Reembolso de despesas de viagens – Dicas de como fazer

O reembolso de despesas de viagens pode ser um processo cansativo e desgastante, sobretudo se for manual, intensivo em papel, sem prazo definido do pagamento e sem uma política de viagens e reembolso clara. É comum que nesse processo gestores e subordinados tenham seus relacionamentos profissionais afetados por conta desse processo.

Por isso, é fundamental pensar em como o reembolso será feito, quais serão as regras e estabelecer uma política para viagens corporativas.

Pensando nisso, a Onfly quer te ajudar a fazer esse processo de forma mais fácil, eficaz e sem complicações.

Veja a seguir as 7 dicas que preparamos sobre como fazer reembolso de despesas de viagens. 

Como fazer reembolso de despesas de viagens?

Para fazer o reembolso de despesas de viagens é fundamental contar com uma boa política de viagens que inclua regras específicas para os reembolsos. Já falamos aqui na Onfly sobre a importância da política de viagens corporativas. 

No caso das empresas que preferem realizar o reembolso das despesas de viagens, em vez do adiantamento para a viagem corporativa, é muito importante pensar em todos os detalhes desse reembolso para que o processo não seja desgastante. 

Por isso, na política de viagens corporativas é preciso definir todas as regras em torno da política de reembolso de despesas de viagens. Esse é o primeiro passo para não ter problemas com os reembolsos em sua empresa. Pensando no quanto a política de reembolsos é importante para uma empresas, trouxemos neste artigo algumas das principais vantagens de definir regras para os reembolsos

Vantagens de ter uma política de reembolsos de viagens

Logo de início, a política de reembolsos de viagens oferece uma grande vantagem que é a organização de regras em torno desse processo. Sabemos que um processo sem regras ou diretrizes é muito mais difícil de ser feito corretamente. 

A política de reembolsos de despesas de viagens possibilita ter maior controle dos gastos da empresa, otimizar o processo, definir regras, tornar o processo mais rápido, eficaz e eficiente, minimizar incertezas e imprevistos no processo, auxiliar a equipe administrativa e ter mais tempo para se dedicar a outras atividades da empresa. 

Dicas de como fazer reembolso de despesas de viagens

Sabendo de todas as vantagens que a política de reembolsos para viagens corporativas apresenta, é fundamental implementar esse processo na sua empresa. 

1. Defina quem poderá solicitar e receber reembolsos

A primeira coisa a ser definida é a elegibilidade para a política de reembolsos. Ou seja, definir quem poderá solicitar e receber os reembolsos de despesas de viagens corporativas. Isso significa que você deverá definir os colaboradores que contarão com os reembolsos de viagens. 

Dependendo da empresa, é possível definir que todos os colaboradores terão o mesmo direito ou que determinado grupo de funcionários contarão com essa possibilidade. O importante nesse caso é avaliar as necessidades da sua empresa. 

Empresas mais modernas, aplicam uma política de reembolso para todo mundo, empresas da velha economia gostam de criar castas, aplicando benefícios apenas para determinados grupos de colaboradores.

2. Estabeleça as despesas que terão reembolsos

Outro ponto importante é definir quais serão as despesas que contarão com reembolsos e os valores que poderão ser reembolsados. Isso porque nem todos os custos em uma viagem corporativa devem ser da empresa. Por exemplo, se em um momento da viagem o colaborador for passear em um local turístico e precisar pagar o ingresso desse local, a empresa não precisa reembolsar esse tipo de custo, pois não está atrelado ao trabalho.

Portanto, é preciso definir quais custos serão reembolsados e os valores que terão reembolso. Assim, o colaborador terá parâmetros para suas despesas na viagem corporativa. 

3. Defina os prazos para reembolso de despesas de viagens

Para que a empresa tenha um maior controle da gestão financeira nessa questão dos reembolsos, é importante definir prazos para que as despesas dos colaboradores sejam reembolsadas. Nesse caso, defina prazo para que a solicitação seja feita e para que o reembolso ocorra. 

4. Estabeleça as regras para a solicitação de reembolso

Essa é uma etapa muito importante, afinal, são essas regras que evitarão problemas futuros e desentendimentos entre colaboradores e gestores. Sendo assim, pense em todos os detalhes deste processo para que todos entendam o processo de reembolso facilmente e não fique nenhuma dúvida sobre os reembolsos. 

Por exemplo, responda a perguntas como: quais serão os requisitos para a solicitação de reembolso? Haverá reembolso sem nota fiscal? Poderá haver mudanças no processo? Como será a prestação de contas para solicitação de reembolso? A prestação de contas deverá ser feita por aplicativo, papel, planilha ou plataforma de gestão de reembolsos? Haverão ferramentas para agilizar todo esse processo? 

5. Especifique como será feita a avaliação dos reembolsos

Outro ponto muito importante na política de reembolso de despesas de viagens é especificar como a empresa fará a avaliação dos pedidos de reembolsos.

Ou seja, é preciso definir como será a avaliação de controle desse processo.

Sendo assim, defina quem ficará encarregado por esse processo, quais critérios serão usados na avaliação, entre outros detalhes importantes.

6. Defina regras para lidar com imprevistos

Se tem uma coisa que pode acontecer em qualquer empresa são os imprevistos nos reembolsos de despesas de viagens corporativas. Sendo assim, para não ter problemas com esses imprevistos é necessário definir regras ou diretrizes para lidar com essas situações. 

Portanto, estabeleça como a empresa irá lidar com diferentes situações, permitindo avaliação particular para casos especiais, como esses imprevistos serão comunicados, e outras questões importantes para que não haja surpresas desagradáveis. 

7. Elabore um documento sobre reembolso de despesas de viagens

Por fim, depois de estabelecer toda a política de reembolso de despesas de viagens corporativas é preciso que seus colaboradores saibam de todas as diretrizes traçadas. Nesse caso, você pode elaborar um documento com todas essas informações e oferecer para os colaboradores. Assim todos ficarão por dentro das regras para solicitação de reembolsos, o que evitará desentendimentos nesse processo. 

Essas foram as dicas de como fazer reembolso de despesas de viagens corporativas por meio de uma política de viagens séria, justa e com todas as regras necessárias.