Agência de viagens corporativas ou plataforma digital de viagens? Qual escolher?

O que considerar ao escolher uma nova agência de viagens corporativa, como decidir se opta por uma agência de viagens tradicional ou por uma plataforma digital de viagens? Este post ajuda a elucubrar algumas perguntas e avalia as principais variáveis que devem ser ser observadas ao optar por uma nova agência de viagens corporativa ou por utilizar uma plataforma digital de viagens.

O cenário é quase sempre parecido, normalmente são duas situações comuns que acontece para sua empresa decidir buscar por uma agência de viagens corporativas:

1 – Sua empresa cresceu, começa a ter um fluxo de viagens maior, começa a ter problemas em conciliar  pagamentos, de hotéis, aéreo, não sabe quem está viajando, para onde, e para qual projeto está indo, e o reembolso é um caos através de trocas de planilhas entre o viajante, gestor e financeiro.

2 – Ou, sua empresa está sendo mal atendido por uma agência tradicional, seja no atendimento, seja na velocidade, até mesmo nos preços, e você está se questionando, se não é possível melhorar o fluxo, trazendo mais tecnologia, gestão e digitalização para o processo de viagens da sua empresa.

Certo?

Ai, naturalmente as perguntas que surgem são:

Para a primeira e a segunda pergunta , a não ser que você queira encher de pessoas no seu backoffice, para ficar conciliando cartão de crédito, receber e-mails de colaboradores, gerenciar diversas planilhas excel, comparar passagens em sites como Kayak, Maxmilhas e Booking, depois fazer a reserva e enviar por e-mail para os viajantes, a resposta é sim, você precisa de uma agência de viagens e de uma plataforma e ponto final.

Solicitar viagens por e-mail é extremamente ineficiente, hábito comum usado por empresas “inovadoras” lá entre 1995 e 2004, então, é o momento realmente de melhorar e otimizar o processo.

Ademais, sites como Booking e SubmarinoViagens  (conhecidos como OTA – online travel agency) não foram feitas para atender as empresas, e sua empresa vai ter muito trabalho ao utilizar estas plataformas para gerenciar suas respectivas viagens (vai precisar de um bom e velho excel).

Para resolver e otimizar seu processo de viagens, você vai encontrar duas possibilidades:

1 – Contratar uma TMC, que é uma agência de viagens tradicional com foco em corporativo, que vai certamente te entregar um OBT (Online Booking Tool), que é uma plataforma de viagem, que foi desenvolvido para as agências venderem para os clientes.

2 – Contratar uma plataforma de viagens “all-in-one” que inclui toda parte de viagens e reembolso, atendendo toda jornada do colaborador, desde a solicitação de um aplicativo como Uber, passando pela reserva do hotel e aéreo, até a prestação de contas no final da viagem e da empresa, integrando por exemplo o reembolso com o ERP da empresa.

Tem algumas vantagens em contratar uma TMC + OBT

  • Possibilidade de negociar tarifas acordo com hotéis e aéreo;
  • Atendimento 24 x 7 e especializado;
  • Relatórios de viagens;
  • Aderência a política de viagens da sua empresa

E algumas falhas também:

  • As plataformas normalmente são difíceis de usar, e requerem treinamento dos colaboradores;
  • Sistemas muitas vezes lentos;
  • Baixo inventário, sobretudo na parte de hotel (no aéreo não tem erro né, são 3 companhias aéreas no Brasil essencialmente), muitas vezes oferecem o inventário que dão o melhor “rebate” dos parceiros, e não o que é melhor para o cliente;
  • Taxas altas de fees de emissão, como são intensivos em atendimento, muita das requisições são manuais,  e é natural que seja preciso cobrar uma alta taxa de fee de serviço;
  • Muitos processos ainda off-line, se o sistema é lento e não funciona tão bem, e o inventário de conteúdo é baixo, é natural que seja preciso mais requisição “off-line” para os agentes, o que consequentemente aumenta o tempo de resposta das requisições e o preço (normalmente fees off-line são mais caros);

Se grande parte dos colaboradores da sua empresa é composta por pessoas com baixa utilização de internet e familiaridade com tecnologia, optar por uma TMC é um bom caminho, caso contrário, se seus colaboradores já usam internet no dia-a-dia, e são familiarizados com aplicativos como Whatsapp e redes sociais como Instagram e Linkedin, talvez uma TMC não seja a melhor  opção.

Quer fazer um teste?

Selecione 10 colaboradores, e pergunte para eles quais deles contrataram uma agência de viagens tradicional em suas 3 últimas viagens pessoais? Se você tiver menos que 30% das pessoas respondendo que sim (usaram uma agência tradicional), certamente sua empresa não precisa de uma TMC, pois o que os seus colaboradores precisam é de uma plataforma digital que funcione, e que seja tão simples fazer a reserva de um hotel, como é por exemplo no Hoteis.com ou no Hurb, e que traga segurança e controle para a sua empresa.

Então é mais ou menos assim, uma relação “ganha-ganha” entre o colaborador viajante, o colaborador ‘gestor’ do processo de viagens e a empresa:

1- Colaborador ganha com melhor experiência de solicitação de reserva, maior inventário e reembolso totalmente digital;

2 – Gestor responsável pelas viagens da empresa terá sistemas com relatórios em real-time, fatura conciliada, workflow de aprovação rápido, e poderá abandonar o fluxo de e-mails e as planilhas auxiliares;

3 – Empresa e os acionistas ganham, com segurança no processo, reduzindo fraudes e garantindo compliance da política.

 

Agências de viagens tradicionais (TMCs) versus Plataforma digitais de viagens

 

As pessoas hoje, em suas viagens pessoais, reservam hotel no Booking e passagens aéreas em sites como Decolar.com, Submarino Viagens e Viajanet, certo? Elas fazem isto pois estas plataformas são fáceis de usar, oferecem uma boa interface e excelente usabilidade.

Entretanto, estas mesmas pessoas, não sentem confortáveis em reservar hotéis e passagens nas empresas que trabalham, e preferem fazer por e-mail. Por quê?

Por quê as plataformas de viagens corporativas foram inicialmente desenvolvidas para agências de viagens comercializarem para empresas muito grandes, que tinham setores e times exclusivos dedicados a gestão de viagens. Estas plataformas exigem treinamento, são complexas, tem usabilidade ruim, utilizam muitas linguagens técnicas, são lentas, com pouquíssima transparência e que no final geram experiências chatas e frustrantes.

A experiência em reservar uma viagem a trabalho deveria ser tão simples quanto reservar uma viagem a lazer, ponto final.

Outro problema, é que o onboarding dos colaboradores através de agência tradicional e do OBT é lento, isto é uma herança de quando o processo era excluivo para agências e empresas muito grandes.

 

Veja uma pequena comparação entre o modelo de agência tradicional  e OBT versus plataformas digitais

 

OBT + TMC
(Agência Tradicional)

Plataformas digitais
Adoção online40% – 80%85% – 100%
Inventáriobaixoalto
Público-alvograndes empresasempresas de qualquer porte
Onboardinglentorápido
Usabilidaderuimboa
Conciliação de pagamentosfeito pela agêncianativo
Gestão de despesas integradonãosim
Precisa de agência de viagens?opcionalnão
Dados de viagens em tempo realnãosim
APIs públicasnãosim
Workflow de aprovaçãosimsim
Desenvolvido paraTMCsempresas
Gestão ‘end-to-end’nãosim

 

Em resumo, o que 90% das empresas precisam é de uma plataforma de tecnologia ágil para gerenciar suas viagens, e um atendimento de primeira, com muito calor humano, quando precisar de um suporte (e acredite, vai precisar).

Veja algumas funcionalidades, que é fundamental para sua empresa organizar e gerenciar suas viagens:

  • Flexibilidadde na configuração de uma política de viagens;
  • Validação em real-time do compliance e adesão a política de viagens;
  • Personalização do processo de viagens;
  • Relatórios de viagens para tomada de ação baseado em informações em real-time;
  • Onboarding rápido de novos colaboradores;
  • Alçadas de aprovação entre os colaboradores;
  • Descentralização de viagens, com relatórios e pagamentos unificados;
  • Redução de tempo na solicitação de reservas;
  • Gestão de reembolsos e prestação de contas;
  • Integração com outros aplicativos de mobilidade como Uber e 99;
  • Solução simples e amigável para os usuários utilizarem;
  • Atendimento exclusivo e personalizado;

 

Conclusão

 

Não negligencie tempo e esforços na hora de adotar uma nova agência de viagens ou uma plataforma digital de viagens, reduzir tempo e esforço do seu backoffice e otimizar a experiência dos seus colaboradores deve ser uma obsessão da sua empresa.

Em tempos de transformação digital, facilitar a vida dos colaboradores, criando o mínimo de fricção possível entre o workflow de reserva, aprovação e o reembolso de despesa, acaba sendo um ponto interessante para reduzir insatisfação e consequentemente turnover dos talentos.

Para empresa, sobretudo as que passam por auditoria, ter um repositório central de informações, que seja facilmente auditado e com total transparência, é fundamental para reduzir dores de cabeça futuras.

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Marcelo Linhares
Autor: Marcelo Linhares

Marcelo Linhares é um dos fundadores da Onfly, possui mais de 10 anos de experiência em marketing digital e varejo omnichannel, nos últimos 2 anos estudou o mercado de viagens e percebeu que as agências tradicionais trabalhavam da mesma forma há 20 anos, e resolveu criar a Onfly para transformar este mercado. Ele está sempre disponível no e-mail marcelo@onfly.com.br

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