da viagem a trabalho, não é mesmo? 

Por isso, um itinerário de viagem é importante: para que a viagem seja o mais produtiva possível e para evitar que o viajante fique perdido. Esse é um desafio constante, já que 28% dos funcionários que viajam a trabalho afirmam que a sua experiência e satisfação são os pontos mais problemáticos da política de viagens da empresa, segundo a Global Business Travel Association (GBTA).

Para que a empresa conquiste bons negócios, além de garantir a satisfação do colaborador, o itinerário de viagem corporativa deve ser completo.

A seguir, você vai conhecer mais sobre o que deve ser definido em um itinerário de viagem para fazer um check-list na sua empresa. 

O que não pode faltar no itinerário de viagem corporativa? 

As informações básicas da viagem precisam constar no itinerário da viagem corporativa. Esse documento não precisa ser extenso, mas deve ter os dados necessários. 

Para saber se o seu itinerário está completo, avalie se os seguintes itens estão estabelecidos no documento:

• Dados do viajante
  
  Aéreo: 

• Número do voo
• Horário de partida
• Horário de chegada
• Escalas ou conexões 
• Detalhes da companhia aérea e reservas
  
  Transporte:

• Translados
• Detalhes do aluguel de carro 
• Local de retirada e devolução do carro, se for o caso 
• Horário do ônibus e informação da reserva
  
  Acomodação: 

• Reserva do hotel 
• Informação do hotel com telefone e endereço 
• Dia e horário de check-in
• Dia e horário de check-out
• Café da manhã ou outras refeições, se estiverem inclusas
  
  Eventos: 

• Agenda de reuniões
• Programação de atividades 
• Informações sobre conferências, palestras, eventos etc
• Ações diárias a serem realizadas

Ter o documento em versão digital ou impressa é ótimo para esclarecer dúvidas e traçar um roteiro de viagem, com obrigações e rotinas determinadas. 

E como produzir o melhor itinerário de viagem corporativa? 

Um itinerário completo é de grande valia para o viajante durante uma viagem corporativa. Mas como saber se o itinerário é o melhor possível?

Podemos dizer que o melhor roteiro para viagens corporativas é aquele que encurta distâncias, tem pouco tempo de espera entre conexões no aeroporto, indica uma rotina diária de compromissos e favorece que o viajante aproveite a viagem ao máximo! 

Também é imprescindível que o itinerário da viagem não extrapole limites e não atrapalhe o momento de descanso do colaborador. Afinal, ter uma pausa nas atividades para relaxar é essencial para renovar as energias e continuar entregando bons resultados. 

Portanto, na hora de montar o itinerário tenha em mente os seguintes questionamentos:

• O colaborador tem tempo hábil para se deslocar, seja entre o hotel e o local do evento ou entre o aeroporto e a reunião? 
• O viajante tem um roteiro enxuto, mas eficiente, combinando as atividades corporativas com o descanso? 
• Em caso de algum imprevisto, é possível remanejar a rota?
• O colaborador estará em segurança e seu bem-estar fica assegurado? (lembre-se sempre do Duty of Care!)
• Esse itinerário tem o melhor custo benefício para a empresa? 
• O processo foi eficiente ou pode ser alinhado para melhorar as próximas viagens? 

Além disso, para ter um itinerário de qualidade, a otimização é um passo fundamental. E nesse aspecto, a tecnologia é um forte aliado: processos que demoram horas para serem desenvolvidos de forma manual, são feitos em minutos com os recursos certos. 

Com uma ferramenta de gestão de viagens, o processo de elaborar o itinerário mais efetivo é centralizado em um só lugar: em uma mesma plataforma, são reunidos os dados de aéreo, ônibus, carro e hotel – e é possível comparar os preços e decidir de forma objetiva. Ou seja, além do itinerário mais coerente, a empresa pode garantir o melhor preço! 

Apesar do check-list e o processo manual serem úteis para organizar um itinerário interessante, com uma ferramenta de gestão a empresa estará à frente, com um processo mais ágil e simplificado. Além disso, com suporte 24 horas, mesmo que algo saia do itinerário, solucionar imprevistos também será bem mais descomplicado.

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