Gestão de viagens personalizada: como garantir mais controle e segurança?
A gestão de viagens corporativas realizada de forma eficiente é um aspecto básico para grandes empresas. Isso porque essas viagens são investimentos que representam, em média, a segunda ou terceira linha do orçamento dos negócios.
Com tamanha relevância financeira, além de impulsionar os negócios, não é de se estranhar que as empresas procurem soluções para otimizar custos e garantir a conformidade com políticas internas.
Alinhado a esse contexto, uma ferramenta de gestão de viagens personalizada se destaca por adaptar-se às necessidades específicas de cada organização. Com funcionalidades e configurações sob medida, essa tecnologia proporciona mais controle e análises mais rigorosas sobre as despesas e até mesmo sobre os itinerários.
Nesse artigo, tratamos de como uma ferramenta de gestão de viagens personalizada oferece mais compliance para a sua empresa, além de favorecer uma gestão estratégica e voltada para resultados.
Por que ter uma solução de gestão de viagens personalizada?
Com uma plataforma sob medida, é possível implementar regras claras, que fazem sentido para a realidade da empresa, bem como para todos os colaboradores.
Isso facilita o cumprimento das políticas de viagem e também minimiza o risco de inconsistências e fraudes.
Além disso, as ferramentas mais modernas oferecem relatórios em tempo real, permitindo que os gestores monitorem as viagens em andamento e identifiquem desvios rapidamente.
Por exemplo, aqui na Onfly temos uma empresa-cliente que tem uma demanda de relatórios especiais, chamado de “relatório de desvios”, com dados mais específicos do que os modelos padrão.
Com o atendimento VIP e total suporte do time de Sucesso do Cliente, todos esses dados foram diferenciados, desde o motivo do desvio, valor, antecedência e centro de custos, favorecendo uma gestão mais eficaz.
Essa visibilidade é fundamental para assegurar que todos os gastos estejam alinhados com as normas da empresa.
Outro benefício importante da gestão personalizada é a capacidade de integrar a ferramenta com sistemas de gerenciamento de despesas, simplificando o processo de aprovação e reembolso. Além de uma experiência mais fluida para os colaboradores, há uma redução drástica dos erros manuais e falhas de digitação.
Por isso, investir em uma solução personalizada é um passo estratégico para aumentar ao máximo a eficiência e a conformidade nas viagens corporativas.
3 motivos para a personalização sob demanda tornar a gestão de viagens mais estratégica
A personalização sob demanda cresce a eficiência operacional, reduzindo a necessidade de retrabalhos, e libera tempo para a gestão de viagens mais estratégica.
Análise e relatórios personalizados
Como vimos, com uma plataforma personalizada, as empresas podem obter relatórios e análises bem mais detalhados que refletem suas necessidades reais.
Isso permite uma visão mais transparente sobre padrões de gastos, setores onde economias podem ser feitas e o retorno sobre o investimento (ROI) das viagens.
Esses dados personalizados auxiliam os gestores a tomar decisões baseadas em informação (e não em achismos) e, com isso, os profissionais podem ajustar suas estratégias de viagem.
Planejamento e previsão orçamentária
Uma solução de viagens sob medida, como a Onfly Corporate, permite um controle mais refinado dos orçamentos de viagem.
Já tratamos dos desafios de fazer um orçamento preciso e de como os dados anteriores são fundamentais na hora de fazer um cálculo incremental ou base zero, além das dificuldades em conciliar financeiro e gestão de viagens.
Por isso, as informações realmente necessárias facilitam o planejamento e a previsão.
Melhoria na Política de Viagens
As políticas de viagens não são documentos “de gaveta”. Com revisão constante e as regras implementadas dentro de uma plataforma tecnológica, a análise detalhada das despesas e padrões de viagem ajudam a identificar áreas de melhoria para esse documento.
Dessa forma, é mais fácil mudar as políticas conforme as necessidades, a fim de aumentar a eficiência e reduzir os custos.
Como a personalização contribui para ter mais controle das viagens?
Se ainda restam dúvidas de que uma solução sob medida é uma oportunidade e tanto de ter um processo de viagens mais eficaz nas viagens de grandes empresas, entenda como isso contribui para ter ainda mais controle das viagens.
Afinal, essa é uma das maiores vantagens de uma plataforma de viagens corporativas personalizada: o aumento no compliance sobre as viagens. Esse crescimento se dá por meio de:
- Monitoramento em tempo real
Plataformas personalizadas podem fornecer atendimento VIP para solucionar viagens. Além disso, as atualizações em tempo real sobre reservas, status de viagens e alterações permite um monitoramento contínuo das viagens dos colaboradores, garantindo que qualquer problema possa ser resolvido rapidamente.
- Conformidade com políticas internas
A gestão de viagens personalizada garante que todas as reservas e despesas estejam conforme as políticas da empresa. Isso reduz o risco das infrações para garantir que todas as viagens sejam realizadas nas diretrizes estabelecidas.
- Segurança dos colaboradores
A capacidade de monitorar a localização e o status dos funcionários durante as viagens contribui para a segurança, principalmente de c-levels. Em caso de emergências ou mudanças de planos, a empresa pode acionar o atendimento especial para tomar as medidas imediatas para garantir o bem-estar dos viajantes.
- Controle de Despesas
A alta personalização permite um controle mais preciso das despesas de viagem, desde a reserva até o reembolso. A plataforma pode ser ajustada para garantir que todas as despesas sejam aprovadas conforme os fluxos de aprovação necessários e que os relatórios de despesas sejam gerados de forma mais eficiente.
- Eficiência operacional
Por fim, mas não menos importante, toda essa automação de processos e a integração de fluxos de trabalho personalizados reduzem o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os gestores de viagem se concentrem em atividades mais estratégicas.
Quando analisamos os resultados, todo esse processo sob medida economiza recursos financeiros para a empresa, já que diminui a chance de fraudes, garante mais segurança, proporciona atendimento especializado e muitas outras funcionalidades que tornam o processo mais ágil e seguro.
Vale lembrar que adaptar a plataforma de gestão de viagens às necessidades específicas da empresa não é a melhor escolha para todos os negócios. Grandes empresas, com alto volume de viagens e processos específicos, são as grandes beneficiadas pelas soluções sob medida.
Já as empresas com um fluxo menos intenso de viagens e/ou com necessidades menos específicas podem simplificar seus processos com uma plataforma tudo em um, sem precisar de uma solução sob medida.
Para entender melhor sobre essa necessidade, leia aqui como descobrir se sua empresa precisa de uma solução de viagens sob medida.
E se a sua empresa precisa de uma solução de gestão de viagens personalizada, desde fluxos de aprovação até restrições de reservas, conheça Onfly Corporate. Fale com um de nossos especialistas: