Despesas empresariais: o guia completo de categorias

As despesas empresariais são parte importante da saúde financeira de um negócio. Com uma classificação acertada e, consequentemente, uma gestão eficiente, as empresas mantém o controle dos gastos.

A partir daí, os gestores conseguem ter insights sobre oportunidades de redução de gastos ou até mesmo melhor distribuição dos recursos.

Pensando nisso, preparamos este artigo com um guia completo sobre as despesas empresariais, tratando especialmente da classificação e gestão mais inteligente. Vamos lá? 

O que são despesas empresariais?

Antes de mais nada, é preciso esclarecer o que são as despesas empresariais, também chamadas de despesas corporativas.

De forma geral, as despesas empresariais tratam de todos aqueles gastos necessários para manter as operações em pleno funcionamento, além de investimento em ações para impulsionar o crescimento de um negócio.

Essas despesas podem abranger uma ampla variedade de áreas, desde a folha de pagamento do salário dos colaboradores, investimento em tecnologia e despesas de viagem. Esses são, inclusive, os três maiores gastos das empresas!

Além disso, as despesas também tratam de:

• pagamento de serviços;
• ações de marketing;
• taxas e tarifas bancárias;
• contas de internet, água, luz, telefone, entre outras;
• materiais de escritório, como papelaria;
• aluguel de coworking ou escritório;
• dentre outros.

Por que classificar despesas empresariais e quais são os tipos?

O objetivo principal de classificar despesas da sua empresa é compreender como os recursos estão sendo aplicados e em quais setores ou centro de custos é possível utilizá-los de maneira mais inteligente. 

Com a classificação, o gestor ganha uma visão bem mais precisa do destino de seus recursos. Essa prática otimiza as operações, identificando áreas de economia, e também garante mais conformidade — já que facilita auditorias e oferece os dados necessários para elaborar os próximos orçamentos. 

Os tipos mais comuns de despesas empresariais são: 

• Despesas Fixas: aqueles custos que permanecem constantes, como aluguel, salários fixos e serviços públicos.
• Despesas Variáveis: são gastos que flutuam conforme a produção ou demanda, como matéria-prima e despesas de marketing.
• Despesas Administrativas: são as despesas envolvem custos relacionados à gestão e administração do negócio, como contabilidade e software de gestão.
• Despesas Operacionais: são aquelas que estão relacionadas aos gastos mais rotineiros, como manutenção e suprimentos.

Além dessa classificação geral, é importante haver subdivisões para tornar a gestão mais transparente, por exemplo:

• Despesas de marketing; 
• Despesas de tecnologia; 
• Despesas de logística;
• Despesas de escritório;
• Despesas financeiras;
• Despesas de viagens corporativas. 

A definição exata das categorias e subcategorias depende da estrutura de cada empresa.

Toda essa classificação e os procedimentos de prestação de contas precisam estar presentes na política de despesas. Além disso, o documento deve estabelecer qual é a política de reembolso de despesas e ser alinhado à política de viagens corporativas. 

Esse documento trata de definir com clareza quais são as despesas reembolsáveis, estabelecer o fluxo de prestação de conta, envio de comprovantes e relatórios de despesas de viagens (RDV), além de estabelecer como funciona o pagamento do reembolso. 

Quais são os métodos de classificação de despesas?

A seguir, listamos quais são os principais métodos de classificação das despesas empresariais para uma boa gestão de despesas.

Classificação por categoria

A classificação por categoria é a forma mais simples de classificar as despesas. Ela consiste em agrupar as despesas em categorias, como aquelas que vimos anteriormente.

Com essa classificação, a empresa faz a organização dos recibos de despesas e pagamentos por tipo de despesas, como aluguel do escritório, marketing, despesas de viagens e assim por diante. 

Classificação por centro de custo

Outra forma bastante comum de organizar as despesas é por centro de custos.

O centro de custo é uma divisão interna da empresa que agrupa atividades ou setores responsáveis por determinadas despesas. 

Esse método é muito utilizado em grandes empresas e permite uma gestão mais detalhada das despesas.

Classificação por período

Já na classificação por período, as despesas são organizadas conforme o período em que foram realizadas. 

É possível agrupar as despesas por mês, trimestre, semestre ou ano, permitindo uma análise do crescimento dos gastos ao longo do tempo. 

Dicas de como fazer a classificação de despesas corporativas

Hora de tirar a classificação do papel e começar a aplicar na prática. Esse pode ser um desafio e, por isso, preparamos algumas dicas para auxiliar no processo. 

1. Atenção às despesas fixas e variáveis 

Não confunda as despesas fixas e variáveis. Isso é importante para não agrupá-las no mesmo grupo, causando erros na análise das despesas.

Lembre-se de que os custos fixos, como salários dos funcionários e aluguel, ocorrem mensalmente. 

Em contrapartida, despesas variáveis dependem de fatores como horas de trabalho, desempenho da equipe e flutuam de um mês para o outro, como contas de água, luz, comissões e reembolsos de viagens.

2. Não fuja da categorização

Não é raro que as empresas tenham uma categoria extra para as despesas que não se encaixam em nenhuma das categorias pré-estabelecidas, como “outros” ou “diversos”. Mas não caia no erro de fugir da organização e agrupar as despesas nessa categoria.

Na verdade, essa categoria a mais costuma um grande erro, já que pode ocultar despesas importantes e favorecer fraudes, já que o relatório não será o mais preciso possível. 

3. Cuidado com a quantidade de categorias

Quanto mais categorias, melhor? Nem sempre. É importante manter um equilíbrio na quantidade de categorias. A fragmentação excessiva das despesas pode dificultar a análise dos dados. 

O número ideal de categorias é aquele que fornece informações claras sobre o uso do dinheiro da empresa, mas sem sobrecarregar com excesso de detalhes.

Lembre ainda de ficar de olho em possíveis novas categorias ou a remoção de antigas categorias de despesas para refletir a realidade da empresa.

4. Conte com os colaboradores

Na prática, a categorização só funciona se os colaboradores registrarem corretamente todas as despesas. 

Isso é essencial para evitar erros na contabilidade, problemas fiscais e equívoco nos pagamentos. Então, incentive os colaboradores e faça ações de conscientização sobre a importância de manter a transparência nesses dados. 

5. Utilize tecnologia para simplificar os processos

Utilizar uma planilha do Excel para fazer a gestão das despesas corporativas passa longe do ideal. Além de ser um método arcaico, é muito trabalhoso e pouco eficiente.

Por isso, o melhor é que as empresas utilizem tecnologias para automatizar a classificação de despesas, simplificando o registro, controle e gerenciamento das finanças corporativas. Isso facilita a prestação de contas e o processo de reembolso. Uma solução completa, como a da Onfly, ajuda a tornar o processo mais simples, transparente e ágil. 

Como evitar erros de classificação?

Além de utilizar as dicas que apresentamos anteriormente, também vale a pena adotar alguns cuidados adicionais, como: 

• faça a documentação de todas as transações comerciais (sim, os comprovantes são importantes!);
• treine os colaboradores responsáveis para terem os conhecimentos necessários na hora de efetuar a classificação;
• conte com ferramentas adequadas para facilitar a classificação e evitar erros;
• implemente um processo de auditoria que ajude a reduzir os erros e garantir validação e mais segurança.

A tecnologia para uma categorização mais eficiente

Simplificar processos sempre garante um melhor desempenho das atividades, principalmente quando há um alto volume de informações.

É preciso alinhar todas essas boas práticas aos processos de gestão de despesas e é aqui que entra em ação a nossa plataforma Onfly Expense para automatizar o processo.

Utilizando algoritmos inteligentes, a tecnologia automatiza parte significativa do processo de categorização, principalmente quando integramos o cartão corporativo Azulzinho à plataforma. 

Ao digitalizar os recibos no lançamento das suas despesas, fica mais fácil identificar corretamente a categoria de despesa correspondente e associar ao centro de custo, permitindo uma visão gerencial bastante ampla. 

A correta categorização de despesas corporativas não precisa ser um quebra-cabeça minimalista de 2.000 peças (inclusive, um quebra cabeça assim existe, sendo considerado o mais difícil do mundo)…

Na Onfly, a estrutura de categorização de despesas da Onfly ajuda a manter a classificação de despesas reúne gastos de forma mais organizada. 

Para os clientes do cartão corporativo Azulzinho, o processo fica ainda mais simples, já que as categorias serão vinculadas automaticamente às despesas. Com o sistema Merchant Category Code (MCC), cada transação no cartão é identificada por um padrão de código que identifica qual é o tipo de estabelecimento comercial.

Toda essa prestação de contas acontece de forma online e totalmente prática, facilitando a rotina dos colaboradores que cadastram as despesas e os relatórios sem dor de cabeça. 

Com a tecnologia certa, você pode simplificar e aprimorar o processo da sua empresa. Fale com um de nossos especialistas e descubra como a plataforma da Onfly pode impulsionar o sucesso do seu negócio.