3 dicas para inovar na gestão de viagens da sua empresa

Garantir uma gestão de viagens com maior economia e conforto envolve várias etapas, como ter um planejamento prévio, garantir que a política de viagens esteja sendo cumprida e acompanhar a gestão de despesas.

Assim, o gestor de viagens deixa de fazer apenas as reservas das viagens a trabalho e passa a atuar com maior protagonismo em todo o processo. Por isso, é muito importante estar atento às tendências do mercado, buscando inovar na gestão de viagens da empresa.

Para conhecer três maneiras de otimizar seu trabalho e economizar nas despesas da organização, confira o conteúdo abaixo!

Plataforma all-in-one

Uma plataforma all-in-one busca integrar as ferramentas necessárias para a execução de uma tarefa. Por isso, pode ser implementada em qualquer área da empresa, como na automação dos fluxos de pagamento dos clientes, por exemplo, de forma a reduzir os trabalhos manuais.

Como essa solução se aplica nas viagens corporativas

Os gestores de viagens e de despesas podem utilizar diversas ferramentas no dia a dia do seu trabalho. Algumas delas, sendo:

• Ferramenta de reservas virtual, o online booking tool (OBT);
• Ferramenta de agência de viagens online (OTA) para os colaboradores reservarem transporte e hospedagem para as viagens corporativas;
• Empresa de gerenciamento de viagens (TMC), que tradicionalmente prestam serviços apenas para grandes empresas;
• Cartão corporativo para os funcionários pagarem suas despesas;

Com uma plataforma all-in-one, essas ferramentas ficam centralizadas em um único lugar, tornando o trabalho mais ágil. No caso da Onfly, é possível fazer uma integração das etapas alinhada com a política de gastos da empresa, como também com a política de viagens. Ter essa personalização auxilia em fluxos de trabalho mais simplificados.

Outra vantagem da plataforma all-in-one é a garantia de uma visão unificada das despesas dos colaboradores, em uma única plataforma. Com isso, é possível gerar relatórios segmentados por centro de custo. Além disso, seja para realização de reembolso, seja para uso do cartão corporativo, é possível acessar pela plataforma.

Com a Onfly, também contamos com um suporte 24h por dia durante todos os dias da semana, garantindo que o colaborador receba o suporte necessário para sua viagem a trabalho.

Cartão Corporativo

Acompanhar a gestão de despesas durante e após a viagem corporativa é uma das prioridades dos gestores de viagens. Acessar notas fiscais, acompanhar a prestação de contas e realizar reembolsos para os colaboradores pode fazer parte da rotina de algumas empresas, mas saiba que é possível inovar na gestão de viagens através do cartão corporativo.

O que é o cartão corporativo e quais os benefícios?

O cartão corporativo permite que a empresa pague pelas despesas dos colaboradores, quando necessário. Ele pode ser usado em diversas situações, como durante as viagens corporativas, incluindo o transporte, a alimentação e a hospedagem dos funcionários.

Ao invés do colaborador arcar com as despesas da viagem, ou esperar por todo o processo do reembolso para receber o seu dinheiro, o cartão corporativo busca inovar na gestão de viagens, por centralizar em um único meio todas as formas de pagamento. Assim, a gestão financeira fica mais simplificada e ágil.

Outro benefício da adesão do cartão corporativo pela empresa é o registro automático das despesas, que facilita na rastreabilidade das informações para os gestores, como também contribui para realização de uma auditoria mais eficiente e com menos riscos de fraudes.

Conheça o cartão corporativo da Onfly

Essas vantagens estão presentes no cartão corporativo Azulzinho, da Onfly, que surgiu com a proposta de inovar na gestão de viagens a partir de um maior controle dos gastos. 

Confira algumas vantagens que nosso cartão oferece para sua empresa:

• Controle de gastos, garantindo maior transparência com as despesas da viagem e reduzindo o número de fraudes
• Gestão de limites e cartões (inclusive de cartões virtuais)
• Facilidade na prestação de contas e geração de relatórios

Descentralização das compras e centralização da tomada de decisão

Outra possibilidade para inovar na gestão de viagens é descentralizar os processos de compra. Ao invés do gestor ser responsável pela reserva do hotel e compra das passagens aéreas para dezenas de funcionários, é mais otimizado que cada colaborador seja responsável pela própria compra e que o gestor avalie se essas despesas estão dentro da política de viagens.

O que é a gestão descentralizada?

Diferentemente de uma gestão centralizada, em que poucas pessoas atuam no gerenciamento dos processos, a gestão descentralizada permite maior liberdade para realização das atividades da organização. No caso das viagens corporativas descentralizadas, além das responsabilidades atribuídas aos gestores, os colaboradores também desenvolvem maior autonomia, como a escolha da sua própria hospedagem dentro do limite de despesas.

Nesse processo, o colaborador se sente mais responsável pela gestão da própria viagem. Ainda assim, é possível que a tomada de decisão esteja centralizada nas mãos do gestor, permitindo que ele aprove as compras, além de acompanhar a gestão da viagem.

Saiba como inovar na gestão de viagens da sua empresa com a Onfly

O gestor de viagens possui um papel estratégico na garantia de uma viagem corporativa mais econômica para a empresa e com maior conforto para o colaborador. Dentre as funções de garantir o cumprimento da política de viagens, acompanhar a prestação de contas e gerar relatórios de melhoria contínua, é importante manter-se atualizado de novas tecnologias de mercado, para tornar os processos mais ágeis e inovar na gestão de viagens.

Na Onfly, contamos com uma gestão de viagens descentralizada, permitindo autonomia para os colaboradores, como também uma tomada de decisão centralizada para os gestores, permitindo maior estratégia e otimização.

Com a plataforma all-in-one da Onfly, os gestores conseguem personalizar conforme a política de viagens e de despesas da empresa, tornando o trabalho mais facilitado. Além disso, a integração com o cartão corporativo e com os reembolsos auxilia na gestão dos relatórios e reduz os riscos de fraude. A plataforma all-in-one também gera maior autonomia para os colaboradores, com fluxos de aprovação para os gestores.

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