Como um relatório de despesas com campos customizáveis pode impactar sua gestão de viagens

Cada organização apresenta uma estrutura única de como enxergar as movimentações financeiras internamente e produzir um relatório de despesas.

Quando falamos em gestão de viagens corporativas, essas informações do relatório também mudam de negócio para negócio. Por isso, existe a necessidade de procurar agências que forneçam um relatório de despesas com campos customizáveis.

Afinal, cada empresa também contempla uma política de viagens distinta para suprir as necessidades e exigências do colaborador e do gestor. 

Elaborar um documento desta natureza exige muito mais do que informar apenas valores e datas. O principal objetivo deste tipo de parecer é prestar contas sobre todas as despesas da viagem, incluindo gastos com deslocamentos, despesas com diárias em hotéis, taxas e ingressos para eventos, centro de custos, entre outros tópicos que podem surgir em uma viagem a trabalho. 

O relatório serve também como um documento de registro para a prática de reembolso de despesas ao funcionário. Quando esse é o modelo adotado pela empresa, serve para a comprovação fiscal e tributária sobre os gastos da empresa com viagens corporativas. 

Bom, se um relatório se baseia nas condições e nas métricas específicas da empresa, se faz necessário que sua agência de viagens forneça uma opção de criação de campos customizáveis em seu dashboard. Não concorda? 

Nesta publicação, vamos falar um pouco sobre a importância de um relatório de despesas e por que você deve escolher uma agência de viagens corporativas que te apresente um dashboard que seja a “cara” do seu negócio. 

O que é um relatório de despesas?

Já te contamos por aqui no blog, que um relatório de despesas (também chamado de RDV), geralmente, tem a função de relatar e comprovar as despesas originadas em determinada viagem ou até várias viagens durante um período.

Afinal, é muito comum (mas não deveria ser) que equipes de campo realizem apenas um reporte mensal de suas despesas, unindo todas os cupons fiscais, recibos e comprovantes de seus gastos, para depois ter o seu reembolso de despesas realizado pela empresa. 

Há muitas vantagens em utilizar o relatório de despesas em uma gestão de viagens corporativas, como a organização e controle de todos os gastos.

Dessa forma é possível ter uma noção de como anda as despesas de viagens, para tomar decisões mais assertivas baseada nessas informações e entender como potencializar as dinâmicas de gestão. 

O relatório de despesas de viagens também pode ajudar sua empresa a adequar a política de viagens com base nos dados analisados neste relatório em mudanças necessárias.

O principal objetivo de um relatório de despesas para viagens, por exemplo, é transformar a gestão de uma situação bastante burocrática em uma fórmula muito simples e fácil. 

Para a elaboração desse documento é preciso ter, no mínimo:

• Comprovantes das despesas anexados, como recibos, cupons fiscais, memórias de cálculo (no caso de quilometragem), entre outros;
• Descrição resumida de todos os gastos e o motivo de cada gasto para facilitar a compreensão do relatório;
• Dados da empresa, do viajante e o motivo da realização de determinada viagem.

É muito comum a utilização de planilhas como o Excel ou o Planilhas do Google para elaborar o relatório de despesas de viagens.

Porém, alimentar planilhas é passível a erros de digitação ou de fórmula, além de ser um trabalho bem cansativo com alto tempo investido nessa atividade. 

Sempre frisamos sobre o papel analítico que um gestor de viagens deve desempenhar para encontrar formas da empresa economizar tempo e dinheiro e dos colaboradores terem uma experiência melhor, fazendo melhores negócios e garantindo o ROI da viagem. 

Para se ter um ideia, a plataforma da Onfly apresenta um dashboard completo com todos os KPIs de viagens, atualizados em tempo real, para auxiliar na tomada de decisão. Útil, né?

Além de fornecer todo um relatório para a sua administração. Isso significa que você economiza muito tempo ao ter a Onfly para te ajudar na elaboração do relatório de despesas de viagens. Sem contar os demais benefícios em utilizar a nossa plataforma em sua gestão.

Com o relatório, é muito mais fácil encontrar informações que você deseja consultar. Mas e quando sua agência permite criar um relatório de despesas com campos customizáveis?

A importância de um relatório de despesas com campos customizáveis

Os campos customizados em um relatório de despesas são utilizados para a personalização dos dados referentes a uma viagem em um sistema ou dashboard. Isso permite adicionar novas informações necessárias para a utilização e demonstração dos materiais dos viajantes corporativos. 

Em um relatório sem a opção de customização, você conseguirá desempenhar muito bem sua demonstração de viagem.  Mas, com esses campos customizados, você pode criar atributos específicos para atender as exigências de sua política de viagens e atender as regras de negócios que cada segmento de empresa demanda.

Na Onfly passamos a adotar esta funcionalidade, de um relatório de despesas com campos customizáveis, como uma forma de dar mais flexibilidade aos nossos clientes. 

Essa opção de criar campos adicionais, no momento de efetuar um relatório, possibilita uma tremenda gestão de dados e informações referentes aos processos internos de viagem, cada qual com suas particularidades.

Afinal, nós pensamos e queremos que nossa plataforma se encaixe em diferentes contextos nos processos de qualquer empresa. 

Com esta opção você pode criar campos como: ordem de serviço; data de execução do serviço; projetos do relatório; clientes, dentre outros.

Essas informações podem até mudar com o tempo ou com uma nova política de viagens, mas representam sempre alguma informação útil sobre as movimentações financeiras que não irá variar em um período considerável de tempo.  

Além disso, as despesas podem ser agrupadas por grupos de categorias customizados para fornecer relatórios mais precisos. Por exemplo, os gastos podem ser organizados por alimentação, combustível, transporte, estacionamento, hospedagem…

A nomenclatura dessas categorias também pode ser customizada, trazendo mais organização e personalização para as despesas, sem perder a integridade dos relatórios – já que as categorias originais são mantidas sempre!

Vale lembrar ainda que a plataforma oferece a organização automática de colunas por padrão, em ordem cronológica (do mais novo para o mais antigo), e pode ser reorganizada da maneira que quiser e essa configuração pode ser salva, economizando ainda mais tempo.

Se a sua agência de viagens não oferece um relatório de despesas com campos customizáveis, decisões erradas podem impactar diretamente na forma como você analisa os processos relacionados à compra de viagens e despesas corporativas e em todos seus sistemas internos.

Não pensar em todo o processo das despesas e demandas de viagens de seu negócio pode desencadear uma série de problemas para as suas atividades operacionais.

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