Como fazer uma viagem corporativa em grupo?

Muitas vezes a viagem corporativa envolve mais de um colaborador. A viagem corporativa em grupo é comum porque geralmente as empresas enviam um grupo de viajantes para participar de feiras, eventos, treinamentos ou reunião com clientes.

Mas uma viagem corporativa com um grupo de pessoas é um processo bem mais complexo do que aquela viagem que envolve apenas um viajante.

São pessoas diferentes com necessidades diferentes e a logística de reserva e de reembolso com vários indivíduos também vai demandar mais atenção e uma gestão cuidadosa. 

Com isso em mente, abordamos a seguir algumas dicas e ferramentas para facilitar a viagem corporativa em grupo. 

Organize em grupo 

O primeiro passo para otimizar uma viagem corporativa em grupo, é pensar na viagem e organizá-la em sua totalidade. O orçamento, o transporte e a hospedagem devem ser pensados para um grupo. 

Algumas ferramentas são aliadas importantes para deixar esse processo mais simples. Por exemplo, não é preciso que cada colaborador faça uma pesquisa totalmente diferente para garantir sua reserva e nem mesmo sobrecarregar um colaborador com a reserva de todos os viajantes. 

Na plataforma da Onfly, agora é possível compartilhar todos os itens da reserva adicionados ao carrinho para colegas que eventualmente irão viajar para o mesmo trecho. Isso facilita a escolha do mesmo voo, mas também aumenta e muito a agilidade na compra da passagem aérea e na tomada de decisão. 

Assim, todos os viajantes têm acesso ao trecho da viagem; valor; data e hora; número do voo, classe tarifária e, se houver, detalhes de parada. Tudo isso em um compartilhamento de link: é muito mais facilidade. A partir daí, basta que o colega (logado na plataforma) clique em reservar para garantir o mesmo voo. 

Planeje o trajeto e os compromissos 

Para uma gestão mais eficiente, vale investir em transporte em conjunto para o grupo de viajantes durante a viagem corporativa. 

Se os colaboradores vão embarcar no mesmo horário, uma boa ideia é organizar o transfer até o aeroporto ou até mesmo indicar na política de viagens que dividir o transporte (seja no carro alugado ou no carro de aplicativo) é fortemente recomendado.

Nem sempre isso é possível, mas se o ponto inicial (ou final) da viagem for o escritório, vale a pena organizar para que todos saiam (ou cheguem) juntos.

Também é importante organizar os compromissos para que todos possam cumprir com a sua agenda, sempre priorizando as atividades juntos. 

Escolha uma acomodação adequada

Escolher um hotel para grupo de pessoas é um desafio! O primeiro passo é ficar de olho na localização — garantindo, preferencialmente, que a acomodação esteja perto do compromisso profissional e que esteja em um ambiente seguro e confortável.

Nesse sentido, também vale uma atenção especial para a distribuição de quartos. Se for possível, dê preferência para a acomodação individual, garantindo mais privacidade e mais conforto para os viajantes. Se não, se atente ao nível de afinidade entre os colaboradores para que sejam alocados da melhor forma possível. 

Facilite os gastos e a prestação de contas 

Quando a viagem envolve vários colaboradores (ou quando o volume de viagens é grande), é muito importante pensar em foras de simplificar o processo. Para facilitar os gastos, o cartão corporativo faz toda a diferença. Com limites ajustados, é mais simples manter o controle do que está sendo gasto na viagem e alinhar conforme a necessidade.

Além disso, contar com uma plataforma de gestão vai tornar a prestação de contas mais simples. Não é preciso fazer relatórios de despesas de viagens imensos manualmente, com uma plataforma a prestação de contas o processo é mais rápido e sem erros, garantindo que os recibos sejam registrados.

Feedbacks individuais e em grupo 

O processo de viagens não termina com a prestação de contas. Com os dados em mãos, os gestores devem fazer uma análise completa para a tomada de decisão para as próximas e melhoria constante do processo. 

Por isso, é importante receber feedbacks dos viajantes, seja de forma individual ou em grupo para aprimorar os processos de forma constante. 

Dicas para quem vai em viagem corporativa em grupo

Além dessas dicas úteis para uma gestão mais eficaz de viagens corporativas em grupo, separamos a seguir algumas dicas para que os viajantes aproveitem ao máximo essa experiência corporativa de networking e aprendizado. 

Interaja com os colegas

A interação com os colegas de trabalho durante a viagem corporativa em grupo é importante para obter o máximo proveito. 

Aproveite o momento para trocar ideias e experiências, além de conectar com outras pessoas para crescer sua rede de networking. Isso vai contribuir para um ambiente mais agradável durante a viagem e os colegas podem te ajudar se tiver alguma dificuldade durante o processo. 

Aproveite as oportunidades

A viagem corporativa em grupo (ou a individual) sempre tem um propósito definido, seja para expor a marca em uma feira, encontrar um cliente chave para fechar um negócio ou participar de um treinamento… 

Toda viagem a trabalho tem um objetivo estabelecido e pode ser uma excelente chance de crescimento profissional, por isso, aproveite as oportunidades. Lembre-se de cumprir com os compromissos profissionais que são o objetivo da viagem! 

Tenha seu momento individual 

Fora do horário de trabalho, separe um tempo para o seu momento individual! Pode ser um passeio pela cidade, um telefone para os familiares ou até mesmo um descanso merecido no quarto de hotel, mas é essencial que o viajante relaxe durante a viagem corporativa.

A viagem pode ser estressante e cansativa, por isso, ter o seu momento de “recarregar as energias” é super válido. 

Quais dessas dicas você já coloca em prática no dia a dia como gestor ou como viajante? Compartilhe com a gente pelo LinkedIn!