5 passos para implementar uma plataforma de gestão de viagens em sua empresa

Na hora de incorporar qualquer nova política, software ou sistema de gestão de viagens é natural que dúvidas apareçam. Porém, é preciso pensar em como este processo seja o menos impactante possível para o bem-estar do seu colaborador e para a saúde financeira do seu negócio. Garantir um processo tranquilo de implementação de plataforma de gestão de viagens deve ser uma meta a ser alcançada.

Tudo que envolve um novo método de rotina deve ser bastante analisado para uma maior eficiência operacional e analítica para potencializar ganhos. A fim de operacionalizar esta implementação da maneira mais qualificada e equilibrada possível, da maneira que deve ser.

Na Onfly, por exemplo, após o cadastro na nossa plataforma e sua empresa passar pelo processo de aprovação, temos uma metodologia exclusiva em que conseguimos fazer o onboarding de uma empresa para deixar tudo trilhado para seus colaboradores.

Para isso, elencamos 5 passos para que o desenvolvimento desta implementação de plataforma de gestão de viagens seja saudável tanto internamente quanto financeiramente.

Passo 1: Tenha certeza do que você deseja obter

Se você não sabe o intuito ou como aquela plataforma funciona, seus funcionários ou colegas de equipe, também podem não saber. Antes de colocar qualquer novo projeto para dentro da sua empresa, analise e tenha certeza do que você deseja obter com ele. Muitas implementações dão erradas pelo simples fato de que as expectativas não foram alinhadas ou pela falta de uma simples apresentação de plataforma.

Não adianta nada querer digitalizar ou reformular algum processo se não há metas e incertezas sobre a solução do seu problema. Concorda?

Por isso, se seu objetivo é acabar com o processo de reembolso de viagens da sua empresa, procure a melhor solução para este fim e quais outros valores agregados com esta solução. Na plataforma de gestão de viagens e despesas da Onfly, por exemplo, você terá em suas mãos uma plataforma que lhe permitirá configurar uma política de viagens corporativas personalizada para a sua empresa. Por meio dela, você terá mais controle, transparência e tranquilidade de que nada estará fora das normas e cumprindo as metas que você trilhou para a dor de reembolso.

Passo 2: Planeje a gestão da sua nova plataforma

Já sabe quais são seus problemas e a solução? É hora de planejar a gestão da sua nova plataforma. Garanta que a sua nova empreitada tenha um cronograma e que seu orçamento já esteja completamente estabelecido para não comprometer futuras aplicações. 

Saber cada passo que a implementação irá tomar de tempo e recursos alocados ajudará você e sua equipe a entender quanto tempo, quem deve ser colocado no processo e como sua empresa conduzirá cada nova etapa. A falta de planejamento está entre os principais motivos que podem arruinar um novo projeto. Por isso, ATENÇÃO!

Quanto mais detalhado for o planejamento da implementação da sua nova plataforma de viagens, menores serão os riscos de ocorrer imprevistos e informações truncadas durante o processo. Além disso, com um bom planejamento há o aumento da produtividade por causa de uma melhor otimização do tempo e a diminuição dos custos por causa de uma pesquisa detalhada de opções com menores custos.

Passo 3: Teste e garanta total assertividade

Bom, compreendeu os riscos enfrentados pelo seu negócio e já decidiu sobre os controles e sistemas certos para gerenciar as despesas e viagens da sua empresa? Agora é hora de testar e integrar a tecnologia escolhida para atingir seus objetivos.

Na Onfly, é possível fazer um período de teste (como forma de apresentação da plataforma) ou assinar a versão free da plataforma. Na versão free é possível fazer reservas de viagens, hotéis, carros e ônibus em um dashboard all-in-one. Além de um acesso a um inventário global de hotéis e passagens aéreas, com mais de 20 mil hotéis e passagens no Brasil e no mundo.

Sabemos a importância que as viagens corporativas têm para muitas empresas, seja para fortalecer um vínculo, gerenciar processos, adquirir novos clientes ou até mesmo construir novas parcerias. Por isso, teste e garanta total assertividade com a plataforma de gestão de viagens escolhida em sua pesquisa. 

Passo 4: Treine sua equipe 

Uma equipe bem qualificada é uma equipe bem treinada e instruída. Após escolher a solução que faz mais sentido para o seu cenário, inicie o onboarding. Na Onfly, este processo é crucial. No onboarding, a política de viagens da sua empresa deve ser configurada, bem como todos os colaboradores e viajantes cadastrados, com os respectivos gestores e centros de custo. Por aqui, o onboarding geralmente não dura mais de 7 dias em empresas pequenas e médias.

É importante nesse processo, que todos os stakeholders sejam envolvidos e comunicados. Transparência, paciência e uma boa comunicação é essencial para qualquer treinamento de implementação de nova plataforma. Na plataforma da Onfly, os próprios colaboradores fazem suas reservas baseados na política de viagens da sua empresa. Dá pra perceber a importância de que todos os cadastrados na plataforma estejam na mesma linha.

A dica de ouro aqui é fazer com que sua equipe se sinta parte deste processo do começo ao fim. Pode ter certeza que com este pensamento, sua implementação será um sucesso!

Passo 5: Use e abuse do novo sistema

A implementação de novas políticas ou sistemas é, na verdade, apenas o começo da história; na verdade, o valor real é agregado quando você desenvolve e refina suas alterações para que elas sejam realmente a cara da sua empresa. Não tenha medo de feedbacks e dê feedbacks para a empresa contratada. (Adoramos receber sugestões de mudanças por aqui). 

E como já dizemos por aqui: Seja feliz e aproveite a transformação que a solução vai trazer para o seu dia a dia e para a empresa. Use todo o tempo ganho para se dedicar a outras atividades mais importantes e converse com seu gestor sobre novas oportunidades.

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