O que é considerado despesa de viagem?

A despesa de viagem é aquele gasto que o colaborador tem para a realização do seu trabalho durante um deslocamento corporativo. 

Ou seja: é aquilo que é gasto para as atividades a trabalho durante a viagem e isso inclui as refeições diárias e a hospedagem. Geralmente, existe um orçamento dentro das empresas exclusivo para as despesas de viagem. 

Esse é um investimento importante, já que, conforme uma pesquisa da Deloitte, ​​43% das viagens corporativas são voltadas para visitas de vendas, enquanto 32% são destinadas a reuniões de liderança e 31% para projetos baseados em clientes. Portanto, as viagens têm papel importante em atividades essenciais para os negócios. 

O colaborador não pode sair no prejuízo durante uma viagem corporativa e, por isso, os gastos com alimentação, acomodação e transporte são despesas de viagens que devem ser pagas pela empresa ou reembolsadas depois da viagem. 

Porém, nem tudo que se gasta em uma viagem a trabalho se enquadra como despesa de viagem reembolsável, porque cada empresa determina suas próprias regras na política de viagens. 

Além disso, uma despesa gerada em uma viagem corporativa pode estar fora das despesas de viagem no orçamento, mas ainda sim ser paga pela empresa, na prática. Com isso em mente, o que é, afinal de contas, despesa de viagem ainda pode gerar muitas dúvidas. Vamos aos questionamentos mais comuns: 

Combustível é despesa de viagem? 

Sim, o combustível é uma despesa de viagem. Esse gasto consta nos orçamentos empresariais dentro daquele recurso destinado às viagens corporativas. 

O valor está diretamente relacionado com o preço do km rodado, que considera, além do preço do combustível, a depreciação do veículo e a manutenção do carro. 

Também faz parte da despesa de viagem, os valores de pedágios e estacionamento. 

Neste ponto, vale lembrar que existe ainda a despesa de manutenção inesperada. Por exemplo, se o colaborador está na estrada e o pneu do carro furou (veículo da empresa ou alugado), esse valor é despesa de viagem. Para carro próprio do viajante, esse gasto está calculado como manutenção dentro do valor do km rodado.

É importante, porém, ressaltar que a despesa de manutenção inesperada pode constar ou não na política de viagens na empresa e, caso não esteja definida, cabe ao gestor definir o processo junto ao viajante. 

Hospedagem é despesa de viagem?

A hospedagem também é despesa de viagem. A acomodação para o viajante durante a viagem corporativa faz parte dos gastos orçamentários e são pagos pela empresa. 

Além disso, nesse tópico também entra a despesa de manutenção inesperada. Um exemplo prático é quando os equipamentos eletrônicos não funcionam nas tomadas da acomodação. Nessa situação, a compra de um adaptador de tomada entra como uma despesa de viagem. 

Lavanderia é despesa de viagem?

Sim, a lavandeira é uma despesa de viagem, em casos de longa estadia. Alguns dos desafios da longa permanência em uma viagem mais extensa são atividades básicas do dia a dia, como a lavagem de roupas. Nesse cenário, a lavanderia é contabilizada como uma despesa de viagem.  

Alimentação é despesa de viagem?

As refeições do colaborador são incluídas e contabilizadas como despesas de viagem corporativa. Na hora de calcular o valor da diária, é essencial incluir a alimentação, como café da manhã (quando não incluso na hospedagem), almoço e jantar. 

Outras refeições costumam ser por conta do viajante, bem como bebidas alcoólicas. Já trouxemos aqui no blog a discussão sobre a ingestão de álcool nas viagens corporativas e, mesmo se permitido, não entra como uma despesa de viagem reembolsável. 

É importante se atentar ao caso de gorjetas. As gorjetas são despesas de viagem, porém só são reembolsáveis pela empresa, se assim for definido na política de viagens. Comumente, as políticas definem que a gorjeta é paga pela companhia somente quando o seu não pagamento fere a cultura local. 

Um exemplo comum é em viagens aos Estados Unidos. Por lá, a cultura da tip é bastante comum (cerca de 20% da conta) e visto com “maus olhos” quando o cliente não deixa gorjeta aos garçons, por isso, se assim for definido, para não ferir a cultura local, em algumas empresas será pago pela companhia. 

Transporte é despesa de viagem?

O transporte entra, sim, como despesa de viagem quando falamos de passagens aéreas, passagens de ônibus e o translado local. Isso significa que o transporte necessário será contabilizado como despesa de viagem e pode ser pago pelo viajante que solicita o reembolso posterior ou faturado diretamente para a empresa. 

Bagagem extra é despesa de viagem?

Quando falamos de transporte aéreo, outro questionamento frequente é sobre o excesso de bagagem. Nesse caso, a bagagem extra é sim uma despesa de viagem, mas, assim como outros gastos, deve respeitar a política de viagens. Portanto, se o documento determina que o excesso de bagagem será pago pela empresa, esse gasto extra se classifica como reembolsável. 

Ingresso de eventos corporativos é despesa de viagem?

Os ingressos ou entradas para feiras, congressos e outros eventos corporativos não são definidos como uma despesa de viagem. Apesar de ser responsabilidade da empresa arcar com esse valor, conforme combinado entre gestor e viajante, essa custa faz parte de outro orçamento da empresa, como aquele destinado ao desenvolvimento pessoal, por exemplo. 

Outras compras, como brindes de eventos

A compra de brinde não é despesa de viagem. Apesar disso, não é incomum que esse gasto apareça na prestação de contas da viagem, mas eles não deveriam ser considerados custos de viagens e sim como gastos de prospecção. Ou seja, deveriam ser contabilizados em outra parte do orçamento empresarial e não nas viagens. 

Passaporte e visto são despesas de viagem? 

Sim, os documentos necessários para uma viagem internacional são contabilizados como despesas de viagens. Isso vale tanto para a emissão de passaportes e de vistos para países que exigem o documento. Portanto, no caso de um colaborador que vai viajar para fora do Brasil e precisa desses documentos, o valor gasto entra como uma despesa de viagem. 

A exceção é o passaporte sanitário. Esse documento não entra como despesa de viagem e, cabe ressaltar, que é de responsabilidade do viajante obtê-lo e arcar com os custos, se necessário.  

Multa é despesa de viagem?

As multas, como de trânsito, por atraso, por no show ou até mesmo por remarcação, podem ser despesas de viagens. Porém, a definição depende de cada empresa. Também cabe a cada firma determinar se a multa será paga pela empresa ou pelo colaborador responsável. 

Em situações como essa, podem ser aplicadas medidas da política de consequências da empresa. Por exemplo, caso a empresa arque com o prejuízo da multa, o colaborador pode ser afastado das viagens corporativas. 

Seguro é despesa de viagem? 

Sim, o seguro viagem está dentro das despesas de viagem. O seguro de viagem deve ser contabilizado dentro do orçamento das viagens corporativas. 

Compra pessoal é despesa de viagem? 

Não, compras pessoais não são despesas de viagens e também não são reembolsáveis pela empresa após viagens corporativas. Outros itens, lembrancinhas ou souvenirs da viagem, não são despesas de viagens. 

A única exceção, que pode ser definida pela política de viagens, é em relação aos itens básicos de higiene pessoal (como sabonete ou creme dental, por exemplo), mas isso também depende de cada empresa. 

Quais despesas de viagem são pagas pela empresa?

Como vimos, nem toda despesa de viagem é reembolsável ou paga pela empresa. Além disso, alguns gastos não entram dentro do orçamento de despesa de viagem, mas são garantidos pela empresa durante uma viagem corporativa, com recursos de outros orçamentos. 

Para saber exatamente o que é obrigação da empresa e o que é responsabilidade do colaborador, a melhor forma é consultar a política de viagens da empresa. Esse documento é básico para garantir o sucesso das viagens corporativas.