Violação de despesa corporativa: o que é e como lidar? 

A gestão correta das despesas corporativas é importante para a saúde financeira dos negócios. Assim, quando ocorre uma violação de despesa corporativa, isso pode significar um grande prejuízo.  

Para se ter uma ideia do impacto negativo nas finanças, a violação de despesa pode resultar em fraude no reembolso de despesas. Isso representa 17% das fraudes empresariais, com uma perda média anual de mais de 18 mil dólares, segundo um estudo da Association of Certified Fraud Examiners.

Apesar de comum, a violação de despesas pode ser evitada pelas empresas. A seguir, vamos detalhar o que é esse tipo de violação e como lidar da melhor forma. 

O que é violação de despesa corporativa?

A violação de despesa corporativa acontece quando o colaborar fere alguma das políticas de despesas da empresa. Ou seja, a violação se refere ao uso de recursos da empresa de forma indevida, não autorizada ou até mesmo que não foi registrada no prazo acertado. 

Quando tratamos de despesas de viagens, qualquer despesa que não esteja conforme à política de viagens é uma violação. Gastos em despesas não reembolsáveis, como lembrancinhas ou itens pessoais, despesas sem comprovante fiscal ou não apresentadas no relatório de despesas de viagens (RDV) são exemplos de violações que podem acontecer. 

Alguns dos tipos mais usuais de violação de despesas corporativas são:

• despesa não autorizada, feitos sem autorização ou fora da política;
• despesa sem comprovante, recibo ou nota fiscal;
• despesa com prestação de contas expirada realizada fora da data máxima para o relatório;
• despesa fora de categoria permitida na política da empresa;
• despesa pessoal para itens de consumo próprio;
• fraude nas despesas com comprovantes modificados, inflados com valores acima do gasto real ou falsos.

Vale reforçar que nem toda violação é uma fraude, porém é importante verificar as inconsistências para checar o que realmente aconteceu. Erros e esquecimentos podem acontecer, por isso, é essencial ter uma política clara e auditorias constantes para evitar problemas financeiros. 

É importante ainda que as empresas monitorem as despesas dos funcionários para saber se há violação das despesas acontecendo. Para isso, invista em análise de relatórios de despesas e outras soluções tecnológicas de gestão financeira. 

É que identificar as violações de despesas corporativas pode ser feito de maneira manual ou de maneira automatizada, utilizando softwares especiais para ajudar neste processo.

Quando a empresa utiliza processos manuais para lidar com toda a documentação de suas despesas, lidando com reembolso, conciliação de faturas e relatórios de despesas de viagens (RDV), o processo é mais demorado e mais suscetível a erros.

Com recibos e documentos fiscais armazenados em papel e registrados em planilhas, o processo de descobrir violações é muito mais complexo. 

Por isso, a conferência manual pode fazer com que as violações passem despercebidas. 

Por outro lado, com ferramentas para a automação, o fluxo de análise dos documentos e identificação das violações de despesas corporativas se torna mais simples.

Também é importante que os colaboradores sejam conscientizados sobre a importância do controle de despesas correto e dentro das políticas para prevenir as violações.

Como lidar com violação de despesa corporativa?

A melhor maneira de lidar com a violação de despesas é por meio de uma investigação detalhada. Como vimos, erros podem acontecer e nem toda violação é uma fraude. Por isso, cabe as empresas verificarem o que ocasionou naquela violação e cada caso pode ser avaliado individualmente.

Além disso, é imprescindível investir em melhoria dos processos de despesas corporativas para evitar situações como estas. Para isso, deve sempre revisar as políticas e procedimentos para melhorar os controles internos. 

A política de despesas deve ser sempre o mais clara possível para evitar interpretações equivocadas, além de ser acessível a todos os colaboradores, com diretrizes sobre aprovação de despesas, teto de gastos e categorias de despesas permitidas.

Também é importante manter a regularidade nas fiscalizações. Seja por auditorias internas ou terceirizadas, mantenha um ritmo de verificação, a cada trimestre, semestre ou ano, conforme as necessidades da sua empresa.

Por fim, investir em ferramentas tecnológicas é essencial para diminuir o número de violações de despesas. Softwares de gestão de despesas tornam o processo de prestação de contas de despesas empresariais mais transparentes e ágeis, além de facilitar a análise de relatórios em auditorias.

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