Como fazer orçamento de despesas de viagens corporativas?

Assim como outros setores da empresa, as despesas de viagens corporativas devem seguir um determinado orçamento para garantir a saúde financeira do negócio. 

O investimento em viagens de negócios é muito importante e traz retorno valioso. Apesar disso, ele deve ser estratégico, além de acompanhar os valores e objetivos da empresa.

Pensando nisso, preparamos a seguir um artigo que explica o que é importante considerar na hora de elaborar o orçamento de despesa de viagem para o próximo ano, além de abordar vantagens e desvantagens de duas das maneiras mais comuns de planejamento. 

O que é o orçamento de viagens corporativas?

O orçamento das viagens corporativas é um planejamento que avalia quanto custa a viagem corporativa para a sua organização, além de determinar qual é o recurso financeiro que estará disponível para o próximo período. 

Para isso, é preciso que o orçamento seja feito com base em um cálculo preciso sobre os possíveis gastos da empresa em viagens e um bom planejamento para as finanças da organização para arcar com essas despesas.

O que considerar no orçamento?

O que considerar no orçamento depende da estratégia adotada em cada negócio. Mas, de forma geral, é importante avaliar: 

• histórico de despesas de viagens;
• projeções futuras de gastos;
• inflação e outros índices financeiros do mercado. 

Com os dados em mãos, o gestor de viagens pode elaborar um orçamento muito mais preciso e ainda reservar uma parte do recurso financeiro para emergências, como uma viagem de última hora. 

Como fazer o orçamento de despesas de viagens?

De forma geral, existem duas estratégias de cálculo de orçamento de despesas de viagens que são as mais comuns e mais utilizadas. São elas: o orçamento incremental e o orçamento base zero (também chamado de OBZ). 

A seguir, vamos detalhar como é o cálculo do orçamento em cada uma delas, além de suas possíveis vantagens e desvantagens.

Orçamento incremental

O orçamento incremental é uma estratégia de cálculo para o orçamento baseada no que foi gasto no ano anterior, somada aos reajustes, como inflação e ajuste das tarifas, além de outros fatores financeiros.

Então, podemos dizer que o orçamento incremental para despesas de viagens segue a seguinte fórmula de cálculo:

Gastos do ano anterior em despesas de viagens + inflação e outros reajustes = orçamento incremental

Geralmente, este tipo de orçamento não apresenta margem para fazer novos investimentos, já que apenas reajusta os valores conforme os índices financeiros. Por exemplo, se a inflação foi de 3,16% nos últimos doze meses (até julho de 2023), e o orçamento fosse feito hoje, deveria haver um acréscimo de 3,16% no valor destinado ao investimento das viagens corporativas.

Apesar disso, pode haver um aumento de gastos em viagens de negócio em função de possíveis novos investimentos ou ainda crescimento e expansão de atividades, e quem faz essa definição costuma ser a área de planejamento financeiro estratégico das empresas.

Como esse é um método de cálculo menos complexo, há a possibilidade de alocar recursos em centros de custos que não precisam — já que, geralmente, apenas segue o mesmo volume gasto no período anterior.

Orçamento base zero (OBZ)

O orçamento base zero (OBZ) se baseia na premissa de construir um novo orçamento do zero, como o próprio nome sugere. Apesar de não ser guiado pelo orçamento do ano anterior, é importante avaliar a base histórica de tarifas médias de diária de alimentação, hospedagem, aluguel de veículo, passagens aéreas e rodoviárias e o valor do km rodado. 

Isso é importante para o gestor entender qual é o padrão de consumo. Nesse sentido, é fundamental considerar apenas as despesas que estão dentro das regras definidas pela política de viagens, garantindo assim a conformidade dos processos e normas internas da empresa. 

Após analisar qual é o padrão de gastos, é hora de calcular uma nova tarifa média. Por exemplo, se dentre as passagens aéreas, o trecho mais comum foi Confins (BH) a Congonhas (SP), deve ser calculado qual foi a tarifa média e aplicar o reajuste da inflação para chegar ao valor atualizado.

A partir daí, deve-se avaliar qual é o planejamento de viagens para projetar o que será feito e quanto isso irá custar ao caixa da empresa, multiplicando o valor obtido como tarifa média pela quantidade de viagens previstas.

De forma geral, o cálculo fica da seguinte maneira: 

(Tarifa média dentro da política de viagens + inflação) x número de viagens previstas = orçamento base zero

O orçamento base zero é muito mais flexível do que o orçamento incremental, permitindo mais possibilidades de cálculos e análises. Apesar disso, essa estratégia de cálculo pode gerar resistência, por ser mais complexa e envolver mais pessoas, já que cada líder ou gestor de cada área precisa ser acionado para projetar seu novo volume de viagens previstas.

Dessa forma, o OBZ depende do funcionamento alinhado entre setor financeiro, gestor de viagens e líderes de outras áreas na empresa. Esse cálculo também abre espaço para que o gestor de viagens coloque em prática seu olhar crítico para questionar ou influenciar as projeções de cada área. 

Em caso de alguma mudança ou imprevisto no orçamento, o OBZ permite que ajustes mais ágeis sejam feitos, porque permite alterações diferentes para as despesas de viagens de cada setor da empresa. 

Quais ferramentas podem ajudar a fazer o orçamento de despesas de viagens? 

O orçamento de despesas de viagens pode ser feito por uma planilha no Excel. O gestor de viagens também pode contar com ERP especialista ou empresas dedicadas que prestam esse serviço. 

Independente da ferramenta escolhida para elaborar o orçamento, os dados são fundamentais nesse processo. Até mesmo para estruturar um orçamento base zero, é imprescindível saber sobre o histórico de viagens e de tarifas para chegar a um cálculo preciso e alinhado à realidade do negócio. 

Quando o orçamento de despesas de viagens deve ser feito? 

O orçamento de despesas de viagens costuma ser feito para contemplar os próximos 12 meses de atividades, por isso, o padrão é que os 12 meses anteriores sejam avaliados como histórico de despesas. 

Normalmente, o orçamento é feito no final do ano atual, com as projeções para o próximo ano. De forma geral, empresas muito grandes começam esse processo em setembro para ter tempo hábil de desenvolver a melhor estratégia. 

Por outro lado, as empresas de médio e pequeno porte costumam elaborar o orçamento em novembro. 

Antes de fazer o orçamento de despesas de viagens, é importante consolidar os dados do ano e, por essa razão, trabalhar neste documento no final do ano corrente é uma estratégia que funciona bem, porque os dados referentes ao ano estão bem solidificados.

Com isso em mente, as empresas que fazem o orçamento em setembro, devem considerar os dados até setembro do ano anterior e, da mesma forma, os negócios que trabalham no orçamento em novembro devem avaliar o histórico até novembro do ano anterior. É importante lembrar que o período avaliado costuma ser de 12 meses. 

Como obter o melhor custo-benefício no orçamento? 

Para obter o melhor custo-benefício no orçamento de despesas de viagens, é importante escolher a estratégia certa para o cálculo, segundo o que se encaixa nos objetivos de cada empresa. 

Também é importante que o gestor invista tempo e dedicação na estratégia de viagens. Isso porque nem sempre o melhor custo benefício é a redução do valor total de orçamento. Conforme a gestão planeja, é possível viajar mais e melhor gastando o mesmo previsto.  

Assim, vale também trabalhar o perfil do viajante, incentivando alterações no comportamento que podem causar impacto nos custos. O engajamento é importante para manter as reservas e tarifas em conformidade com a política de viagens, evitando o pagamento de tarifas mais caras ou multa por no-show, por exemplo. 

Tanto para a estratégia de viagens, quanto para adequar o perfil do viajante, é preciso acessar os dados com Travel BI para análise. Assim, o gestor pode tomar decisões data-driven, ou seja, totalmente embasadas nos números e na interpretação correta dos dados. 

Por isso, uma plataforma de gestão de viagens e de despesas que oferece dados é tão importante para uma gestão mais eficiente.

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