Agência de viagens corporativas ou plataforma digital de viagens? Qual escolher?

O cenário é quase sempre parecido, normalmente são duas situações comuns que acontecem para sua empresa decidir buscar por uma agência de viagens corporativas:

1 – Sua empresa cresceu, começa a ter um fluxo de viagens maior, começa a ter problemas em conciliar  pagamentos de hotéis, aéreo e veículos, não sabe quem está viajando, para onde e para qual projeto, e o reembolso é um caos através de trocas de planilhas entre o viajante, o gestor e o financeiro.

2 – Ou, sua empresa não está tendo as necessidades bem atendidas por uma agência tradicional, seja no atendimento, seja na velocidade, até mesmo nos preços, e você está se questionando se não é possível melhorar o fluxo, trazendo mais tecnologia, gestão e digitalização para o processo de viagens da sua empresa.

Certo?

Aí, naturalmente, as perguntas que surgem são:

• Eu realmente preciso de uma agência tradicional para me ajudar nas viagens da minha empresa?
• Preciso de uma plataforma de viagens? Como quero que os colaboradores façam suas reservas? E como garantir que eles estão fazendo as reservas dentro da política de viagens da empresa?
• Consigo já resolver o problema de reembolso dos viajantes na mesma plataforma?

Para a primeira e a segunda pergunta, a não ser que você queira encher de pessoas no seu backoffice para ficar conciliando cartão de crédito, receber e-mails de colaboradores, gerenciar diversas planilhas no Excel, comparar passagens em sites como Kayak, Maxmilhas e Booking, depois fazer a reserva e enviar por e-mail para os viajantes, a resposta é sim, você precisa de uma agência de viagens e não de uma plataforma e ponto final.

Solicitar viagens por e-mail é extremamente ineficiente, hábito comum usado por empresas “inovadoras” lá entre 1995 e 2004, então, é realmente o momento de melhorar e otimizar o processo.

Ademais, sites como Booking e SubmarinoViagens (conhecidos como OTA – online travel agency) não foram feitas para atender as empresas, e a sua vai ter muito trabalho ao utilizar estas plataformas para gerenciar suas respectivas viagens (vai precisar de um bom e velho Excel).

Para resolver e otimizar seu processo de viagens, você vai encontrar duas possibilidades:

1 – Contratar uma TMC, que é uma agência de viagens tradicional com foco em corporativo, que vai certamente te entregar um OBT (Online Booking Tool), que é uma plataforma de viagem, que foi desenvolvido para as agências venderem para os clientes.

2 – Contratar uma plataforma de viagens “all-in-one” que inclui toda parte de viagens e reembolso, atendendo toda jornada do colaborador, desde a solicitação de um aplicativo como Uber, passando pela reserva do hotel e aéreo, até a prestação de contas no final da viagem e da empresa, integrando por exemplo o reembolso com o ERP da empresa.

Tem algumas vantagens em contratar uma TMC + OBT

• Possibilidade de negociar tarifas acordo com hotéis e aéreo;
• Atendimento 24 x 7 e especializado;
• Relatórios de viagens;
• Aderência a política de viagens da sua empresa

E algumas falhas também:

• As plataformas normalmente são difíceis de usar, e requerem treinamento dos colaboradores;
• Sistemas muitas vezes lentos;
• Baixo inventário, sobretudo na parte de hotel (no aéreo não tem erro né, são 3 companhias aéreas no Brasil, essencialmente), muitas vezes oferecem o inventário que dão o melhor “rebate” dos parceiros, e não o que é melhor para o cliente;
• Taxas altas de emissão, como são intensivos em atendimento, muita das requisições são manuais,  e é natural que seja preciso cobrar uma alta taxa de serviço;
• Muitos processos ainda off-line, se o sistema é lento e não funciona tão bem, e o inventário de conteúdo é baixo, é natural que seja preciso mais requisição “off-line” para os agentes, o que consequentemente aumenta o tempo de resposta das requisições e o preço (normalmente fees off-line são mais caros);

Se grande parte dos colaboradores da sua empresa é composta por pessoas com baixa utilização de internet e familiaridade com tecnologia, optar por uma TMC é um bom caminho, caso contrário, se seus colaboradores já usam internet no dia-a-dia, e são familiarizados com aplicativos como Whatsapp e redes sociais como Instagram e Linkedin, talvez uma TMC não seja a melhor  opção.

Quer fazer um teste?

Selecione 10 colaboradores, e pergunte para eles quais deles contrataram uma agência de viagens tradicional em suas 3 últimas viagens pessoais? Se você tiver menos que 30% das pessoas respondendo que sim (usaram uma agência tradicional), certamente sua empresa não precisa de uma TMC, pois o que os seus colaboradores precisam é de uma plataforma digital que funcione, e que seja tão simples fazer a reserva de um hotel, como é por exemplo no Hoteis.com ou no Hurb, e que traga segurança e controle para a sua empresa.

Então é mais ou menos assim, uma relação “ganha-ganha” entre o colaborador viajante, o colaborador ‘gestor’ do processo de viagens e a empresa:

1- Colaborador ganha com melhor experiência de solicitação de reserva, maior inventário e reembolso totalmente digital;

2 – Gestor responsável pelas viagens da empresa terá sistemas com relatórios em tempo real, fatura conciliada, workflow de aprovação rápido, e poderá abandonar o fluxo de e-mails e as planilhas auxiliares;

3 – Empresa e os acionistas ganham, com segurança no processo, reduzindo fraudes e garantindo compliance da política.

Agências de viagens tradicionais (TMCs) versus Plataforma digitais de viagens

As pessoas hoje, em suas viagens pessoais, reservam hotel no Booking e passagens aéreas em sites como Decolar.com, Submarino Viagens e Viajanet, certo? Elas fazem isto pois estas plataformas são fáceis de usar, oferecem uma boa interface e excelente usabilidade.

Entretanto, estas mesmas pessoas, não sentem confortáveis em reservar hotéis e passagens nas empresas que trabalham, e preferem fazer por e-mail. Por quê?

Por quê as plataformas de viagens corporativas foram inicialmente desenvolvidas para agências de viagens comercializarem para empresas muito grandes, que tinham setores e times exclusivos dedicados a gestão de viagens. Estas plataformas exigem treinamento, são complexas, tem usabilidade ruim, utilizam muitas linguagens técnicas, são lentas, com pouquíssima transparência e que no final geram experiências chatas e frustrantes.

A experiência em reservar uma viagem a trabalho deveria ser tão simples quanto reservar uma viagem a lazer, ponto final.

Outro problema, é que o onboarding dos colaboradores através de agência tradicional e do OBT é lento, isto é uma herança de quando o processo era excluivo para agências e empresas muito grandes.

Veja uma pequena comparação entre o modelo de agência tradicional  e OBT versus plataformas digitais

Em resumo, o que 90% das empresas precisam é de uma plataforma de tecnologia ágil para gerenciar suas viagens, e um atendimento de primeira, com muito calor humano, quando precisar de um suporte (e acredite, vai precisar).

Veja algumas funcionalidades, que é fundamental para sua empresa organizar e gerenciar suas viagens:

• Flexibilidadde na configuração de uma política de viagens;
• Validação em real-time do compliance e adesão a política de viagens;
• Personalização do processo de viagens;
• Relatórios de viagens para tomada de ação baseado em informações em real-time;
• Onboarding rápido de novos colaboradores;
• Alçadas de aprovação entre os colaboradores;
• Descentralização de viagens, com relatórios e pagamentos unificados;
• Redução de tempo na solicitação de reservas;
• Gestão de reembolsos e prestação de contas;
• Integração com outros aplicativos de mobilidade como Uber e 99;
• Solução simples e amigável para os usuários utilizarem;
• Atendimento exclusivo e personalizado;

Conclusão

Não negligencie tempo e esforços na hora de adotar uma nova agência de viagens ou uma plataforma digital de viagens. Reduzir tempo e esforço do seu backoffice e otimizar a experiência dos seus colaboradores deve ser uma obsessão da sua empresa.

Em tempos de transformação digital, facilitar a vida dos colaboradores, criando o mínimo de fricção possível entre o workflow de reserva, aprovação e o reembolso de despesa, acaba sendo um ponto interessante para reduzir insatisfação e consequentemente turnover dos talentos.

Para a empresa, sobretudo as que passam por auditoria, ter um repositório central de informações, que seja facilmente auditado e com total transparência, é fundamental para reduzir dores de cabeça futuras.