Como a Sólides aumentou sua produtividade com viagens em 3 vezes
Entenda o case de sucesso de gestão de viagens da Sólides, uma das principais HRTech do Brasil.
Neste case de sucesso de viagens corporativas, você vai entender como a Sólides reduziu em 3 vezes o tempo gasto para reservas de viagens a trabalho.
Conversamos com a Junior Valadares, responsável pela implementação da Onfly na empresa, para entender como as viagens a trabalho eram realizadas antes da Onfly e quais foram os resultados com a transformação digital do processo.
Confira:
Quem é a Sólides?
A Sólides é uma empresa de tecnologia para a Gestão de Pessoas de pequenas e médias empresas de todo o Brasil. Como uma RHTech, é uma grande referência no país e possui um software de gestão comportamental de pessoas com uso de Inteligência Artificial.
Por meio do software da Sólides, as empresas conseguem tomar decisões estratégicas nos processos de gestão de recursos humanos com basea em dados.
Dessa forma, a tecnologia ajuda as empresas a diminuir o número de contratações incompatíveis e aumentar a produtividade por parte dos colaboradores.
Além disso, a automação de processos de recrutamento e seleção, montagem de plano de desenvolvimento e a otimização de gestão de pessoas da sua empresa são recursos e ferramentas que estão disponíveis por meio da plataforma Sólides.
Como uma empresa que respira tecnologia, a Sólides encarou a necessidade de modernizar seu processo de viagens.
Quais eram os desafios da Sólides com Gestão de Viagens?
A Sólides surgiu como uma principais startups do Brasil.
Em processo de expansão, atende empresas relevantes em todo o território nacional. Por isso, as viagens a trabalho têm um papel fundamental para a estratégia da empresa.
Com o aumento pela demanda por viagens, veio a necessidade de otimizar os custos e reduzir o tempo gasto para fazer as reservas.
Os problemas listados por eles eram:
- Na hora de buscar e planejar suas viagens, a Sólides perdia bastante tempo, até 4 horas, pesquisando em diversos sites as passagens aéreas e hospedagens;
- Processos de gestão de viagens mal definidos, o que causava alguns furos no orçamento;
- Processo de gestão de viagens centralizado, resultando em sobrecarga de trabalho nos colaboradores responsáveis;
- Planilhas e formulários, processos manuais e obsoletos, para controle e gestão, sem saber a real economia;
- Perda de notinhas e cupons fiscais, que dificultava os reembolsos, favorecia fraudes e a atrasava prestação de contas;
- Preços altos de fees e empresas tradicionais demais e pouco preparadas para atender o público corporativo da Sólides.
A Sólides, apesar de ser uma empresa moderna e digital, estava passando por dificuldades quando o assunto era “viagens a trabalho”, com processos lentos, burocráticos e pouco transparentes aos stakeholders.
E essa é uma questão que não pode ser menosprezada porque, quando falamos de viagens de negócios, estamos tratando do 3º maior investimento nas empresas.
Esse é um setor essencial para novos negócios e que deve ser tratado com a devida importância em momentos de expansão.
Como a Onfly ajudou a Sólides e quais foram os resultados alcançados?
Junior Valadares era Analista de Negócios da Sólides e já havia passado por experiências profissionais no setor financeiro, quando era responsável pela conciliação das despesas de viagens, com várias planilhas, relatórios impressos e manuais que demandavam muito tempo.
Em seu primeiro dia de trabalho na Sólides, sua primeira tarefa foi testar a plataforma da Onfly e comprar uma passagem aérea para os diretores da empresa.
Acidentalmente, Junior comprou uma passagem aérea para a data errada.
Apesar da situação delicada, rapidamente ele entrou em contato com o time de atendimento da Onfly, onde foi prontamente atendido e a passagem cancelada sem custos em menos de 30 minutos.
Nesse momento, Junior percebeu que a necessidade da Sólides por uma empresa moderna e eficiente era 100% atendida pela Onfly.
O match perfeito para gerenciar todas as viagens corporativas da empresa.
“A Onfly me trouxe confiança em uma plataforma de viagens, descentralização para o ambiente de trabalho, autonomia para os colaboradores. Sem falar em flexibilidade e conforto para a Sólides. Seu principal diferencial é o atendimento e suporte, bem diferente das outras empresas. Pelo chat, WhatsApp ou até outros canais, a resolução dos nossos problemas são sempre rápidos”.
Com a plataforma da Onfly, a Sólides conseguiu utilizar diversos grupos setorizados por centros de custos distintos e com alçadas de aprovação diferentes.
Cada colaborador da Sólides é responsável por planejar a sua própria viagem.
Ou seja, todo o processo de viagens é descentralizado.
Isso só é possível porque a plataforma da Onfly disponibiliza alçadas (jornadas) de aprovação e configurações personalizadas desde o processo de implementação.
Por meio de um teste feito por cálculos da Onfly, mesmo com uma demanda de viagens a negócios maior, se comparada ao início da empresa, a Sólides reduziu o tempo gasto com processos de gestão e planejamento de viagens em pelo menos 3 vezes.
De até 4 horas para reservar viagens, com tudo que era necessário, o tempo gasto passou a ser de, no mínimo, 15 minutos.
Um ganho de produtividade que impactou positivamente na rotina do setor.
A Sólides se tornou uma parceira Onfly por acreditar que planejar viagens a trabalho precisa ser algo simples e fácil, sem abrir mão da tecnologia.
Em seus processos internos, outros tipos de relatórios de despesas de viagens (RDVs) que não sejam os da Onfly foram eliminados.
Todas as despesas são discriminadas e todos os relatórios e cupons são digitalizados.
Dessa forma, nenhum recibo ou cupom fiscal é perdido e até mesmo o desperdiço de papel foi reduzido.
Hoje, a maturidade em gestão de viagens da empresa está em um estágio bastante avançado.
Por meio da plataforma da Onfly, a Sólides configurou uma política de viagens para que os colaboradores possam viajar a trabalho seguindo as diretrizes da empresa.
Outro aspecto essencial é que, caso o colaborador não respeite o prazo mínimo de antecedência para a compra, a viagem não é realizada pelo funcionário.
Isso acontece, pois a viagem a trabalho é vista com respeito pelo colaborador, e serve, inclusive, como uma forma retenção de talentos e economia para a empresa.
“Em um mês utilizando a Onfly e realizando uma gestão de viagens e expense management pela plataforma, já tivemos uma economia de mais de R$ 2.500 em relação ao mês anterior. Sem contar na nossa produtividade que aumentou muito. Podemos ficar tranquilos, sabemos que se algo não der certo, a Onfly resolve em menos de 30 minutos”.
Junior Valadares, Analista de Negócios da Sólides
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