Como calcular o custo anual com viagens corporativas: guia completo

Gerenciar os custos com viagens corporativas pode ser uma tarefa complexa para muitas empresas, especialmente quando a quantidade de deslocamentos aumenta com o crescimento dos negócios. 

Ainda assim, saber calcular o custo anual das viagens corporativas é chave pra manter as finanças em dia. Muitas vezes, sem o devido planejamento, as empresas podem acabar gastando mais do que o necessário, afetando o orçamento geral. Para evitar surpresas no fim do ano, adotar práticas de controle e previsibilidade é obrigatório.

Neste artigo, desvendamos um guia completo de como calcular o custo anual com viagens corporativas. Acompanhe e aprenda como mapear e controlar todos os custos envolvidos, desde passagens aéreas até custos ocultos que podem surgir durante a viagem. 

Você também descobrirá como otimizar esses gastos e até mesmo reduzir despesas sem comprometer a qualidade das viagens.

Por que calcular o custo anual com viagens?

As viagens corporativas representam um dos maiores custos operacionais para empresas de diferentes tamanhos, e muitos gestores não têm uma visão clara de quanto estão realmente gastando. 

Sem um cálculo preciso, as chances de ocorrerem excessos no orçamento de despesas com viagens são grandes. Por isso, calcular o custo anual das viagens corporativas é um passo crucial para qualquer organização que deseje manter sua saúde financeira em dia.

Além disso, o planejamento adequado traz diversas vantagens. Com um controle mais detalhado, a empresa pode:

• Reduzir gastos desnecessários: identificar áreas onde os custos podem ser ajustados ou otimizados.
• Negociar melhores tarifas: com um histórico bem definido, é possível fechar acordos vantajosos com hotéis, companhias aéreas e outras empresas do setor.
• Ter previsibilidade orçamentária: planejar com antecedência ajuda a alinhar os custos das viagens com o orçamento anual.

Entender esses aspectos torna-se fundamental para manter os custos sob controle e garantir que as viagens sejam realizadas com o menor impacto financeiro possível.

Componentes do cálculo

Calcular o custo anual de viagens corporativas envolve uma série de fatores que devem ser considerados com atenção. Cada item da viagem possui um impacto financeiro diferente, e é importante avaliar todos os aspectos para obter uma estimativa precisa. Vamos conhecer os principais componentes que entram nesse cálculo:

• Passagens aéreas/terrestres: a escolha entre classe econômica ou executiva, além de fatores como a flexibilidade das tarifas, influenciam diretamente o custo. Optar por compras antecipadas ou passagens com restrições pode ajudar a reduzir o valor final.
• Hospedagem: o custo com hospedagem varia conforme o tipo de acomodação, o número de noites e a localização do hotel. É possível economizar escolhendo hotéis que ofereçam vantagens como wi-fi gratuito ou descontos em estadias prolongadas.
• Alimentação: o valor gasto com refeições também deve ser considerado. Muitas empresas adotam um valor diário para reembolso ou fornecem um valor fixo para alimentação durante as viagens. Não se esqueça de incluir taxas extras que podem ser cobradas pelos estabelecimentos.
• Transporte local: táxis, Uber ou aluguel de carros são despesas inevitáveis nas viagens. É importante calcular a média de deslocamentos e estimar o valor desses serviços conforme a cidade visitada.
• Custos ocultos: pequenos custos extras, como taxas de bagagem, internet móvel e seguros, muitas vezes são esquecidos, mas podem impactar significativamente o custo total da viagem.
• Imprevistos: situações inesperadas, como cancelamentos de voos ou emergências médicas, podem gerar custos adicionais. Para evitar surpresas, é recomendável incluir uma margem para imprevistos no cálculo.

Passo a passo para o cálculo anual

Agora que você já conhece os principais componentes do cálculo, vamos apresentar um passo a passo para calcular o custo anual com viagens corporativas de forma eficaz:

Passo 1: Consolide dados históricos

O primeiro passo é reunir as informações de viagens realizadas no último ano. Isso inclui os gastos com passagens, hospedagem, alimentação e transporte. Quanto mais dados você tiver, mais precisa será a estimativa.

Passo 2: Estime a frequência de viagens

Com base nos dados históricos, estime quantas viagens a empresa realizará no próximo ano. Essa estimativa pode ser feita por colaborador ou equipe, dependendo da estrutura da empresa.

Passo 3: Aplique médias de custo por categoria

Calcule a média de custo para cada categoria de despesa (ex.: R$1.200 por passagem aérea, R$250 por diária de hotel). Esses valores servirão como base para o cálculo total.

Passo 4: Some custos fixos e variáveis

Depois de obter os valores médios de cada categoria, some-os para obter um total anual. Lembre-se de incluir tanto os custos fixos (como passagens) quanto os variáveis (como alimentação).

Passo 5: Adicione uma margem para imprevistos

Ao calcular o total, adicione uma margem de 10-15% para cobrir imprevistos. Isso ajudará a garantir que sua empresa não fique despreparada para situações inesperadas.

Ferramentas para facilitar

Existem diversas ferramentas e recursos que podem facilitar o cálculo e o controle dos custos com viagens corporativas:

• Planilhas personalizadas (ou próprias da empresa): podem ser utilizadas para organizar e controlar todas as despesas de forma simples e eficiente, especialmente para empresas em fase inicial de estruturação, mas está mais sujeita a erros humanos.
• Softwares de gestão: ferramentas como Onfly são ideais para empresas que buscam soluções mais avançadas de gestão de viagens. Elas oferecem funcionalidades para controlar passagens, hospedagem e outros custos em tempo real.
• Integração com cartões corporativos: integrar o sistema de pagamento das viagens com cartões corporativos também facilita o processo de controle financeiro, além de otimizar a gestão de despesas.

Como reduzir custos sem comprometer a qualidade

Embora o controle de custos seja essencial, isso não significa que você precise sacrificar a qualidade das viagens corporativas. Existem algumas estratégias simples que podem ajudar a reduzir gastos sem prejudicar a experiência dos colaboradores:

• Fidelize programas de milhagem: aproveitar os benefícios dos programas de milhagem pode resultar em grandes economias ao longo do tempo.
• Negocie tarifas corporativas: empresas com alto volume de viagens podem negociar tarifas especiais com hotéis e companhias aéreas, garantindo melhores preços e condições.
• Estabeleça políticas claras de viagem: defina limites para despesas de alimentação, hospedagem e transporte, garantindo que todos sigam as diretrizes e ajudem a manter os custos sob controle.
• Priorize reuniões virtuais: quando possível, substitua viagens presenciais por reuniões virtuais, economizando tempo e dinheiro.

Exemplo prático

Caso fictício: a Empresa X decidiu mapear todos os seus gastos com viagens no último ano. Após revisar os custos, implementaram um sistema de negociações com fornecedores e fidelizaram o programa de milhagem. O resultado? A redução de 20% nos custos totais com viagens, o que impactou positivamente no orçamento anual.

Planeje suas viagens de forma inteligente

Calcular o custo anual com viagens corporativas é uma tarefa que exige atenção aos detalhes e um bom planejamento. Com as ferramentas e estratégias certas, é possível manter os gastos sob controle e otimizar os recursos da empresa. 

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