8 dicas para melhorar o reembolso de despesas na sua empresa

Um dos processos que mais “arranham” na relação entre colaborador e empresa, é sem dúvida, o processo de reembolso de despesas para o colaborador. Inclusive, é um dos maiores motivadores de causas trabalhistas contra as empresas.

Ter um processo sólido, consciente, organizando e totalmente transparente de reembolso de despesas, é fundamental para ter um ambiente onde o colaborador está satisfeito e a empresa livre de qualquer possível passivo trabalhista.

Mas antes, vamos entender o que é reembolso de despesas e como funciona.

O que é reembolso de despesas?

Toda vez que um colaborador em uma atividade  realizada pela empresa precisa realizar algum gasto, onde desembolsa algum dinheiro particular, este colaborador deve ser reembolsado pela empresa, simples assim.

Exemplo: Colaborador em viagem paga o Uber, e depois pede reembolso para a empresa, apresentando notas e comprovantes.

Ou toda vez que a empresa realiza uma despesa, onde é previamente acordado que esta despesa será paga por outra empresa.

Exemplo: Escritório de advocacia que vai prestar serviço para uma empresa, combina que todos os gastos de alimentação, deslocamento, hospedagem, dos profissionais envolvidos, serão reembolsadas pela empresa contratante.

Portanto, essencialmente existem dois tipos de reembolso de despesas, reembolso para pessoa física e reembolso para pessoa jurídica.

Em comum, nos dois processos de reembolso de despesas, está a necessidade de prestação de contas com recibos e notas fiscais, para futuras auditorias e para fins contábeis e tributários.

As despesas mais comuns em um processo de reembolso de despesas

Normalmente, as despesas mais comuns, que são reembolsadas pelas empresas são:

• Aplicativos de mobilidade, como táxi, Uber e 99;
• Despesas com combustível, que são reembolsadas através de um alinhamento prévio sobre o valor do KM rodado pela empresa;
• Alimentação em geral, como cafés em aeroporto, almoço e jantar;
• Hospedagens, passagens aéreas e itens como lavanderia;
• Outras despesas como academia, compra de livros, serviços SAAS, materiais de escritório e até mesmo produtos de limpeza;

O que é e o que não é reembolsável em uma empresa?

O que define as despesas que são possíveis de reembolso é a política de viagem da empresa, nela fica claro quais são as despesas não reembolsáveis, e as despesas reembolsáveis.

Normalmente, as despesas não reembolsáveis são despesas que não tem relação com a atividade fim do trabalho, ou despesas com objetivo explícito de uso pessoal, como por exemplo, cigarro e bebidas alcóolicas.

Vamos as dicas para melhorar reembolso de despesas na sua empresa

Veja abaixo 8 dicas infalíveis para você melhorar o reembolso de despesas de viagens na sua empresa:

1 – Alinhamento da política de viagem na entrada do colaborador
2 – Seja simples
3 – Crie um processo e deixe transparente para todo o time
4 – Valide os recibos
5 – Faça o pagamento aos funcionários em um tempo curto
6 – Registre corretamente o reembolso no ERP
7 – Revise constantemente o processo (melhoria contínua)
8 – Utilize um sistema de reembolso de despesas para automatizar todo o processo

1 – Alinhamento da política de reembolso e viagem na entrada do colaborador

Primeiro, ao admitir um novo colaborador, no seu processo de onboarding, tem que deixar claro para ele qual é a política de reembolso de despesas e de viagem da empresa.

Uma boa política de reembolsos, deixa bem claro os limites diários, semanais e mensais permitidos  para cada classe de despesas, como alimentação, lavanderia, transporte urbano e mobilidade, como Uber, 99, aluguel de carro e reeembolso de km e regras para compra e reserva de passagens aéreas.

Em uma política de viagem é muito importante deixar  claro também o que a empresa não permite, como cigarros, bebidas alcóolicas, ou diárias em hotéis luxuosos.

Veja um exemplo de uma política de viagem bem resumida:

Política de viagem da empresa XPTO

Gastos com alimentação: R$ 90,00 (dia)

Estacionamento: R$ 25,00 (dia)

Aluguel de carro: R$ 60,00 (dia)

Limite de gastos com Uber/99/Táxi: 140,00 (dia) – valor acima disto, considere aluguel de carro

Importante: despesas com bebidas alcoólicas e cigarros não serão ressarcidas pela Empresa, sob nenhuma hipótese

Toda prestação de contas deverá ser realizada pelo software de gestão de despesas  e deverão ser solicitados o reembolso via RDV (Relatório de Despesas de Viagem) da plataforma.

Dúvidas? Entre em contato com o time de viagens no e-mail: viagens@xpto.com.br

É recomendado que o colaborador dê aceite, dando ciência que está de acordo com aquela política praticada pela empresa.

Isto feito, e alinhado, vamos as próximas dicas.

2 – Seja simples

“A simplicidade é o último grau de sofisticação”, já dizia, muito bem, Leonardo da Vinci.

Um equívoco muito comum nas empresas é tentar criar fórmulas mirabolantes para tentar ter maior assertividade na política de reembolsos e de  viagens dos colaboradores.

Isto, incrivelmente mais prejudica do que beneficia, pois cria um overhead enorme de gestão para apurar todas as regras criadas.

Sabe a complexidade tributária do Brasil?

Então, tem empresas que faz exatamente isto internamente!

Já vimos situações, que existia 10 tipos de diárias diferentes, para perfis de cidade:

Cidade até 50mi habitantes, diária é igual R$ 90,00. Cidade de R$ 50mil até 250mil, diária é igual R$ 120,00.

Criar regras mirabolantes só vai exigir mais esforço na apuração e fiscalização, e uma demora enorme dos viajantes em entender as regras, gerando inevitavelmente muitos conflitos na jornada.

As empresas de sucesso, normalmente possuem processos e políticas mais simples e empoderam os colaboradores, usando princípio da boa-fé, acredite, é libertador.

3 – Crie um processo e deixe transparente para todo o time

É importante ter um processo mapeado para o fluxo de reembolsos.

Por exemplo, para quem é enviado os recibos? Quem aprova? Qual é o prazo máximo para o colaborador solicitar o reembolso da despesa após a sua ocorrência?

Se ficar solto, poderá ter aberrações, como colaborador solicitar reembolso de uma despesa do ano passado, e isto compromete muito a contabilidade,  imagina se todos os colaboradores pedem reembolso de uma despesa do ano passado, com os balanços já fechados e publicados, se a empresa tiver capital aberto, como justificar aos acionistas esta despesa “extra”?

Ao criar processos, com SLAs e papéis muito bem definidos, todos ganham, o colaborador sabe exatamente quando deverá lançar o reembolso da despesa, o aprovador e o financeiro sabem os prazos e limites de tempo definidos, e a empresa sabe que não terá nenhuma surpresa daqui a 6 meses, de um reembolso pendente, de algum colaborador.

Sim, todos ganham com um processo de reembolso de despesas bem definido.

Veja um exemplo resumido de um processo de reembolso de despesa:

1 – O colaborador terá o prazo de até 15 dias após a despesa, para solicitar o reembolso, após este prazo o reembolso não será mais aceito;

2 – O gerente imediato deverá aprovar o reembolso, em até 5 dias;

3 – Após a aprovação do gerente, o financeiro, tem um prazo de até 10 dias para fazer o pagamento do reembolso para o colaborador.

Veja como é simples, mas bastante funcional, com cada colaborador sabendo da sua responsabilidade no processo.

4 – Valide e armazene os recibos

Garanta que todos os recibos enviados são validados e corretamente armazenados, é importante armazenar os recibos, para evitar futuro passivos trabalhistas, note que o colaborador tem até 2 anos quando sai da empresa, para pleitear seus direitos, e caso ele alegue que recebia valores financeiros que não estavam incorporados no salário, a empresa precisará provar que aquele dinheiro que caiu na conta do colaborador era proveniente de um reembolso de despesas.

Logo, é fundamental armazenar os recibos, seja fisicamente (embora eles apaguem com o tempo) ou digitalmente (melhor forma, claro).

A validação do recibo é importante também para garantir que a política esteja sendo cumprida e evitar fraudes, por exemplo, que um colaborador não esteja colocando uma despesa pessoal, ou de bebida alcóolica e cigarro no reembolso de despesa.

Ou até mesmo, se aquele reembolso está dentro da política, imagina se a política é permitir apenas R$ 60,00 por dia de alimentação, e o reembolso é de R$ 70,00, é importante ter esta apuração para não prejudicar o caixa da empresa. 

5 – Faça o pagamento aos funcionários em um tempo curto

Um dos pontos mais frustrantes, do ponto de vista do colaborador, é a falta de expectativa de quando vai receber o reembolso.

Tem empresa, onde a etapa de pagamento é tão demorado, que o colaborador demora até 30 dias para ter o reembolso na conta.

Defina um prazo mais curto para reembolsar o colaborador, no máximo 7 dias após ele ter o pedido aprovado, isto certamente deixará o colaborador mais feliz e irá engajá-lo na empresa.

Prazos longos de reembolso, acima de 20 dias, muitas vezes é motivo para a empresa perder bons profissionais, pois fica uma sensação que o funcionário está “financiando” a empresa.

Mas, lembre-se, alinhe e deixe muito claro estes prazo junto ao colaborador, isto tem que ser alinhado na largada, juntamente com a política de viagem.

6 – Registre corretamente o reembolso no ERP

Após todo o processo de lançamento e aprovação, a última etapa é a transferência bancária para o colaborador, o ideal é registrar este “contas a pagar” no ERP corretamente, classificado dentro do plano de contas apropriado, e preferencialmente com as informações do reembolso dentro do título a pagar, como quem aprovou e motivo da despesa.

Estas informações são importantes para dar mais transparência ao processo, melhor governança e caso haja futuras auditorias, tudo fica disponível para os auditores.

Se a empresa for optante pelo lucro real, é importante também guardar os cupons fiscais, recibos, ou memórias de cálculo em casos de quilometragem, pois estas despesas podem ser abatidas da base de cálculo de IRPJ e CSLL, já que a documentação anexa sustenta e valida o relatório de reembolso de despesa .

7 – Revise constantemente o processo (melhoria contínua)

Entenda que o processo de reembolso de despesas é um processo que deve ser melhorado e aperfeiçoado continuamente, logo, utilize métricas de satisfação dos colaboradores junto ao RH para entender pontos que devem ser melhorados.

Levante as sugestões apontadas, classifique-as e monte um plano e ação para melhorar.

Lembre-se, colaboradores inteligentes e produtivos não gostam de perder tempo com tarefas burocráticas e lentas, pense em formas de deixar os colaboradores mais focados na atividade fim da empresa, sem que perca tempo com atividades adjacentes e que não geram valor nenhum para a empresa.

8 – Utilize um sistema de reembolso de despesas para automatizar todo o processo

Por fim, e talvez mais importante dica, automatize todo este processo com uma plataforma para reembolso de despesas,  de acordo com um estudo da GBTA Foundation, a média de tempo que um colaborador gasta para preencher um simples relatório de reembolso é de 20 minutos, e o custo médio para empresa é de U$ 58 dólares em média por relatório. O mesmo estudo apontou que 19% dos relatórios precisam ser corrigidos, e que para corrigi-los é gasto mais 18minutos, custando para a empresa outros $52 dólares.

Com uso de tecnologia, evita-se absurdamente o número de erros, as checagens das políticas já acontecem de forma automática, a integração com o ERP pode acontecer automaticamente e os recibos todos digitalizados na nuvem.

Outras vantagens claras em utilizar uma plataforma de tecnologia para digitalizar o processo de reembolso de despesas:

• Reembolso de quilometragem, com mapas automáticos do Google, e cálculo de KM automático;
• Evitar fraudes e erros manuais;
• Transparência com reembolsos rastreáveis;
• Redução do tempo ao solicitar um reembolso através plataformas digitais, ao invés do uso de papel;
• Recibos salvos na nuvem;
• Eliminação do uso de papel;
• Leitura de dados automaticamente através de tecnologia de OCR;
• Dados em real-time de despesas de viagens, podendo tomar decisões de forma mais rápida;
• Integração com aplicativos de mobilidade como Uber e 99;
• 100% móvel, com uso através do celular;
• Worfklow automatizado, com SLAs claros e gerenciados;

Ainda não está convencido?

Qual é o custo de um colaborador pegar uma planilha, preencher, imprimir, anexar recibos, entregar para o gestor assinar, e após a assinatura do gestor, entregar para o setor financeiro, que pega a planilha, digita tudo no ERP para pagar o colaborador?

Qual é o custo de um erro no lançamento de um cálculo de quilometragem, para baixo ou para menos?

O custo da sua empresa reembolsar despesas que não estão contempladas na política?

O custo da sua empresa não absorver crédito fiscal de IRPJ e CSLL?

O custo de perder um colaborador bom e produtivo, por fadiga e intolerância a processos burocráticos?

Na Onfly, centenas de empresas já automatizaram o processo de reembolso de despesas, integradas com o seu ERP, economizando com fraudes, reduzindo o tempo gasto para lançamento de reembolsos, e deixando os colaboradores felizes, por apenas R$ 99,99/mês.

Sim, democratizamos uma plataforma que antes era exclusiva para grandes companhias (SAP Concur por exemplo, cobra U$ 8,00 por relatório reembolsado) para pequenas e médias empresas, fale agora com um especialista do nosso time e transforme a gestão de reembolsos de despesas e de viagens na sua empresa.