5 dicas para mais produtividade na viagem a trabalho
Confira dicas para garantir uma viagem corporativa mais produtiva para viajantes e gestores, com maior planejamento e conforto
Seja em viagens esporádicas ou naquelas que são constantes, há fatores que podem afetar a produtividade na viagem a trabalho, impactando a realização das atividades.
Dentre estes fatores, podemos citar o tempo de deslocamento, a adaptação às mudanças na rotina e até dúvidas sobre a gestão da viagem.
Diante desses desafios, separamos 5 dicas com sugestões para garantir uma viagem mais confortável e produtiva para os colaboradores, além de garantir que as lideranças da organização mantenham controle da produtividade na viagem corporativa.
Confira!
Como os colaboradores podem tornar a viagem mais produtiva
A seguir, você confere dicas para ser um viajante mais produtivo na viagem a trabalho.
Planeje a viagem corporativa com antecedência
O primeiro passo para manter a produtividade é ter um planejamento sobre as expectativas com a viagem a trabalho.
Para isso, vale definir as metas, as tarefas a serem cumpridas, os prazos e outros processos importantes para a viagem.
Além destes, critérios a serem considerados são a prioridade das atividades, o tempo previsto de deslocamento entre hotel, aeroporto e demais locais de compromissos, como espaço de eventos ou de reunião, além da listagem das ferramentas que serão usadas durante a viagem.
Com um planejamento antecipado, o colaborador mantém a produtividade do trabalho e tem mais tempo para se concentrar nas tarefas.
Defina momentos de lazer
Mesmo em uma viagem com propósito corporativo, o descanso deve fazer parte da rotina do colaborador, uma vez que está diretamente ligado ao aumento da produtividade.
Além disso, o descanso é previsto por lei: conforme a CLT, o trabalhador deve ter o descanso garantido; além do pagamento de sobreaviso e horas extras, se as horas previstas forem ultrapassadas.
Assim, o colaborador pode separar momentos para conhecer mais sobre a cidade, pontos turísticos e parte da cultura, sem deixar os objetivos da viagem de lado. Essa “mistura” entre lazer e viagem a trabalho tem até mesmo um nome especial e se trata de um conceito em alta no momento.
Esse é o bleisure, termo em inglês que mescla os conceitos de business (negócios) e leisure (lazer). Ele pretende estender a viagem corporativa para o colaborador poder aproveitar alguns dias no destino da viagem, antes de voltar ao trabalho, para melhorar a satisfação e até mesmo reduzir custos.
Ainda falando sobre formas de incluir o lazer durante a viagem corporativa, manter uma rotina de melhoria do bem-estar físico e mental, como fazer pausas do trabalho, praticar exercício físico e ter boas noites de sono durante a viagem garantem a qualidade de vida e auxiliam na manutenção da produtividade.
Tenha a tecnologia como aliada na otimização das tarefas
Pesquisa e reserva das passagens aéreas, avaliar o tempo de deslocamento e planejamento para reuniões, produção de relatórios e outras tarefas são atividades que demandam tempo do colaborador. Mas, todas elas podem ser otimizadas com aplicativos e serviços de gestão.
Na Onfly, oferecemos o serviço de Gestão de Viagens, que permite compra de passagens, reserva do hotel e do carro alugado de forma mais rápida e eficiente, permitindo mais tempo para realização de outras atividades.
Dessa forma, o colaborador tem a mesma experiência que teria reservando uma viagem a lazer: as reservas são simples, intuitivas e fáceis. Garantir o aéreo, ônibus, hotel e carro com mais agilidade e com um intinerário completo pode otimizar sua rotina para ter mais produtividade na viagem a trabalho.
Como gestores de viagens podem mensurar a produtividade na viagem a trabalho
Por sua vez, o papel do gestor de viagens é essencial para garantia de produtividade na viagem a trabalho.
Esses profissionais são responsáveis por cuidar do bem-estar dos colaboradores, avaliando os níveis de satisfação e desempenho.
Por isso, confira abaixo algumas maneiras de avaliar e mensurar a produtividade na viagem a trabalho.
Mantenha uma comunicação clara e acessível com o colaborador
Ter um canal de comunicação direto entre os colaboradores e os gestores, durante a viagem corporativa, auxilia em caso de dúvidas ou imprevistos. Dessa forma, a liderança pode respaldar e orientar sobre como agir nas situações que fogem do previsto.
Além disso, priorizar a comunicação também envolve realizar reuniões de acompanhamento, para manter-se atualizado sobre o desempenho do colaborador e monitorar o alcance do objetivo da viagem.
Também é importante estabelecer uma comunicação clara ao final da viagem, buscando avaliar a atuação e coletar feedbacks, a fim de melhorar os processos. Para isso, as empresas podem realizar pesquisas e/ou formulários para coletar os dados e verificar a percepção dos viajantes.
Garanta maior conforto durante a viagem corporativa
Como pontuado acima, a garantia do bem-estar do colaborador impacta positivamente na manutenção da produtividade.
Dessa forma, é importante que o gestor ofereça as ferramentas necessárias para realização do trabalho, como equipamentos específicos, pacote de internet ou ferramentas de ponto online para controlar as horas trabalhadas.
Vale lembrar que, durante a viagem, a empresa tem o dever de cuidar do bem-estar do colaborador. Por essa razão, é interessante investir em ações que vão incentivar o autocuidado, alimentação balanceada e até mesmo ingestão de água. Tudo isso pode ajudar a manter o colaborador saudável, além de estar aliado ao duty of care.
Para viagens internacionais, em que o colaborador viaja para um destino muito longe e que há mudanças de fuso horário, é comum acontecer o jet lag, termo que se refere a uma ação repentina no metabolismo da pessoa.
Essas mudanças bruscas causam problemas digestivos, de sono e dificuldade de concentração. Dessa forma, é importante oferecer ao colaborador o máximo de conforto durante a viagem, como atenção durante a compra da passagem para ter um período de adaptação ao novo fuso horário, além de suporte na hospedagem, alimentação e deslocamento, por exemplo.
Outra sugestão que aumenta a produtividade do colaborador é oferecer hospedagem em um espaço com uma boa localização, em relação às tarefas que serão feitas na viagem, e que garanta conforto durante o descanso.
Defina uma política de gestão de despesas transparente
Ter políticas claras acerca das despesas auxilia na produtividade dos colaboradores, por fornecer orientações precisas e acertadas sobre os processos para prestação de contas, reservas e relatórios de despesas.
O ideal é eliminar o processo de reembolso, evitando dor de cabeça para o colaborador. Dessa forma, o viajante não precisa pagar do próprio bolso aquelas despesas de viagem, como alimentação ou deslocamento, e pode se dedicar inteiramente a aproveitar a viagem.
Uma solução moderna e amplamente adotada para dar fim ao reembolso de viagem é o uso do cartão pré-pago corporativo.
Na plataforma da Onfly, oferecemos o serviço de Gestão de Despesas, que possibilita à empresa registrar despesas e reembolsos, aprovar ou recusar despesas de viagens conforme políticas, além de gerar relatórios completos sobre as viagens corporativas.
Tudo isso simplifica a experiência de viagem, oferecendo mais transparência para o gestor, facilidade e autonomia para o viajante e, consequentemente, economia para a empresa.
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