7 formas de economizar em uma viagem corporativa

A viagem corporativa provou, mais uma vez, a sua importância nos últimos tempos. Durante a pandemia da Covid-19, houve muita especulação se as reuniões virtuais iriam substituir definitivamente as viagens a trabalho e os encontros presenciais. 

Mas, ao contrário do que muitos esperavam, as viagens corporativas foram retomadas e confirmaram a importância da presença física, do olho no olho e do aperto de mãos para os negócios, para o networking e até mesmo para as relações pessoais.

Até mesmo o CEO da Onfly, Marcelo Linhares, comentou sobre o aquecimento do setor das viagens corporativas à ISTOÉ Dinheiro: “os gurus erraram [na previsão de que as videoconferências seriam absolutas]”, ele disse. 

Inclusive, a necessidade humana de contato e relações sociais refletiu diretamente nas plataformas de conferências online. Só para se ter uma ideia, recentemente houve uma queda de quase 90% no valor de mercado da Zoom, empresa estadunidense de serviços de conferência remota. 

Por outro lado, só o primeiro trimestre de 2022 registrou mais reservas de viagens corporativas do que metade de 2021, segundo pesquisa da Deloitte, empresa global de Auditoria e Consultoria Empresarial.

Agora que as empresas colocaram os funcionários de volta na estrada, é um esforço em conjunto (de gestores, colaboradores e todos os envolvidos) para manter os gastos dentro do orçamento e até mesmo fazer uma viagem corporativa mais barata e, ainda assim, eficaz ao seu propósito. 

Com isso em vista, separamos algumas dicas valiosas para se ter em mente na hora de economizar na viagem corporativa. 

1. Tenha acesso aos melhores itinerários e pesquise preços

Comparar os preços, assim como o que cada voo, hotel, passagem rodoviária e o que demais serviços ofertam para uma viagem corporativa é fundamental para conseguir fazer escolhas conscientes e, com isso, economizar. 

Ter acesso a uma plataforma que reúne diversas opções de aéreo e hotel facilita bastante para fazer essa comparação e chegar ao melhor preço. Basta verificar o custo-benefício para decidir qual das ofertas vai atender as necessidades do colaborador-viajante. 

2. Elabore uma política de viagens clara 

A política de viagens da sua empresa é o documento base para garantir tudo que pode e tudo que não pode ser feito durante a viagem a trabalho. Essas regras devem ser consonantes à missão da companhia, seus valores e até mesmo orçamento estabelecido. 

É através da política que é definido o que fazer e a quem recorrer em caso de alguma eventualidade, por isso, o documento será uma via de comunicação clara e transparente, como um guia efetivo no dia a dia. Lembre-se também de deixar claro o que pode ser ou não reembolsado. 

3. Escolha acomodações conforme a necessidade da viagem 

Escolher um bom hotel corporativo que cumpre com o que se espera da localização e das comodidades é fundamental para o sucesso da viagem corporativa. Dê preferência para hotéis com boa conexão de internet, espaço para meetings (caso seja preciso) e com localização próxima aos eventos ou transporte. 

Assim, é possível gastar menos com a locomoção para os compromissos e permite que o colaborador cumpra com as suas demandas. Confira aqui outras dicas para escolher o melhor hotel corporativo!

4. Veja os gastos e calcule o ROI

O ROI é o retorno sobre investimento ou no original: Return on Investment. Essa é uma métrica usada para saber quanto a empresa ganhou de fato com os investimentos feitos e, para isso, são somadas as receitas, reduzidos os custos e o resultado é dividido pelos custos e investimentos e, posteriormente, multiplicado por 100.  

Essa medida é primordial para saber o desfecho daquela viagem corporativa: se o retorno recebido supera os gastos ou se o investimento foi muito maior do que o resultado obtido.

5. Utilize a tecnologia a seu favor 

Um gestor precisa dar conta de vários colaboradores-viajantes e toda sua documentação, desde emissão de passagens, transfer entre aeroporto e hotel, ingressos para eventos corporativos até o reembolso ou adiantamento de valores necessários para a viagem a trabalho. 

Ufa! É muita papelada que pode estar envolvida, além de reuniões e trocas de e-mail que parecem não ter fim… Mas tudo isso pode ser resolvido de forma prática por meio da tecnologia: com uma ferramenta de gestão de viagens o ganho é de valor e também de tempo!

6. Deixe o reembolso mais rápido e preciso 

Além da gestão de viagens, a gestão de despesas tem papel fundamental. Lembra que falamos sobre calcular o ROI? Isso só acontece de forma precisa ao ter controle do que está sendo gasto. 

Fazer o reembolso para o colaborador precisa ser ágil, mas também deve ter os documentos fiscais, relatórios e outras obrigações dentro da política, como estar dentro do orçamento – que é o nosso próximo ponto de atenção. 

7. Incentive a equipe a manter o orçamento 

Manter o orçamento pode ser um desafio nas viagens a trabalho! Estabelecer o quanto pode ser gasto e no que esse dinheiro será investido faz parte do planejamento do gestor de viagens. Para ter uma boa ideia do quanto será gasto, ficar atento ao relatório de viagens anteriores também funciona bastante. 

Incentivar os colaboradores a gastarem dentro do que foi pensado é necessário para manter as contas em dia, além de ser uma grande chance de fortalecer a política da empresa e o sentimento de dono nos colaboradores. 

Vale lembrar de reservar um valor do orçamento para possíveis imprevistos e determinar qual será o teto máximo das despesas. 

Dica bônus 

Além dessas dicas básicas, se você quer aprender de uma vez por todas como ter uma viagem corporativa organizada e econômica, preparamos um e-book gratuito! Com ele, você terá acesso a conteúdo para saber: como organizar viagens corporativas, economizar em transportes estratégicos, escolher a melhor hospedagem e como um cartão corporativo pode ser essencial para mudar a forma que você viaja. Confira aqui: