4 motivos para atualizar a política de viagens da sua empresa

A política de viagens é um documento essencial para guiar as decisões das viagens corporativas. Esse é um guia que estabelece o que pode e o que não pode ser feito durante as viagens de negócios dos funcionários. 

Além das “regras do jogo”, a política vai garantir a eficiência operacional, o controle de custos e a conformidade tanto com as diretrizes internas quanto com as regulamentações externas. 

No entanto, a política de viagens também precisa ser revista e atualizada com o passar do tempo. Se esse documento não passa por uma manutenção esporádica, a política de viagens pode limitar a capacidade da empresa de se adaptar a novos desafios, bem como destoar das suas metas e valores. 

Neste artigo, exploramos como atualizar a política de viagens da empresa, os critérios a serem considerados e a importância de manter a flexibilidade para refletir a cultura organizacional. Confira!

Por que atualizar a política de viagens?

A atualização da política de viagens é necessária para alinhar as práticas da empresa aos objetivos estratégicos e às mudanças no ambiente de negócios. 

À medida que a organização cresce, novas oportunidades e desafios podem surgir, demandando uma abordagem mais flexível ou restritiva em relação às viagens. 

Por exemplo, a expansão dos negócios e, consequentemente, dos viajantes para viagens internacionais pode requerer normas específicas para passaportes, vistos de viagem e vacinação exigida. Se a política de viagens não trata dessas orientações, é importante revisá-la. 

Outro exemplo prático é que quando a empresa busca otimizar os custos, pode ser necessário rever a política de viagens para determinar quais são os tarifários autorizados, determinando classes de voo, como econômica ou excecutiva, regras para bagagem extra e políticas de hospedagem.

A seguir, tratamos de 4 razões mais frequentes para atualizar a política de viagens. 

4 motivos para atualizar sua política de viagens

Novos objetivos organizacionais

A política de viagens deve alinhar-se às metas da empresa, como expansão, redução de custos ou outros objetivos.

Por isso, a política de viagens deve passar por uma revisão para verificar se está conforme esses objetivos, principalmente aqueles de curto e médio prazo. 

Com essa atualização, as viagens corporativas que impactam positiva e diretamente esses objetivos podem ser incentivadas ou até mesmo ter normas mais flexíveis na política. Tudo isso vai depender de quais são as normas estabelecidas e como isso se encaixa nos objetivos da empresa. 

Mudança na cultura organizacional

Além dos objetivos, os valores e a cultura organizacional desempenham um papel fundamental até mesmo na política de viagens.

Com isso em mente, é importante checar se as regras da política de viagens estão condizentes com esses valores. Se a empresa passa por uma fusão ou ampliação, é preciso haver essa atualização. 

Por exemplo, uma empresa mais inovadora, como uma startup, pode valorizar experiências de networking, abrindo mais espaço para viagens corporativas para eventos e feiras, por exemplo. Enquanto uma empresa voltada para a eficiência do comercial pode preferir opções de viagens mais econômicas para encontros eficazes com potenciais clientes e fornecedores. 

Dessa forma, fica muito mais simples perceber como a política de viagens é influenciada pelos valores de cada negócio e, por isso, deve ser revista se houver mudanças. 

Nesse aspecto, também vale reforçar que uma tendência para as políticas de viagens é oferecer uma boa experiência ao colaborador, garantindo que ele esteja no centro das decisões em processos ágeis e mais simples.

Mais tecnologia e segurança

Outro aspecto importante a ser considerado para atualizar a política de viagens está diretamente relacionado aos avanços tecnológicos e questões de segurança.

Políticas de viagem que abordem o uso de dispositivos móveis, proteção de dados e seguro de viagem devem refletir as melhores práticas atuais.

Também deve acompanhar as ferramentas e tecnologias utilizadas para otimizar o processo de gestão de viagens e despesas. Introduzir ou atualizar softwares de gestão de viagens e despesas (como a solução da Onfly) pode simplificar a reserva de passagens, hospedagem e reembolso de gastos, proporcionando maior transparência e agilidade. 

A política deve orientar os funcionários sobre como utilizar essas ferramentas de maneira eficaz, incentivando a adoção e o aproveitamento máximo dos recursos.

Portanto, se houver a implantação de uma nova ferramenta, a política pode ser revista e, em alguns casos, até mesmo implementada dentro do software, poupando tempo e trazendo mais transparência.

ESG e sustentabilidade

Por fim, mais um ponto a ser considerado para atualizar ou revisar a política de viagens é a sustentabilidade. Práticas de ESG são cada vez mais importantes e as políticas podem ser alinhadas para promover viagens mais sustentáveis.

Nesse sentido, o documento pode determinar que meios de transporte menos poluentes e acomodações sustentáveis devem ser priorizados. 

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É importante lembrar que uma abordagem única não se ajusta a todas as empresas, pois cada uma possui valores e necessidades específicas. 

Só para se ter uma ideia, uma empresa pode precisar ser mais flexível ou pode adotar restrições mais rígidas, de acordo com seus objetivos e metas, além de avaliar qual é o seu momento econômico.

Por isso mesmo, a atualização da política de viagens deve ser acompanhada por uma comunicação clara e um plano de implementação. Isso é fundamental para engajar os colaboradores nas novas regras e acompanhar feedbacks sobre as mudanças. 

Os funcionários devem entender as mudanças, os motivos por trás delas e como elas impactam suas viagens. A formação e o acesso a recursos de apoio, como sistemas de reserva atualizados e assistência de viagem, são essenciais para garantir a adesão à nova política.

Você se lembra de quando a política de viagens da sua empresa foi atualizada?! Compartilhe sua opinião nos comentários.

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